De module Djuma relatiebeheer maakt het mogelijk om contactpersonen op te voeren en te beheren bij een bedrijf/instelling in Djuma. Koppel je een bedrijf/instelling aan een zaak of klantcontact, dan kun je direct een contactpersoon toevoegen of een bestaande contactpersoon selecteren.

Het koppelen van contactpersonen aan een bedrijf/instelling is zowel mogelijk voor bedrijven/instellingen die via de NHR-koppeling zijn opgehaald als voor bedrijven/instellingen die in het Djuma beheerportaal zijn aangemaakt.

Iedereen die een bedrijf/instelling kan selecteren mag een contactpersoon toevoegen, wijzigen of een bestaande contactpersonen selecteren.

Contactpersonen bij een zaak

Registreren van een nieuwe zaak met contactpersoon

Toevoegen van een contactpersoon aan een bestaande zaak

In deze instructie gaan we uit van de situatie dat er een zaak is geregistreerd en er aan de zaak een bedrijf of instelling is toegevoegd als betrokkene.

1. Open de betrokkene (in dit geval de initiator) van de zaak.
   In onderstaande voorbeeld is het bedrijf “Flupke van de betuwe” als initiator van de zaak geselecteerd. Voor dit bedrijf zijn in dit voorbeeld nog geen contactpersonen bekend.
   

   

2. Druk op de knop Voeg contactpersoon toe;

3. Djuma opent een nieuw scherm. Vul in het onderste deel van het scherm, de gegevens van de aan te maken contactpersoon in;
   

   

4. Druk op Opslaan.
   

Tonen van zaken

Om een overzicht van zaken van een contactpersoon te krijgen, zoek je via “zoeken over alles” als eerste de betrokkene (Bedrijf/Instelling) op.
Djuma toont het bedrijf met de gegevens en contactpersonen met daarnaast alle zaken die gekoppeld zijn aan dit bedrijf.

Selecteer je een van de contactpersonen dan geeft Djuma alleen de zaken van deze contactpersoon weer.

Verzenden e-mail

Zodra je een e-mail verstuurt vanuit Djuma, naar een bedrijf/instelling waaraan een contactpersoon gekoppeld is, geeft Djuma als volgt weer.

Als de contactpersoon een e-mailadres heeft, dan gebruikt Djuma dat adres automatisch. Als de contactpersoon geen e-mailadres heeft, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het bedrijf.

Contactpersonen gebruiken bij Djuma documentcreatie

Als je een document aanmaakt met behulp van een Djuma sjabloon en de de betrokkene is een contactpersoon van een bedrijf, dan neemt Djuma deze automatisch in de “adressering” op door een “T.a.v.” toe te voegen.

Wijzigen van een contactpersoon

Om de gegevens van een contactpersoon te wijzigen, zoek je via “zoeken over alles” de betrokkene (Bedrijf/Instelling) op. Vervolgens kun je via “het potloodje” de gegevens wijzigen.

Historisch maken van een contactpersoon

Het is niet mogelijk een contactpersoon te verwijderen, wel kun je een contactpersoon historisch maken.
Via het wijzigen van een contactpersoon kan je “historisch” op ja zetten.

In de hover wordt getoond dat de contactpersoon historisch is.

Je kunt vervolgens de contactpersoon hierdoor niet meer selecteren als je het bedrijf opnieuw aan een bestaande of aan een nieuwe zaak koppelt.

Als je een e-mail wilt sturen bij zaken die een “historisch” contactpersoon hebben, zal Djuma automatisch het e-mailadres van het bedrijf tonen.

Ook bij documentcreatie gebruikt Djuma niet meer de historische contactpersoon door middel van een “T.a.v.” in de adressering. Hier gebruiken we nu enkel nog het bedrijf zelf in de adressering.

Bij “Zoeken over alles” toont Djuma de historische contactpersonen - in eerste instantie - niet meer. Door “Toon ook historische contactpersonen” aan te vinken verschijnen deze weer en kan je ze weer selecteren.

Contactpersonen bij een klantcontact

Toevoegen van een contactpersoon aan een klantcontact

Je zoekt het betreffende bedrijf in Djuma op.

Na de selectie van het bedrijf, heb je de mogelijkheid om een contactpersoon toe te voegen.

In het Persoon / Bedrijf vlak toont en selecteert Djuma de toegevoegde contactpersoon.

Bij een volgend klantcontact kun je een bestaande contactpersoon selecteren of een nieuwe toevoegen.

Tonen van klantcontacten en zaken van een bedrijf of instelling

Zodra je een bedrijf selecteert, toont Djuma de klantcontacten en zaken van het bedrijf.

Door een contactpersoon te selecteren, toont Djuma alleen de klantcontacten en zaken van die contactpersoon.

Verzenden e-mail naar een bedrijf/instelling of contactpersoon

Zodra je vanuit een klantcontact een e-mail verstuurt naar een bedrijf/instelling waaraan een contactpersoon gekoppeld is, gebruikt Djuma het e-mailadres van de contactpersoon. Is er geen e-mailadres van de contactpersoon bekend, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het bedrijf.

Wijzigen gegevens contactpersonen

Het wijzigen van de gegevens van een contactpersoon kan voor medewerkers die klantcontacten mogen aanmaken op twee manieren:

1. Tijdens het aanmaken van een klantcontact

1. Via “zoeken over alles”

Zoek en selecteer bedrijf / instelling. Vervolgens kan je via “het potloodje” de gegevens wijzigen.

Historisch maken van een contactpersoon

Het is niet mogelijk een contactpersoon te verwijderen, wel kan je een contactpersoon historisch maken.

Via het wijzigen van een contactpersoon kan je “historisch” op Ja zetten.

Na het selecteren van het bedrijf toont Djuma historische contactpersoon - in eerste instantie - niet.

Door “Toon ook historische contactpersonen” aan te vinken, toont Djuma deze wel en kan je deze weer selecteren. Op deze manier kan je ook de zaken en klantcontacten van historische contactpersonen bekijken.

Verzend je een e-mail vanuit een klantcontact met een historische contactpersoon dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het bedrijf.