Klantcontact met een belanghebbende of namens iemands anders

Een persoon kan contact met de gemeente opnemen over de lopende zaak van iemand anders. Bijvoorbeeld omdat hij of zij een belang heeft in de zaak, of wanneer hij of zij belt namens een familielid (of iemand anders die hij/zij vertegenwoordigt).
In deze situaties is het heel handig om vanuit het klantcontact te kunnen zoeken naar zaken van een derde persoon en om dit ook vast te kunnen leggen in Djuma.

Deze werkwijze beschrijft hoe je kunt opzoeken en vastleggen, maar zegt uiteraard niets over de informatie die je wel of niet mag verstrekken over de zaak aan een derde.

Vastleggen belanghebbende bij een klantcontact

Start een nieuw klantcontact en leg eerst de contactpersoon vast. Dit is degene die jou belt.
In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat de zaak waar het over gaat, niet zichtbaar is bij de zaken van deze contactpersoon.
Vervolgens voeg je een belanghebbende toe aan het klantcontact. Dit is degene over wie het gaat, of de aanvrager van de zaak waarover het gaat.
Je kunt nu de zaken van de belanghebbende inzien en een zaak selecteren bij het klantcontact.
Het klantcontact ( en het gegeven antwoord) wordt nu als notitie getoond bij de betreffende zaak.
Het klantcontact zelf wordt opgeslagen bij de klantcontacten van de belanghebbende

Tip: Het klantcontact is nu wel toegevoegd aan de zaak, maar de betreffende belanghebbende is hiermee nog niet als betrokkene toegevoegd aan de zaak zelf. Wanneer het aannemelijk of waarschijnlijk is dat de contactpersoon vaker een rol zal spelen in de afhandeling van de zaak is het wellicht wenselijk om deze ook als betrokkene in de zaak toe te voegen.

Wanneer iemand als betrokkenen in een zaak is toegevoegd dan komen die zaken ook direct in beeld wanneer je deze persoon als contactpersoon bij een klantcontact vastlegt.

Betrokkene toevoegen aan de zaak

Het toevoegen van een Belanghebbende persoon als betrokkene bij een zaak is alleen mogelijk wanneer dit bij het zaaktype zo is ingericht. Neem contact op met de Djuma beheerder in jouw organisatie als je een Belanghebbende wilt opvoeren, maar dit in het betreffende zaaktype niet mogelijk is.

Open de zaak.
Ga naar tabblad betrokkenen.
Druk op de knop Voeg nieuwe betrokkene toe en kies voor Belanghebbende.
Zoek en selecteer de juiste persoon.

De belanghebbende is toegevoegd aan een zaak. Wanneer de betreffende persoon belt met het klantcontactcentrum is deze zaak ook zichtbaar bij de zaken van de als belanghebbende opgevoerde persoon.

Op deze pagina

1 Vastleggen belanghebbende bij een klantcontact
2 Betrokkene toevoegen aan de zaak

Gerelateerde pagina’s

Filteren per label

Er zijn op dit moment geen items met de geselecteerde labels.