Klantcontact vastleggen

Het registreren van contactmomenten en het vastleggen van het resultaat van het contactmoment doet Djuma bijna automatisch voor je. Het enige veld dat verplicht gevuld moet worden is de vraag.
Zo kun jij snel de volgende klant verder helpen.

Een contactmoment leg je als volgt vast:

1. Klik in het menu aan de linkerzijde op Klantcontacten.

2. Druk op de knop Start nieuw klantcontact

3. Kies het kanaal

4. Selecteer een reeds bekende contactpersoon 

5. Zoek in de bestaande contacten

6 . Selecteer het juiste contact.  Djuma voegt deze nu toe aan het contactmoment.

7. Vul het onderwerp in
Het onderwerp is verplicht, het antwoord is alleen verplicht wanneer je zelf het contact wilt afhandelen

8. Kies de gewenste vervolgactie
De mogelijke acties die uit een contactmoment leiden kun je aanroepen met de actieknoppen op het contactmoment. De volgende vervolgacties zijn mogelijk;

• Verzend bericht

• Verbind door

• Maak terugbelverzoek

• Handel later af

• Maak nieuwe zaak

• Annuleer
  In dit geval wordt het scherm gesloten en wordt er niets opgeslagen

• Sla op en sluit contact​​​​​​​
  Djuma slaat de ingevulde gegevens op en sluit het scherm.
  Wanneer het antwoord ingevuld is, gaat Djuma er vanuit dat het klantcontact direct afgehandeld is en wordt het klantcontact dus ook afgerond. 
  Wanneer het antwoord niet ingevuld is, geeft Djuma hiervan een melding en kun je alsnog een antwoord invullen of een andere behandelactie kiezen.

• Merel Paulssen pagina maak terugbelverzoek nog maken en linken

Nieuwe contactpersoon toevoegen aan Djuma

Wanneer de betreffende contactpersoon nog niet bekend is in Djuma, kun je een nieuwe natuurlijk of niet natuurlijk contactpersoon toevoegen.
Wanneer jouw organisatie gebruik maakt van een koppelvlak met de basisregistratie (dit is meestal het geval), dan kun je op de volgende wijze een contactpersoon toevoegen:

1. Druk op de knop Zoek natuurlijk persoon of Zoek bedrijf instelling.

2. Djuma neemt de zoekcriteria over naar het veld Contactinfo. Wanneer Djuma een postcode of huisnummer (maximaal 3 cijfers) herkend, dan plaatst Djuma deze automatisch in het juiste veld.
   ​​​​​​​Ook kun je vanuit dit veld andere gegevens makkelijk overnemen of kopiëren naar de juiste zoekvelden.

3. Wanneer je de juiste contactgegevens hebt gevonden, neem je deze over naar Djuma.

4. Vul na het overnemen van de gegevens uit de basisadministratie, de contactgegevens aan door op het pennetje te drukken. Hier kun je bijvoorbeeld een telefoonnummer of e-mailadres aanvullen, indien de klant aangeeft dat hij op dit adres benaderd wenst te worden door de gemeente.​​​​