Akkoord of actie vragen en geven op documenten
- Merel Paulssen
Advies vragen kan in Djuma op verschillende manieren; een overzicht van de verschillende methodes en hun voor- en nadelen vind je op de pagina Werkwijzen voor advisering in een zaak.
Deze functie Vraag om akkoord en/of de functie Vraag om actie is alleen beschikbaar op zaaktypen waarvoor de Djuma beheerder dit heeft ingericht. Wanneer deze functie gewenst, maar niet beschikbaar is, overleg dan met de Djuma beheerder in jouw organisatie over de gewenste werkwijze.
Dit zijn twee verschillende functies die in hoofdlijnen hetzelfde werken.
Akkoord vragen of actie vragen op een of meerdere documenten
De gangbare manier om akkoord te vragen op een of meerdere documenten is met de knop Vraag om akkoord. Met de functie Vraag om actie kun je zelf bepalen welke actie je wenst op de betreffende documenten. De functies werken in hoofdlijnen hetzelfde, het enige verschil is dat je bij de Vraag om actie zelf kunt invullen wat de verwachtte actie is.
Wanneer je akkoord, advies of actie vraagt met deze optie, dan verschijnt dit verzoek in de To Do lijst van je collega, met daarin het betreffende document en de vraag.
De behandelaar krijgt op zijn/haar beurt weer een notificatie zodra de actie is uitgevoerd. Djuma legt deze informatie vast op tabblad Documenten.
Deze methode is vooral geschikt wanneer je akkoord of een kort advies wenst over een of meerdere documenten uit de zaak.
1.Open de zaak waarop jij graag een advies of akkoord wil vragen. Ga naar tabblad Documenten.
2. Selecteer het document (of de documenten) waarop jij een akkoord wil vragen. Doordat je één of meerdere documenten selecteert, lichten de knoppen op.
3. Druk op de knop Vraag om akkoord, of de knop Vraag om actie.
Let op: Je kunt pas om akkoord of actie vragen nadat een document definitief is.
Tip: Het vragen om een akkoord gaat volgens een vooraf ingerichte route. Kun je niet om akkoord vragen, vraag dan aan jouw Djuma beheerder om een route in te richten.
4. Vaak zijn er meerdere routes beschikbaar waaruit je kunt kiezen.
Als de gekozen route je de vrijheid geeft een collega te kiezen, dan zoek en selecteer je de betreffende collega.
Vink hem of haar aan om te selecteren. Verwijderen kan eenvoudig door op het kruisje achter de naam te drukken.
Je kunt meerdere collega’s tegelijk om akkoord vragen afhankelijk van de gekozen route. Druk op de knop Opslaan zodra je de juiste collega ('s) hebt toegevoegd.
|
|
|
|
|
|
|
Je collega krijgt nu op zijn of haar To Do lijst een melding. Je collega kan Akkoord of Niet akkoord geven en een opmerking geven.
5. Jij krijgt een melding in jouw To Do lijst zodra er een Akkoord of Niet akkoord is gegeven.
Klik op de regel in je To Do lijst, Djuma opent nu weer de zaak op de tijdlijn.
Op tabblad Documenten kun je de opmerkingen zien die je collega eventueel heeft bijgevoegd.
Druk tenslotte op Gezien (op de tijdlijn) om de melding uit jouw To Do lijst te verwijderen.
Akkoord geven op een of meerdere documenten
Wanneer een van jouw collega’s akkoord of advies heeft gevraagd op een of meer documenten, dan zie jij dit verzoek in jouw To Do lijst verschijnen. De gevraagde actie en de notitie erbij kan variëren afhankelijk van de ingerichte route, zoals zichtbaar is in onderstaande voorbeeld.
Klik op de actie. Djuma opent nu de zaak op de tijdlijn. Hier zie je (onder andere) de gevraagde actie staan.
Klik op Toon Meer om de details te bekijken van de gevraagde actie.
Je kunt hier ook meteen doorklikken naar de betreffende documenten ( in onderstaand voorbeeld Beschikking 19119) om deze te bekijken.Vul je opmerkingen in het veld Opmerkingen.
Druk tenslotte op Akkoord of op Niet Akkoord.
Resultaat: Jouw reactie is opgeslagen bij de zaak en zichtbaar op tabblad documenten. De taak is weg uit jouw To Do lijst en de behandelaar van de zaak krijgt een melding van jouw Akkoord of Niet akkoord.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s
Vragen of opmerkingen? Mis je iets op de Djuma Online Help?
Laat het ons weten via djuma.online.help.circle@visma.com