Document downloaden voor bewerking

Owned by Merel Paulssen, created
Last updated: 27 feb. 2023
4 min read

In Djuma zijn er verschillende manieren beschikbaar om document en andere bestanden te bewerken.
In de eerste plaats kun je documenten bewerken in de meegeleverde Word-online omgeving , in de tweede plaats bestaat ook de mogelijkheid om documenten te bewerken met de M365 Office omgeving van jouw eigen organisatie.

Wanner jouw organisatie deze laatste functionaliteit niet afneemt, of als je een bestand wenst te bewerken in een hele andere applicatie dan kun je het document of bestand altijd nog downloaden om lokaal te bewerken in een applicatie van jouw eigen keuze. In dat geval moet je er natuurlijk ook aan denken het document na bewerking weer opnieuw te uploaden naar Djuma!

Downloaden voor bewerking

  1. Ga binnen de zaak naar tabblad Documenten en klik op het betreffende document of bestand.

     

  2. Djuma toont een nieuw scherm. Klik in dit scherm op Download.

  3. Het document staat nu op de standaard Download locatie op jouw computer of werkplek.
    Vanaf deze plek kun je het document openen en bewerken met MS Word of met een andere applicatie naar jouw voorkeur.

Let op: Je werkt nu buiten Djuma. Denk er aan om na het bewerken en opslaan van het document zelf de nieuwe versie op te slaan in de zaak!

 

Bij het bewerken van documenten in Djuma maakt Djuma automatisch telkens een nieuwe versie bij wijziging van het document, of de metadata van het document.
Ook bij elke wijziging van de documentgegevens ( zoals de status, verzenddatum of andere metagegevens) wordt er een nieuwe versie gemaakt. Zo is er ook in de metagegevens te reconstrueren welke wijzigingen er hebben plaatsgevonden.
Ook wanneer er documenten worden doorgegeven of gewijzigd bij koppelingen werkt dit op dezelfde wijze.

Nieuwe versie uploaden via de Dropzone

Wanneer je een document hebt gemaakt in Djuma en vervolgens hebt gedownload voor bewerking buiten Djuma dan kun je dit document gewoon slepen naar de Dropzone van Djuma (linksonderin het beeldscherm).

Djuma herkent het document op basis van de titel en plaatst dit als nieuwe versie over het reeds geregistreerde document. De datum Laatst gewijzigd past Djuma dan ook vanzelf aan.

Let op dit werkt niet als:

  • De documenttitel is aangepast na het downloaden van het document!
    Wanneer de documenttitel gelijk is gebleven, dan herkent Djuma het document en zet het over de oudere versie heen.
    Wanneer de documenttitel wel gewijzigd is, dan maakt Djuma hier een nieuw document van in Mijn documenten en moet je het handmatig registreren of verwijderen.

  • Als de status van het document op Niet meer te wijzigen staat. Documenten kunnen handmatig op deze status gezet worden om te voorkomen dat er een nieuwe versie van het document kan worden aangemaakt gedurende de verdere zaakbehandeling.

  • Als het een zaak betreft die afkomstig is uit een koppelvlak met een backoffice applicatie (RGBZ Zaken). In dat geval is de backoffice applicatie namelijk leidend in de zaakbehandeling en dossier opbouw. Documenten toevoegen en bewerken moet je dan ook doen in de betreffende backoffice applicatie.

Nieuwe versie uploaden bij een specifiek document

Wanneer je een document wilt vervangen door een nieuwe versie en de documenttitel is anders dan die van de oude versie, dan kun je de nieuwe versie het beste op onderstaande manier toevoegen aan Djuma.

  1. Ga binnen de zaak naar tabblad Documenten en klik op de knop Document versies;

  2. Klik op Upload;

     

  3. Selecteer het juiste bestand op jouw computer;

  4. Djuma neemt de bestandsnaam over als titel en vult de status als Definitief.
    Jij kunt dit eventueel nog aanpassen naar de status In bewerking of de status Niet meer te wijzigen.

  5. Druk tenslotte op Opslaan.

Het document is nu opgeslagen als nieuwe versie over de vorige versie heen. De datum Laatst gewijzigd is ook aangepast.

Let op: dit werkt niet als;

  • De status van het document op Niet meer te wijzigen staat. Documenten kunnen handmatig op deze status gezet worden om te voorkomen dat er een nieuwe versie van het document kan worden aangemaakt gedurende de verdere zaakbehandeling.

  • Het een zaak betreft die afkomstig is uit een koppelvlak met een backoffice applicatie (RGBZ Zaken). In dat geval is de backoffice namelijk leidend in de zaakbehandeling en dossier opbouw. Documenten toevoegen en bewerken moet je dan ook doen in de betreffende backoffice applicatie.

 

d

Op deze pagina

 

Gerelateerde pagina’s

 

 

 

 

 

 

 

 

Vragen of opmerkingen? Mis je iets op de Djuma Online Help?
Laat het ons weten via djuma.online.help.circle@visma.com