Elektronisch ondertekenen van een document

Owned by Merel Paulssen, created
Last updated: 16 mrt. 2023
6 min read
Ankie tekent het voor je uit in de webinar

Binnen Djuma zijn er verschillende manieren waarop je een document digitaal of elektronisch kunt ondertekenen. Deze verschillen niet alleen technisch van elkaar, maar hebben ook een andere juridische waarde.
Of en wanneer een document ondertekend moet worden en welk niveau van ondertekening nodig is, is afhankelijk van het document.

Meer weten?

Elektronisch ondertekenen in Djuma

In de eerste plaats kun je een document elektronisch ondertekenen met de eigen functionaliteit van Djuma.
Deze functionaliteit is optioneel af te nemen door jouw organisatie en kun je gebruiken wanneer de Djuma beheerder in jouw organisatie jou hier rechten voor heeft gegeven en de documentsjablonen daarop ingericht zijn.

Voordat een document ter ondertekening aangeboden kan worden, moet het document de status definitief hebben.

  1. Selecteer het document;

  2. Druk op de knop Onderteken document.
    Wanneer je ook nog een andere methode ter beschikking hebt, dien je eerst te kiezen voor Zelf ondertekenen. Anders ga je vanzelf door naar de volgende stap.

  3. Djuma toont een pop-up scherm; druk op Onderteken.

     

Het document is nu ondertekend.
Djuma past de status van het document automatisch aan naar Niet meer te wijzigen en toont wie het document heeft ondertekend.

In het document zelf staat een watermerk waaraan zichtbaar is dat het document is ondertekend en door wie en wanneer en eventueel met locatie, een reden en een logo van de gemeente. Standaard staat dit watermerk links onderin het document, maar de beheerder kan dit ook anders inrichten in het documentsjabloon.

 

De functionaliteit voor ondertekenen is vanaf 08-03-2021 uitgebreid.
Documenten die voor die datum ondertekend zijn, blijven ongewijzigd. Deze documenten tonen in Djuma achter de status, de tekst [Digitaal ondertekend <naam ondertekenaar>], in plaats van het veertje dat voorheen getoond werd bij een ondertekend document.
Een nieuwe ondertekening herken je, naast de recente datum, doordat de ondertekening ook direct in het document zelf zichtbaar is.

De geavanceerde elektronische handtekening

De tweede optie is de geavanceerde elektronische handtekening.
Om deze optie te kunnen gebruiken moet jouw organisatie in de eerste plaats de tool van ValidSign of Visma Addo afnemen.
Daarnaast moet de Djuma beheerder in jouw organisatie een onderteken route inrichten en beschikbaar stellen.
Ondertekening met ValidSign of Visma Addo is ondertekenen met een hoger niveau van ondertekening. Doorgaans is dit alleen nodig voor bepaalde documenttypes.

Vraag om geavanceerde ondertekening

Het vragen om een geavanceerde handtekening gaat bijna hetzelfde als het vragen om ondertekening in Djuma zelf.

  1. Selecteer het betreffende document.

  2. Druk op de knop Onderteken document en kies voor Ondertekenen met ValidSign of Ondertekenen met VismaAddo (afhankelijk van welk tool jouw organisatie gebruikt).

     

3. Kies de gewenste Route om te ondertekenen en geef eventueel een toelichting.

4. Druk op Opslaan.

Een document ondertekenen met ValidSign

Om een document elektronisch te ondertekenen met ValidSign hoef je niet in te loggen in Djuma.
Dit betekent dat je ook als je extern bent (je bent een medewerker van de gemeente, maar op dat moment niet ingelogd in Djuma) een document elektronisch kunt ondertekenen en je de elektronische handtekening ook heel makkelijk kunt zetten op je smartphone of tablet als je onderweg bent.

  1. Wanneer iemand anders om een ondertekening vraagt, dan krijg je hiervan een mailbericht.

     

  2. Klik op de oranje knop Check your Documents. Hierop klikken leidt tot de inlog van ValidSign.

  3. Onderteken het document.
    Ondertekening is mogelijk op een laptop, maar ook op een smartphone of tablet (met touchscreen!).

Het is uiteraard ook mogelijk om zelf een brief te maken en die vervolgens zelf geavanceerd elektronisch te ondertekenen.
Wanneer je zelf jouw eigen brief ter ondertekening aanbiedt aan Validsign dan krijg je hiervan geen bericht, maar moet je op eigen initiatief inloggen in Validsign. Je komt dan in het Validsign dashboard terecht.

Na ondertekening met ValidSign

Nadat het ondertekenen is afgerond, ontvangt degene die om ondertekening heeft gevraagd een notificatie in Djuma. Klik op de notificatie om naar de tijdlijn van de zaak te gaan en druk op Gezien.
In de onderteken route op tabblad Documenten is zichtbaar door wie en wanneer het document ondertekend is.
Na ondertekening is de status van het document Niet meer te wijzigen(Digitaal ondertekend).

Bij openen van het document wordt dit geopend in de pdf viewer waar de handtekening zichtbaar is.
Daarnaast wordt er bij ondertekening met ValidSign een tweede document in de zaak geplaatst, met de auditlog van de ondertekening.

Een document ondertekenen met Visma Addo

Om een document te ondertekenen met Visma Addo hoef je niet in te loggen in Djuma.
Dit heeft als voordeel dat ook externen een document elektronisch kunnen ondertekenen (denk bijvoorbeeld aan overeenkomsten) en je de elektronische handtekening ook heel makkelijk kunt zetten op je smartphone of tablet.

  1. Wanneer iemand anders om een ondertekening vraagt, dan krijg je hiervan een mailbericht. Dit ziet er als volgt uit;

  2. Klik in het bericht op OPEN DOCUMENT;

  3. Onderteken het document.
    Je kunt om het document te ondertekenen een plaatje importeren of je kunt jouw handtekening live zetten in het onderteken vak.

Na ondertekening met Visma Addo

Nadat het document is ondertekend, ontvang je hiervan een notificatie in Djuma. Klik op de notificatie om naar de tijdlijn van de zaak te gaan en druk op Gezien.

Bij openen van het document wordt dit geopend in de pdf viewer waar de handtekening zichtbaar is.


Bij ondertekening in Visma Addo wordt er een extra pagina in het document zelf toegevoegd met de logboek van het document.


Daarnaast is er natuurlijk ook een bewijs van ondertekening zichtbaar in Djuma zelf. Na ondertekening is de status van het document Niet meer te wijzigen(Digitaal ondertekend) en in de route is zichtbaar wanneer en door wie is getekend.

Gekwalificeerd ondertekenen

Bij het geavanceerd ondertekenen is het ook mogelijk om gekwalificeerd te ondertekenen.
Dit is nog een hoger niveau van ondertekening en is nodig voor specifieke documenten (veelal zijn dit documenten die voortkomen uit het bestuurlijk proces, zoals bijvoorbeeld een Raadsbesluit).
Of iemand wel of niet gekwalificeerd is om een bepaald document te ondertekenen is afhankelijk van het document.
Daarom moet jij zelf bij het vragen om de ondertekening in Djuma aangeven of dit wel of niet om een gekwalificeerde ondertekening gaat.

Klik eenvoudig de optie gekwalificeerd aan om aan te geven dat dit document gekwalificeerd ondertekend moet worden.

Of en in welke gevallen je moet vragen om een gekwalificeerde ondertekening is afhankelijk van het document, het proces en de afspraken in jouw organisatie. Neem contact op met jouw key-user of Djuma beheerder voor meer informatie hierover.
Zie ook de Handreiking elektronische handtekening van de VNG over dit onderwerp.

De werkwijze voor het zetten van een gekwalificeerde elektronische handtekening is niet veel anders dan bij de geavanceerde handtekening. Het grote verschil tussen die twee is dat er een extra identificatie plaatsvind door degene die de handtekening moet zetten.

 

Op deze pagina

 

Gerelateerde pagina’s

 

 

Vragen of opmerkingen? Mis je iets op de Djuma Online Help?
Laat het ons weten via djuma.online.help.circle@visma.com