Nadat je een Word document hebt toegevoegd (al of niet met behulp van documentgeneratie), kun je het document bekijken en bewerken.
Djuma gebruikt hiervoor een eigen Word Online omgeving. Hierdoor kun je onafhankelijk van je werkplek of het apparaat (computer, laptop, tablet) dat je gebruikt, altijd eenvoudige document bewerkingen doen.
Klik op het document in de zaak. Het document wordt nu getoond in de browser;
Klik op Bewerken in Browser;
Nu wordt het document getoond in Word Online. Hier kun je direct eenvoudige aanpassingen doen. Aanpassingen worden meteen opgeslagen. Wanneer je klaar bent met je wijzigingen kun je het tabblad in je browser eenvoudig sluiten en kom je weer terug in Djuma.
Denk er aan om de document status aan te passen naar Definitief als je klaar bent met bewerken.
Het document wordt dan opgeslagen als nieuwe versie. Alleen dan kan het document worden aangeboden voor advies, parafering of op een vergadering. Het is later nog mogelijk om een nieuwe versie van het document te maken, zolang de zaak nog in behandeling is.
Tips bij het werken met Word Online
In Word Online zit een help functie ingebouwd. Voor uitgebreidere instructies over Word Online kun je daar terecht.
Onderstaande alvast enkele tips en veelgestelde vragen rondom het werken met Word Online.
De kop- en voettekst van een document wordt in Word Online niet standaard getoond.
Deze weergave kun je zelf aanzetten. Druk in menu Beeld op de knop Koptekst&voettekst.
De functie wijzigingen bijhouden is niet beschikbaar in Word-online. Wel kun je gebruik maken van de functie Opmerkingen invoegen.
Soms verspringt de uitlijning van tekst of afbeeldingen.
Je kunt controleren hoe de tekst daadwerkelijk op het papier komt, door het Afdrukvoorbeeld te bekijken. Druk op Bestand, Afdrukken.
Je kunt niet met twee personen tegelijk een document bewerken.
Bij het werken met Word Online zijn we gebonden aan de beperktere set aan functionaliteit die Microsoft biedt met Word Online.
Zo gaat Word Online bijvoorbeeld anders om met lettertypen en de plaatsing van bepaalde elementen in het document.
Hier moet ook rekening mee gehouden worden bij het inrichten van sjablonen voor documentgeneratie.
Veel problemen met document uitlijning, lay-out etc. zijn vaak het gevolg van sjablonen die niet compatibel zijn met Word Online
Dit geldt zowel voor documenten die gemaakt zijn met een Djuma sjabloon, als voor documenten uit andere gekoppelde applicaties en voor documenten uit andere documentgeneratie tools.
Mocht je constateren dat gegenereerde documenten verkeerd uitzien, neem dan contact op met je sjabloon beheerder en vertel hem of haar met welk sjabloon het document gemaakt is.
Document downloaden voor bewerking
Naast de vertrouwde, moderne (maar functioneel enigszins beperkte) Word-online omgeving, biedt Djuma ook de mogelijkheid om documenten te downloaden en een nieuwe versie te uploaden.
Op die manier kun je alle bewerkingsmogelijkheden gebruiken, waaraan je bent gewend op jouw eigen werkplek. Vooral wanneer je uitgebreidere rapportages wilt maken of grafieken wilt toevoegen kan het handig zijn om het document in de volledige versie van MS Word (of een andere tekstverwerker) te kunnen bewerken.
Ga binnen de zaak naar tabblad documenten en klik op de knop Document versies;
Djuma toont een nieuw scherm. Klik in dit scherm op Download.
Het document staat nu op de standaard Download locatie op jouw computer of werkplek.
Vanaf deze plek kun je het document openen en bewerken met MS Word of met een andere tekstverwerker naar jouw voorkeur.
Let op: Je werkt nu buiten Djuma. Denk er aan om na het bewerken en opslaan van het document zelf de nieuwe versie op te slaan.
Nieuwe versie van een document uploaden
Nadat je een document hebt bewerkt buiten Djuma, moet je dit zelf uploaden in Djuma als nieuwe versie
Ga binnen de zaak naar tabblad documenten en klik op de knop Document versies;
Klik op Upload;
Selecteer het juiste bestand op jouw computer;
Djuma neemt de bestandsnaam over als titel en vult de status als definitief. Jij kunt dit eventueel nog aanpassen.
Druk tenslotte op Opslaan.
Het document is nu opgeslagen als nieuwe versie over de vorige versie heen.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s