Context van de zaak
Vaak is er sprake van zaken die samenhangen met een of meerdere andere zaken. Om overzicht te behouden over de samenhang tussen die zaken is het verstandig om die zaken ook in Djuma aan elkaar te relateren. Er bestaan verschillende typen zaakrelaties (soms ook rollen genoemd) om zaken aan elkaar te relateren waardoor het sneller duidelijk is wat de verhouding is tussen die verschillende zaken. Zo wordt een complexe zaak alsnog overzichtelijk.
Op het tabblad Context van de zaak heb je (als dit in het zaaktype is ingericht) de mogelijkheid om gerelateerde zaken in te zien en toe te voegen. Om hier extra overzicht in te creëren, kun je de gerelateerde zaken op iedere kolom sorteren. Uiteraard kun je ook doorklikken naar die betreffende zaken.
Hierbij kan het gaan om ;
Hoofdzaak:
Dit is het startpunt
Een hoofdzaak kan wel worden afgesloten als de deelzaak nog open staat, maar de behandelaar van de hoofdzaak krijgt er dan een waarschuwing bij het zetten van de laatste status.
De behandelaar van een hoofdzaak krijgt een notificatie als er een resultaat is gezet op de deelzaak of op de zaak die een bijdrage levert.
Gerelateerde zaak:
Is een zaak die een relatie aantoont met de hoofdzaak.
Is een al bestaande zaak die wordt gekoppeld aan de hoofdzaak.
Heeft meestal een oorzakelijk verband, maar dit hoeft niet per se zo te zijn. Het kan ook een soortgelijke zaak zijn die als voorbeeld of inspiratie is genomen of zaken die om een andere reden iets met elkaar te maken hebben.
Deelzaak
Is een aak van een zaaktype dat zowel op zichzelf kan staan, als een onderdeel kan vormen van een zaak.
Wordt gestart vanuit de hoofdzaak; neemt de initiator (mits gevuld) en omschrijving over van de hoofdzaak.
Vervolgzaak - Voorafgaande zaak
Is een zaak die volgt op de hoofdzaak (Denk bijvoorbeeld aan monitoring van project, controle na een vergunning, vaststellen van subsidie).
Wordt gestart vanuit de hoofdzaak; neemt de initiator (mits gevuld), omschrijving en eigenschappen over van de hoofdzaak.
Zaak die een bijdrage levert
Dit betreft zaaktypes die altijd onderdeel zijn van een hoofdzaak en hier een bijdrage aan leveren. Deze zaaktypes kunnen nooit een op zichzelf staande zaak vormen ( in tegenstelling tot de deelzaak). Denk bijvoorbeeld aan advisering of een financiële toets, of juridische toets.
Wordt gestart vanuit de hoofdzaak; neemt de initiator (mits gevuld) en omschrijving over van de hoofdzaak.
Binnen het zaaktype is ingericht welk soort relaties er kunnen zijn en met welke andere zaaktypes jouw zaak een relatie kan hebben.
Als dit is toegestaan in het zaaktype, dan kun je alle andere zaaktypes relateren aan jouw zaak.
Tip: Meestal worden zaken aan elkaar gerelateerd als deze een oorzakelijk verband met elkaar hebben, zoals bijvoorbeeld bij een zaak subsidieaanvraag waarna een subsidievaststelling volgt of bij een vergunningsaanvraag waaruit een bezwaar kan volgen.
Hiermee maak je de zaakrelaties inzichtelijk voor jezelf en jouw collega’s en kun je snel doorklikken van de ene zaak naar de andere zaak zonder steeds te hoeven zoeken.
Tip 2: Wanneer onderstaande opties niet aanwezig zijn in jouw zaak, maar dit is wel logisch of wenselijk, neem dan contact op met je beheerder voor aanvullende inrichting op het zaaktype.
Bestaande zaken relateren aan elkaar
Je kunt , als dit op het zaaktype geconfigureerd is, bestaande zaken relateren aan jouw zaak;
Druk op de knop Voeg bestaande zaak toe;
Kies welke zaakrelatie je wenst toe te voegen;
Zoek en selecteer de bestaande zaak die je wenst te relateren;
Druk op Voeg toe;
Je hebt nu de zaken aan elkaar gerelateerd.
Deelzaak aanmaken vanuit de hoofdzaak
Wanneer dit is geconfigureerd op het zaaktype, kun je een deelzaak aanmaken vanuit de zaak die jij in behandeling hebt;
Druk op de knop Voeg nieuwe deelzaak toe
Kies het gewenste zaaktype. Afhankelijk van de zaaktype inrichting zijn hier een of meerdere zaaktypen te kiezen.
Djuma neemt de omschrijving en initiator over van de hoofdzaak naar de deelzaak. Je kunt deze aanpassen indien gewenst.
Doorloop de stappen om de nieuwe zaak te registreren.
Denk er ook aan (indien van toepassing) om ook meteen de behandelaar in te vullen van de nieuwe zaak.
Vervolgzaak aanmaken vanuit de hoofdzaak
Je kunt vanuit een bestaande zaak een nieuwe vervolgzaak aanmaken als dit op het zaaktype geconfigureerd is.
Wanneer je het gewenste zaaktype kiest, voor de vervolgzaak kiest, dan neemt Djuma alle eigenschappen inclusief omschrijving en initiator over naar de nieuwe zaak.
Druk op de knop Voeg nieuwe vervolgzaak toe.
Kies het juiste zaaktype voor de aan te maken vervolgzaak
Djuma maakt nu de vervolgzaak aan en neemt hierbij de eigenschappen zoals de omschrijving en initiator over van de eerste zaak. Je kunt deze aanpassen indien gewenst.
Doorloop de stappen om de nieuwe zaak te registreren.
Denk er ook aan (indien van toepassing) om ook meteen de behandelaar in te vullen van de nieuwe zaak.
Zaak die een bijdrage levert vanuit de hoofdzaak
Druk op de knop Voeg zaak die een bijdrage levert toe.
Kies het juiste zaaktype voor de aan te maken zaak
Djuma maakt nu de zaak aan en neemt hierbij de eigenschappen zoals de omschrijving en initiator (mits ingevuld) over van de hoofdzaak. Je kunt deze aanpassen indien gewenst.
Doorloop de stappen om de nieuwe zaak te registreren.
Denk er ook aan (indien van toepassing) om ook meteen de behandelaar in te vullen van de nieuwe zaak.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s