Wanneer een document aan de verkeerde zaak is toegevoegd, kun je dit eenvoudig verplaatsen naar een andere zaak.
In sommige gevallen wordt een document gebruikt in meer dan een zaak. In dat geval kun je met deze werkwijze het document ook koppelen aan een tweede zaak.
Het verplaatsen of koppelen van een document is niet altijd mogelijk. Bijvoorbeeld als het betreffende document al op route voor akkoord is gestuurd, of als het documenttype niet voorkomt in de doelzaak, of als het document de status niet meer te wijzigen heeft. Djuma geeft hier dan een melding van.
Een document dat niet meer te wijzigen is, is niet meer te verplaatsen naar een andere zaak. Dit is ook logisch aangezien de status niet meer te wijzigen is. Het is wel mogelijk om deze documenten te koppelen aan een tweede zaak, indien dat wenselijk is.
In beide gevallen moet je natuurlijk ook de juiste rechten hebben om deze functie te kunnen gebruiken.
Om het document te verplaatsen of koppelen aan een andere zaak;
Selecteer het betreffende document (of documenten) op tabblad documenten;
Druk op de knop Verplaats of koppel document;
Djuma opent een zoekscherm. Vul hier het zaaknummer, of een zoekterm in en druk op zoek (of Enter) om de juiste zaak te vinden;
Tip: Je kunt Djuma een tweede keer openen, om de zaak waar je aan wilt koppelen eventueel beter te bekijken, voordat je het document koppelt of verplaatst.
4. Djuma opent een nieuw scherm.
Kies hier of je het documenten wenst te verplaatsen of dat je het document ook wilt koppelen aan de nieuwe zaak.
In het laatste geval blijft het document ook gekoppeld aan de eerste zaak;
5. Druk tenslotte op Opslaan.
Als een document aan twee (of meer) zaken gekoppeld is, dan is dit zichtbaar op de betreffende zaken. Achter het document staat dan een icoontje dat aangeeft dat het document is gekoppeld aan twee meerdere zaken.
Druk op het potloodje achter het document om te zien aan welke zaken het gekoppeld is. Djuma opent dan de document eigenschappen. Onderaan dit scherm is zichtbaar aan welke zaken het document gekoppeld is.
Let op: Als een document verplaatst of gekoppeld wordt aan een zaak die een ander vertrouwelijkheidsniveau heeft, dan krijgt het document de vertrouwelijkheid van de meest vertrouwelijke zaak. Djuma geeft hiervan een melding op het moment van koppelen.
Wees je er van bewust dat dit als gevolg kan hebben dat het document niet meer zichtbaar is voor bepaalde mensen.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s