Nadat je een Word document hebt toegevoegd (al of niet met behulp van documentgeneratie), kun je het document bekijken en bewerken.
Djuma gebruikt hiervoor een eigen Word Online omgeving. Hierdoor kun je onafhankelijk van je werkplek of het apparaat (computer, laptop, tablet) dat je gebruikt, altijd eenvoudige document bewerkingen doen.
Klik op het document in de zaak. Het document wordt nu getoond in de browser;
Klik op Bewerken in Browser;
Nu wordt het document getoond in Word Online. Hier kun je direct eenvoudige aanpassingen doen. Aanpassingen worden meteen opgeslagen. Wanneer je klaar bent met je wijzigingen kun je het tabblad in je browser eenvoudig sluiten en kom je weer terug in Djuma.
Denk er aan om na het bewerken van je document de status te wijzigen van In bewerking naar Definitief (gebruik het Potloodje aan de rechterkant). Hierdoor wordt er een versie gemaakt die je nog kunt aanpassen. Het document is dan inzichtelijk voor collega’s en kan worden aangeboden voor advies, parafering of op een vergadering.
Tips bij het werken met Word Online
In Word Online zit een help functie ingebouwd. Voor uitgebreidere instructies over Word Online kun je daar terecht.
Onderstaande alvast enkele tips en veelgestelde vragen rondom het werken met Word Online.
De kop- en voettekst van een document wordt in Word Online niet standaard getoond.
Deze weergave kun je zelf aanzetten. Druk in menu Beeld op de knop Koptekst&voettekst.
De functie Wijzigingen bijhouden is niet beschikbaar in Word-online. Wel kun je gebruik maken van de functie Opmerkingen invoegen.
Soms verspringt de uitlijning van tekst of afbeeldingen.
Je kunt controleren hoe de tekst daadwerkelijk op het papier komt, door het Afdrukvoorbeeld te bekijken. Druk op Bestand, Afdrukken.
Je kunt niet met twee personen tegelijk een document bewerken.
Bij het werken met Word Online zijn we gebonden aan de beperktere set aan functionaliteit die Microsoft biedt met Word Online.
Zo gaat Word Online bijvoorbeeld anders om met lettertypen en de plaatsing van bepaalde elementen in het document. Let hierop bij het inrichten van sjablonen voor documentgeneratie. Neem contact op met je sjabloon beheerder als je ziet dat gegenereerde documenten niet goed worden weergegeven.
Document downloaden voor bewerking
Naast de vertrouwde, moderne (maar functioneel enigszins beperkte) Word-online omgeving, biedt Djuma ook de mogelijkheid om documenten te downloaden en een nieuwe versie te uploaden.
Op die manier kun je alle bewerkingsmogelijkheden gebruiken, waaraan je bent gewend op jouw eigen werkplek. Vooral wanneer je uitgebreidere rapportages wilt maken of grafieken wilt toevoegen kan het handig zijn om het document in de volledige versie van MS Word (of een andere tekstverwerker) te kunnen bewerken.
Ga binnen de zaak naar tabblad Documenten en klik op de knop Document versies;
Djuma toont een nieuw scherm. Klik in dit scherm op Download.
Het document staat nu op de standaard Download locatie op jouw computer of werkplek.
Vanaf deze plek kun je het document openen en bewerken met MS Word of met een andere tekstverwerker naar jouw voorkeur.
Let op: Je werkt nu buiten Djuma. Denk er aan om na het bewerken en opslaan van het document zelf de nieuwe versie op te slaan.
Nieuwe versie van een document uploaden
Nadat je een document hebt bewerkt buiten Djuma, kun je dit via 2 manieren uploaden in Djuma als nieuwe versie:
Automatisch uploaden door het lokaal opgeslagen document te slepen naar de Drop (linksonder in Djuma).
Let op: dit werkt alleen als de documenttitel niet is aangepast na het downloaden van het document.Het document binnen de zaak uploaden als nieuwe versie:
Ga binnen de zaak naar tabblad Documenten en klik op de knop Document versies;
Klik op Upload;
Selecteer het juiste bestand op jouw computer;
Djuma neemt de bestandsnaam over als titel en vult de status als definitief. Jij kunt dit eventueel nog aanpassen.
Druk tenslotte op Opslaan.
Het document is nu opgeslagen als nieuwe versie over de vorige versie heen. Bijv. 2.0 over versie 1.0 heen
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s