Documenten in mappen ordenen

Het is mogelijk om de documenten binnen een zaak in mappen te plaatsen in het tabblad Documenten van je zaak. 

Het structureren van documenten in mappen is vooral praktisch bij grote en complexe zaken met veel documenten. Het kan dan heel handig zijn om die documenten onder te brengen in een (vaste of flexibele) mappenstructuur. Zo kan jij of je collega’s later gemakkelijker documenten weer terug vinden. 

Let hierbij wel op of je te maken hebt met één zaak, of dat dat het gaat om een hoofdzaak met deelzaken (of andere gerelateerde zaken). Wanneer je merkt dat er in jouw werkproces meerdere doorlooptermijnen zijn die bewaakt moeten worden en / of verschillende archieftermijnen gelden, dan moet je vooral alert zijn. De kans is dan groot dat je eigenlijk met meerdere zaken (of deelzaken) te maken hebt. Heb je gewoon te maken met één zaak waarin veel documentatie voorkomt, dan bieden de mappenstructuren een goede uitkomst in het behouden van overzicht voor jezelf, en je collega’s.  

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar wanneer jouw organisatie deze feature heeft afgenomen èn deze is ingericht op het zaaktype. Er kan al door jouw beheer op het zaaktype een standaard mappenstructuur zijn ingericht, maar dit hoeft niet het geval te zijn. Jouw Djuma beheerder kan ook bepalen of en door wie de mappenstructuur mag worden gewijzigd. Ga dus zeker met hen in overleg als deze functies jou helpen met je werk.  

Weergeven van documenten in documentmap

1. Vanuit een zaak, klik op het tabblad Documenten.

2. Rechtsboven de documentenlijst staat een filter knop, druk op deze knop om de mappen te tonen.

   Open

   

   3. Vink een of meerdere mappen aan om de documenten te filteren op de betreffende map. Djuma geeft dan alleen de documenten weer die in de betreffende map zitten.

   Open

   

   4. Klik nog een keer op de filterknop om de filter dicht te klappen. Djuma toont dan weer alle documenten van de zaak.

Plaats een of meerdere documenten in een map

1. Vanuit een zaak, klik op het tabblad Documenten.

2. Selecteer de documenten die je in een map wilt plaatsen, door deze aan te vinken.

3. Druk rechtsboven op de knop van de documentfilter. Djuma toont nu de beschikbare documentmappen.

4. Selecteer de map waar de documenten in geplaatst moeten worden en druk op de knop Plaats documenten in <mapnaam>.

Mappen toevoegen

Wanneer de functionaliteit op het zaaktype beschikbaar is gesteld, is er in elk geval een hoofdmap aanwezig. Daaronder kunnen standaard mappen zijn ingericht per zaaktype. Als behandelaar van de zaak kun je zelf nog extra mappen aanmaken en de reeds bestaande (standaard) mappen wijzigen, als je hiervoor de rechten hebt gekregen.

1. Vanuit een zaak, klik op het tabblad Documenten en open de mappenfilter.

2. Druk op de knop Voeg nieuwe map toe. Deze staat onderaan de mappenfilter als jij de rechten hebt om mappen toe te voegen.

3. Vul de naam in van de nieuw aan te maken map

    

Mappen bewerken of verwijderen

Wanneer de functionaliteit op het zaaktype beschikbaar is gesteld, is er in elk geval een hoofdmap aanwezig. Daaronder kunnen standaard mappen worden ingericht per zaaktype. Als behandelaar van de zaak kun je zelf nog extra mappen aanmaken en de reeds bestaande (standaard) mappen wijzigen, als je hiervoor de rechten hebt gekregen.

1. Vanuit een zaak, klik op het tabblad Documenten en open de mappenfilter.

2. Druk op het pennetje achter de mapnaam om de mapnaam te wijzigen.
   Druk op de prullenbak om de map te verwijderen.

Zoekwoorden: Documentfilter documentstructuur mappenfilter documentmappen mappenstructuur projectmappen projectstructuur dynamische dynamisch flexibele flexibel structuur folder folders filter mappen ordening ordenen structureren filteren

Op deze pagina

Gerelateerde pagina’s