Djuma Teams

Met Djuma Teams creëren we een omgeving waarin we de kracht van digitaal samenwerken en zaakgericht werken met elkaar verbinden.
Heeft jouw organisatie nog geen Djuma Teams en wil je meer weten over de implementatie van Djuma Teams?
Kijk dan op Djuma Teams (circlesoftware.nl).

Waarom Djuma Teams?

Het Djuma zaaksysteem voorziet optimaal in de ondersteuning van gestructureerde processen, ook wel zaken genoemd. Zaken worden op een uniforme en gestandaardiseerde wijze afgehandeld, zoals gedefinieerd in het zaaktype. Voorbeelden van zaken zijn een subsidieaanvraag, een vergunning of een besluitvormingsproces.
Overheidsorganisaties hebben ook te maken met processen die minder gestructureerd zijn. Denk bijvoorbeeld aan het maken van beleid, het werken in projecten en programma’s of samenwerkingsverbanden met andere overheidsorganisaties. In tegenstelling tot het afhandelen van zaken vraagt dit soort werk om een flexibelere werkomgeving. Deze flexibele werkomgeving moet jou als gebruiker bovendien ondersteunen in een vrijere vorm van samenwerken en het digitaal vergaderen, samenwerken aan documenten en het plannen van taken. Microsoft Teams biedt deze flexibele werkomgeving.
Uit deze samenwerkingen komen vaak ook zaken voort, of er komen zaken aan bod. Het is daarom belangrijk om een werkomgeving te bieden waar beide werelden met elkaar in verbinding staan.
Als je voor al je werkzaamheden verschillende tools gebruikt die niet lekker corresponderen met elkaar, wordt je werk er niet plezieriger op. 

Het beste van twee werelden

Djuma Teams is onze integratie tussen het Djuma zaaksysteem en Microsoft Teams. Djuma Teams maakt het o.a. mogelijk om:

• Binnen Microsoft Teams inzicht te krijgen in gerelateerde zaken binnen Djuma.

• Vanuit Microsoft Teams eenvoudig een zaak aan te maken in Djuma.

• Vanuit Microsoft Teams eenvoudig documenten toe te voegen aan een zaak in Djuma.

• Eenvoudig documenten vanuit Djuma naar Microsoft Teams te sturen.

• Vanuit Djuma inzicht te krijgen in de gerelateerde samenwerkingen in Microsoft Teams (bijvoorbeeld projecten!).

• Resultaten/besluiten vanuit Djuma automatisch te delen binnen Microsoft Teams.

Wie gebruikt de Djuma Teams app?

Djuma Teams is ideaal voor medewerkers die veelal in ongestructureerde processen werken (bijvoorbeeld projecten), maar ook informatie in het zaaksysteem moeten vastleggen. Binnen Microsoft Teams is alle ruimte om met collega’s samen te werken aan documenten, te vergaderen en informatie uit te wisselen. Op het moment dat er iets in het zaaksysteem vastgelegd moet worden, bijvoorbeeld een nieuwe zaak die ontstaat uit het project, dan helpt de Djuma Teams app je hierbij.

In sommige gevallen wil je samenwerken met mensen buiten jouw organisatie. Voor samenwerkingen met externen is het handig om samen te werken binnen Microsoft Teams. Je profiteert van dezelfde (of deels dezelfde) functionaliteit als die je met je eigen collega’s kunt gebruiken, zonder dat externen toegang tot het zaaksysteem hebben.

Als medewerker van de interne organisatie ben jij dan degene die ervoor zorgt dat de juiste informatie uit de samenwerking wordt vastgelegd in het zaaksysteem. Als je hier meer over wilt weten kun je terecht op de pagina Samenwerken en de toegang tot informatie.

Hoe houden we ‘het’ beheersbaar en wat doen we eigenlijk waar?

Djuma Teams verbindt twee systemen met elkaar: Microsoft Teams en Djuma. Daarbij ontstaat een belangrijke vraag, namelijk: ‘Wat doe je in welk systeem?’

Als het goed is heeft jouw organisatie hier een visie op en zijn er werkafspraken gemaakt over wat je in Microsoft Teams doet, en wat je in Djuma doet.

Aan de hand van een voorbeeld wordt duidelijk hoe wij vanuit Visma Circle hier naar kijken.

Stel:
Je werkt in Microsoft Teams aan een project "groenvoorziening Dorpstraat". In dit project zitten allerlei onderzoeken, vergelijkingen, vergaderingen, taken, planningen, whiteboard en overige communicatie.

Vanuit het project wil je een bestemmingsplan wijziging opstellen. Jouw organisatie heeft bepaald dat hiervoor een zaak gemaakt moet worden, dus maak je vanuit Microsoft Teams een zaak aan in Djuma. Je voegt vanuit Microsoft Teams alle informatie toe die belangrijk is voor de afhandeling van de zaak, bijvoorbeeld een advies of onderzoek.
Alle archiefwaardige informatie die bij de zaak hoort, sla je op in Djuma. Deze gaan dan mee in het besluitvormingsproces en daarna in het geldende archiefbeleid voor dit zaaktype. Zo is de verantwoording en archivering op orde.

Alle overige projectinformatie die niet relevant is voor zaken in Djuma blijft achter in Microsoft Teams en gaat mee in het daar geldende archiefbeleid. Zo voorkomen we dat het zaaksysteem gevuld wordt met niet relevante informatie.

Het is dus belangrijk dat jouw organisatie hier werkafspraken over maakt. Mocht je hier meer vragen over hebben, dan kun je het beste contact opnemen met de Djuma beheerder binnen jouw organisatie.

Op deze pagina

Gerelateerde pagina’s