Djuma Klantportaal
- Merel Paulssen
- Eva Schrauwen
- Steffi Schoondermark (Unlicensed)
Het Djuma Klantportaal (PIP / MijnOverheid ) is ontworpen met een heel diverse doelgroep in gedachten. Het is makkelijk en intuïtief te gebruiken, ook door mensen die minder digitaal vaardig zijn. Het is prettig te gebruiken op smartphones en tablets en natuurlijk ook gewoon op de computer. Voor slechtzienden kan het beeld eenvoudig ingezoomd worden en we ondersteunen ook het gebruik van voorleessoftware (NVDA).
De styling (zoals bijvoorbeeld logo en kleurgebruik) van het klantportaal wordt door jouw Djuma beheerder aangepast op de huisstijl van jouw organisatie.
Het ziet er dus voor jouw klanten iets anders uit dan in de getoonde schermafdrukken, maar de beschikbare functionaliteit en beschikbare informatie is uiteraard hetzelfde. Het Djuma klantportaal is een optioneel aan te schaffen functionaliteit en kan los van de Djuma formulieren worden aangeschaft.
Inloggen in het Djuma klantportaal kan op diverse manieren:
met DigiD
met E-herkenning
met eIDAS
Jouw organisatie kan ervoor kiezen een of meerdere van deze manieren af te nemen en aan te bieden aan de klant / burger.
Mijn gegevens
Na inloggen in het Klantportaal kan de klant zijn of haar eigen contactgegevens zien en eventueel wijzigen op de volgende manier;
Ga naar Mijn gegevens;
Klik in het veld dat je wilt wijzigen (Email of telefoonnummer);
Wijzig de gewenste gegevens;
Druk op de knop Opslaan.
Deze (gewijzigde) contactgegevens zijn ook in Djuma zichtbaar bij de betrokkene, op het tabblad betrokkene.
Notificaties van klantportaal
De klant kan in het klantportaal aangeven automatische e-mails te willen ontvangen bij wijzigingen in zaken; door eenvoudig de optie aan te zetten en op te slaan.
Als deze optie geactiveerd is, dan wordt in Djuma bij de initiator van de zaak een belletje getoond voor zijn of haar naam.
Dit betekent dus dat de klant van deze zaak automatisch mailberichten ontvangt, wanneer er iets veranderd in de zaak.
Zo krijgt je klant een berichtje als;
de status van de zaak wijzigt,
wanneer er een document is toegevoegd ( aangevinkt voor tonen in portaal)
wanneer er een document is verwijderd uit de zaak ( uitgevinkt voor tonen in portaal)
De tekstuele inhoud van dit berichtje kan door de Djuma beheerder van jouw organisatie worden samengesteld met behulp van een bericht sjabloon.
Let op: wanneer je ten onrechte een document toevoegt aan het klantportaal en daarna het document weer ‘uitvinkt’, dan ontvangt de klant hier dus ook een notificatie van!
Zaak status bekijken
Na inloggen kan de klant zijn of haar zaken bekijken in het klantportaal. Het betreft alleen die zaken waarbij in het zaaktype (proces) is aangegeven dat ze in het klantportaal getoond moeten worden. Zowel de lopende zaken als de reeds afgesloten zaken zijn zichtbaar. Per proces (zaaktype) kan de Djuma beheerder in jouw organisatie inrichten welke statussen van de zaak getoond worden aan de klant en welke tekst dan daarbij getoond wordt.
De zaak is altijd altijd alleen zichtbaar in het klantportaal van voor de initiator van de zaak, andere betrokkenen zien de zaak niet in hun klantportaal staan.
Klik links op Mijn zaken.
De lopende zaken zijn zichtbaar als tegels, met daarin de belangrijkste informatie ter herkenning van de zaak.
Klik op de tegel om de zaak te bekijken. Aan de linkerzijde van de zaakgegevens staat een tijdlijn waarin onder andere de status en de toelichting daarop wordt weergegeven. In onderstaande voorbeeld is zichtbaar dat de zaak nu de status Bezwaar ingediend heeft.
Daarbij staat ook de toelichting van de betreffende status, zoals deze door de Djuma beheerder bij het zaaktype is ingevuld.
Het klantportaal / PIP van Djuma toont de melding 'U heeft geen lopende zaken' indien:
De persoon geen lopende zaken heeft
Djuma niet de juiste gegevens heeft om de persoonsgegevens op te halen (binnen of buiten de gemeente).
Zaken/documenten met een vertrouwelijkheid Vertrouwelijk of hoger worden niet getoond op het klantportaal.
Zaken/documenten met een vertrouwelijkheid Zaakvertrouwelijk wel.
Bericht verzenden (notities plaatsen)
Wanneer de klant zijn of haar zaak bekijkt in het klantportaal, kan hij / zij ook meteen een bericht verzenden over de zaak.
Dit is alleen mogelijk bij nog lopende zaken. Zodra een zaak is afgesloten, kan de klant geen bericht meer toevoegen aan die zaak.
1. Type een kort bericht in het bericht venster.
2. Druk op Verstuur.
Dit bericht komt in Djuma terecht als notitie op de tijdlijn.
De behandelaar van de zaak (en andere bij de zaak betrokken medewerkers) ontvangt (ontvangen) hier ook een notificatie van in Djuma.
De klant kan de notities die op de tijdlijn staan, niet zien in het klantportaal.
Documenten bekijken
De klant kan in het klantportaal ook de documenten bekijken die zijn gepubliceert naar het klantportaal.
Het is voor jou als behandelaar ook altijd in Djuma zelf, bij de zaak te zien welke documenten wel of niet zijn gepubliceerd doordat er voor het document een icoontje staat.
Om een document te publiceren gebruik je de functie Publiceer - naar klantportaal op tabblad documenten. Op soortgelijke wijze kun je de documenten ook depubliceren. Meer uitleg over het publiceren vind je hier.
Documenten uploaden
Jouw klant kan zelf een nieuw document uploaden bij de nog lopende zaken. Zodra een zaak is afgesloten kan dit niet meer.
De klant kan als volgt documenten uploaden:
Druk in het klantportaal op de knop Voeg toe.
Kies een document of bestand (vanaf het eigen apparaat, computer, tablet, telefoon).
Kies een document type, vul een document titel in en druk op Voeg toe.
Het document is nu toegevoegd aan de zaak en ook zichtbaar voor de klant in het klantportaal.
In Djuma is het document zichtbaar in de zaak op tabblad documenten en tevens ontvangt de behandelaar ( en andere intern betrokkenen) een notificatie dat er een document is toegevoegd aan de zaak.
Resultaat toelichting
De resultaattoelichting die je als behandelaar bij een zaak kunt opgeven, wordt getoond in het Djuma klantportaal. Het is belangrijk daar rekening mee te houden. Daarom toont Djuma bij het invullen van het resultaat in Djuma een extra informatieblok om jou daarop te attenderen.
In onderstaande afbeelding is te zien hoe het resultaat en de resultaattoelichting getoond worden in het klantportaal.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s
Vragen of opmerkingen? Mis je iets op de Djuma Online Help?
Laat het ons weten via djuma.online.help.circle@visma.com