Nadat je een Word document hebt toegevoegd (al of niet met behulp van documentgeneratie), kun je het document bekijken en bewerken.
Djuma gebruikt hiervoor Word Online. Hierdoor kun je onafhankelijk van je werkplek of het apparaat (computer, laptop, tablet) dat je gebruikt, altijd eenvoudige document bewerkingen doen.
Klik op het document in de zaak. Het document wordt nu getoond in de browser;
Klik op Bewerken in Browser;
Nu wordt het document getoond in Word Online. Hier kun je direct eenvoudige aanpassingen doen. Aanpassingen worden meteen opgeslagen. Wanneer je klaar bent met je wijzigingen kun je het tabblad in je browser eenvoudig sluiten en kom je weer terug in Djuma;
Wijzig de status van het document naar definitief;
Druk op het potloodje naast het document.
Kies in het veld Status voor Definitief.
Door het definitief maken van je document wordt dit opgeslagen in een (nieuwe ) versie. Het document is dan inzichtelijk voor collega’s en kan worden aangeboden voor advies, parafering of op een vergadering. Je kunt deze versie later ook nog aanpassen.
Let op: Het is ook mogelijk om de status van het document te zetten op Niet meer te wijzigen. Dit gebruik je om een document te bevriezen, bijvoorbeeld nadat een besluit is genomen. Ook wanneer een document ondertekend is dan is het Niet meer te wijzigen.
Wanneer het document Niet meer te wijzigen is, dan kun je geen nieuwe versie van het document meer maken. Ook kun je er dan geen nieuwe versie meer overheen zetten door middel van slepen.
Tips bij het werken met Word Online
In Word Online zit een help functie ingebouwd. Voor uitgebreidere instructies over Word Online kun je daar terecht.
Onderstaande alvast enkele tips en veelgestelde vragen rondom het werken met Word Online;
De kop- en voettekst van een document wordt in Word Online niet standaard getoond.
Deze weergave kun je zelf aanzetten. Druk in menu Beeld op de knop Koptekst&voettekst;
De functie Wijzigingen bijhouden is niet beschikbaar in Word-online. Wel kun je gebruik maken van de functie Opmerkingen invoegen.
Bij gemaakte opmerkingen toont Office online de naam van de ingelogde gebruiker.
Let op: wanneer er ( in de volledige versie van Word) wijzigingen zijn aangebracht in een document met de functie wijzigingen bijhouden, dan wordt dit in Word Online niet getoond. Wanneer het document later naar pdf wordt omgezet dan zijn deze wijzigingen wel weer zichtbaar. Controleer daarom altijd eerst een document nadat het in PDf is omgezet en voordat je het verzend naar een klant.
Soms verspringt de uitlijning van tekst of afbeeldingen.
Je kunt controleren hoe de tekst daadwerkelijk op het papier komt, door het Afdrukvoorbeeld te bekijken. Druk op Bestand, Afdrukken;
Je kunt niet met twee personen tegelijk een document bewerken.
Bij het werken met Word Online zijn we gebonden aan de beperktere set aan functionaliteit die Microsoft biedt met Word Online.
Zo gaat Word Online bijvoorbeeld anders om met lettertypen en de plaatsing van bepaalde elementen in het document. Bij het inrichten van sjablonen moet hier rekening met gehouden worden. Neem contact op met je sjabloon beheerder als je ziet dat gegenereerde documenten niet goed worden weergegeven.
Document kan niet 'Definitief' gemaakt worden.
In sommige gevallen toont Djuma de melding:
Dit betekend dat WordOnline nog bezig is met het opslaan en verwerking van de wijzigingen. In dat geval kun je het beste eventjes afwachten en dan het document alsnog definitief maken.
Dit kan betekenen dat je het document (per ongeluk) nog hebt openstaan in een tabblad in de browser. Kijk hier altijd even naar.
Dit kan ook (ten onrechte) voorkomen doordat Djuma het signaal niet van Office Online heeft gekregen dat jij klaar bent met bewerking, dan wordt bovenstaande melding ook getoond. In dat geval zal Djuma sowieso na 5 minuten de laatst opgeslagen versie ophalen en kun jij zelf alsnog handmatig het document op definitief zetten.
Document downloaden voor bewerking
Naast de vertrouwde, moderne (maar functioneel enigszins beperkte) Word-online omgeving, biedt Djuma ook de mogelijkheid om documenten te downloaden en een nieuwe versie te uploaden.
Op die manier kun je alle bewerkingsmogelijkheden gebruiken, waaraan je bent gewend op jouw eigen werkplek. Vooral wanneer je uitgebreidere rapportages wilt maken of grafieken wilt toevoegen kan het handig zijn om het document in de volledige versie van MS Word (of een andere tekstverwerker) te kunnen bewerken.
Ga binnen de zaak naar tabblad Documenten en klik op de knop Document versies;
Djuma toont een nieuw scherm. Klik in dit scherm op Download;
Het document staat nu op de standaard Download locatie op jouw computer of werkplek.
Vanaf deze plek kun je het document openen en bewerken met MS Word of met een andere tekstverwerker naar jouw voorkeur.
Let op: Je werkt nu buiten Djuma. Denk er aan om na het bewerken en opslaan van het document zelf de nieuwe versie op te slaan.
Nieuwe versie van een document uploaden
Nadat je een document hebt bewerkt buiten Djuma, kun je dit via 2 manieren uploaden in Djuma als nieuwe versie.
Nieuwe versie uploaden via de Dropzone
Wanneer je een document hebt gemaakt in Djuma en vervolgens hebt gedownload voor bewerking buiten Djuma dan kun je dit document gewoon slepen naar de Dropzone van Djuma (linksonderin het beeldscherm). Djuma zal het document herkennen en als nieuwe versie over het reeds geregistreerde document plaatsen.
Let op: dit werkt niet als;
- De documenttitel is aangepast na het downloaden van het document!
Wanneer de document titel gelijk is gebleven, dan herkent Djuma het document en zet het over de oudere versie heen.
Wanneer de documenttitel gewijzigd is, dan maakt Djuma hier een nieuw document van in Mijn documenten en moet je het handmatig registreren of verwijderen.
- Als de status van het document op Niet meer te wijzigen staat. Documenten kunnen handmatig op deze status gezet worden om te voorkomen dat er een nieuwe versie van het document kan worden aangemaakt gedurende de verdere zaakbehandeling.
- Als het een zaak betreft die afkomstig is uit een koppelvlak met een backoffice applicatie (RGBZ Zaken). In dat geval is de backoffice namelijk leidend in de zaakbehandeling en dossier opbouw. Documenten toevoegen en bewerken moet je dan ook doen in de betreffende backoffice applicatie.
Nieuwe versie uploaden bij een specifiek document
Wanneer je een document wilt vervangen door een nieuwe versie en de documenttitel is anders dan die van de oude versie, dan kun je de nieuwe versie het beste op deze manier toevoegen aan Djuma.
Ga binnen de zaak naar tabblad Documenten en klik op de knop Document versies;
Klik op Upload;
Selecteer het juiste bestand op jouw computer;
Djuma neemt de bestandsnaam over als titel en vult de status als Definitief. Jij kunt dit eventueel nog aanpassen naar de status In bewerking of de status Niet meer te wijzigen.
Druk tenslotte op Opslaan.
Het document is nu opgeslagen als nieuwe versie over de vorige versie heen. Bijv. 2.0 over versie 1.0 heen.
dit werkt niet als;
Als de status van het document op Niet meer te wijzigen staat. Documenten kunnen handmatig op deze status gezet worden om te voorkomen dat er een nieuwe versie van het document kan worden aangemaakt gedurende de verdere zaakbehandeling.
Alleen een beheerder van Djuma kan een document dat Niet meer te wijzigen is, terugplaatsen naar een andere status.Als het een zaak betreft die afkomstig is uit een koppelvlak met een backoffice applicatie (RGBZ Zaken). In dat geval is de backoffice namelijk leidend in de zaakbehandeling en dossier opbouw. Documenten toevoegen en bewerken moet in dat geval dan ook doen in de betreffende backoffice applicatie.
documentstatus
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s