Standaard kun je in Djuma geen contactpersonen beheren bij bedrijven. Bij een zaak of klantcontact voeg je het bedrijf of de instelling toe als betrokkene en dat is het.
Maar voor sommige dingen heb je nu eenmaal altijd die specifieke specialist van het bedrijf / instelling nodig, terwijl je de volgende keer met een andere vraag een ander contactpersoon nodig hebt.
De module Djuma relatiebeheer maakt is een optioneel af te nemen module die het mogelijk maakt om contactpersonen op te voeren en te beheren bij een bedrijf/instelling in Djuma.
Koppel je een bedrijf/instelling aan een zaak of klantcontact, dan kun je direct een contactpersoon toevoegen of een bestaande contactpersoon selecteren. Vervolgens kun je deze informatie direct uit de zaak halen. In 1 oogopslag weet je precies wie jij moet hebben binnen dat bedrijf / instelling.
Het koppelen van contactpersonen aan een bedrijf/instelling is zowel mogelijk voor bedrijven/instellingen die via de NHR-koppeling zijn opgehaald, als voor bedrijven/instellingen die in het Djuma beheerportaal zijn aangemaakt. Iedereen Als jouw organisatie deze module heeft afgenomen dan mag iedereen die een bedrijf/instelling kan selecteren mag , een contactpersoon toevoegen, wijzigen of een bestaande contactpersonen selecteren.
Contactpersonen bij een zaak
Registreren van een nieuwe zaak met contactpersoon
Toevoegen van een contactpersoon aan een bestaande zaak
In deze instructie gaan we uit van de situatie dat er een zaak is geregistreerd en er aan de zaak een bedrijf of instelling is toegevoegd als betrokkene.
Tonen van zaken en klantcontacten van een contactpersoon
Om een overzicht van zaken van een contactpersoon te krijgen, zoek je via “zoeken over alles” als eerste de betrokkene (Bedrijf/Instelling) op.
Geef de naam van het bedrijf of de instelling in het zoekveld.
Filter op Betrokkene.
Klik op de organisatie om deze te openen.
Djuma toont het bedrijf met de gegevens en contactpersonen met daarnaast alle zaken die gekoppeld zijn aan dit bedrijf.Selecteer een van de contactpersonen om alleen de zaken van deze contactpersoon weer te geven.
Contactpersonen gebruiken in een zaak
Een bestaande contactpersoon toevoegen aan een nieuwe of bestaande zaak
Tijdens de registratie van een nieuwe zaak kun je in een keer meteen een nieuwe of bestaande contactpersoon aan de zaak koppelen in de stap Betrokkenen.
Bij een bestaande zaak kun je dit alsnog toevoegen door de Betrokkenen alsnog toe te voegen of te wijzigen.
Bij het toevoegen of wijzigen van een Betrokkene, zoek en selecteer je eerst het bedrijf of de instelling.
Zodra je het bedrijf of instelling gekoppeld hebt, toont Djuma onderstaand scherm. Selecteer hierin de bestaande contactpersoon.
Druk op Opslaan
| Tip |
|---|
Resultaat: |
Toevoegen van een nieuwe contactpersoon bij een zaak
Tijdens de registratie van een nieuwe zaak, kun je in één keer meteen een nieuwe of bestaande contactpersoon aan de zaak koppelen in de stap Betrokkenen.
Bij een bestaande zaak kun je dit alsnog toevoegen door de Betrokkenen alsnog toe te voegen of te wijzigen.
Zoek en selecteer eerst het bedrijf of de instelling als betrokkene van de zaak.
In onderstaande voorbeeld is het bedrijf “Flupke van de betuwe” al als initiator van de zaak geselecteerd. Voor dit bedrijf zijn in dit voorbeeld nog geen contactpersonen bekend.
Druk op de knop Voeg contactpersoon toe;
Djuma opent een nieuw scherm. Vul in het onderste deel van het scherm, de gegevens van de nieuw aan te maken contactpersoon in;
Druk op Opslaan.
| Tip |
|---|
Resultaat: De contactpersoon is ook toegevoegd aan het bedrijf en kan bij volgende zaken of klantcontacten geselecteerd worden. |
| Tip |
|---|
Bij een volgende keer dat je “Flupke” als bedrijf selecteert, toont Djuma de bestaande contactpersonen en kun je een bestaande contactpersoon selecteren of een nieuwe toevoegen. |
Selecteer je een van de contactpersonen dan geeft Djuma alleen de zaken van deze contactpersoon weer.
Verzenden e-mailDjuma toont het bedrijf met de gegevens en contactpersonen met daarnaast alle zaken die gekoppeld zijn aan dit bedrijf.
| Informatie |
|---|
Je kunt een onbeperkt aantal contactpersonen koppelen aan een bedrijf/instelling. |
Verzenden e-mail naar een contactpersoon vanuit een zaak
Zodra je een e-mail verstuurt vanuit Djuma , naar en als Initiator van de zaak is een contactpersoon van een bedrijf / instelling waaraan een contactpersoon gekoppeld is, geeft Djuma als volgt weer.
Als de contactpersoon een e-mailadres heeft, dan gebruikt Djuma dat adres automatisch. Als de contactpersoon geen e-mailadres heeftgeselecteerd, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van de betreffende contactpersoon.
Wanneer er geen contactpersoon is geselecteerd bij de zaak, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het gekoppelde bedrijf / instelling.
Wanneer er wel een contactpersoon is geselecteerd, maar bij de betreffende contactpersoon is geen e-mail adres ingevuld, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het bedrijf .
/ instelling.
| Informatie |
|---|
Tip: Klik op het Aan veld binnen het bericht, om te bekijken welk e-mailadres er gebruikt wordt. |
Contactpersonen gebruiken bij Djuma documentcreatie
Als Wanneer je een document aanmaakt brief maakt met behulp van een Djuma sjabloon en de de betrokkene van de zaak is een contactpersoon van een bedrijf, dan neemt Djuma deze automatisch in de “adressering” op door een “T.
Djuma voegt dan een extra T.a.v.” toe te voegen regel toe aan het adresblok.
Wijzigen van een contactpersoon
Om de gegevens van een contactpersoon te wijzigen, zoek je via “zoeken over alles” de betrokkene (Bedrijf/Instelling) op. Vervolgens kun je via “het potloodje” de gegevens wijzigen.
Historisch maken van een contactpersoon
Het is niet mogelijk een contactpersoon te verwijderen, wel kun je een contactpersoon historisch maken.
Via het wijzigen van een contactpersoon kan je “historisch” op ja zetten.
In de hover wordt getoond dat de contactpersoon historisch is.
Je kunt vervolgens de contactpersoon hierdoor niet meer selecteren als je het bedrijf opnieuw aan een bestaande of aan een nieuwe zaak koppelt.
Als je een e-mail wilt sturen bij zaken die een “historisch” contactpersoon hebben, zal Djuma automatisch het e-mailadres van het bedrijf tonen.
Ook bij documentcreatie gebruikt Djuma niet meer de historische contactpersoon door middel van een “T.a.v.” in de adressering. Hier gebruiken we nu enkel nog het bedrijf zelf in de adressering.
Bij “Zoeken over alles” toont Djuma de historische contactpersonen - in eerste instantie - niet meer. Door “Toon ook historische contactpersonen” aan te vinken verschijnen deze weer en kan je ze weer selecteren.
Contactpersonen bij een klantcontact
Toevoegen van een contactpersoon aan een klantcontact
Je zoekt het betreffende bedrijf in Djuma op.
Contactpersonen gebruiken in een klantcontact
Toevoegen van een bestaande contactpersoon aan een klantcontact
Zoek altijd eerst naar het bedrijf of de instelling bij registratie van het klantcontact;
2. Selecteer het bedrijf / de instelling. Djuma toont nu alle zaken en klantcontacten en alle contactpersonen van dit bedrijf;
3. Selecteer de bestaande contactpersoon.
| Tip |
|---|
Resultaat: De contactpersoon is toegevoegd aan dit klantcontact. |
Toevoegen van een nieuwe contactpersoon aan een klantcontact
Zoek en selecteer altijd eerst het bedrijf of de instelling bij registratie van het klantcontact. Djuma toont nu alle zaken en klantcontacten en alle contactpersonen van dit bedrijf;
Na de selectie van het bedrijf,
druk je op de
knop Voeg contactpersoon toe om een nieuwe contactpersoon toe te voegen
In het Persoon / Bedrijf vlak toont en selecteert Djuma de toegevoegde contactpersoon.
Bij een volgend klantcontact kun je een bestaande contactpersoon selecteren of een nieuwe toevoegen.
Tonen ;
Vul de gegevens van de betreffende contactpersoon zo volledig mogelijk in. Druk tenslotte op Opslaan.
| Tip |
|---|
Resultaat: |
Overzicht van klantcontacten en zaken van een contactpersoon
Zoek en selecteer een bedrijf
. Zodra je een bedrijf selecteert, toont Djuma de klantcontacten en zaken van het bedrijf.
Door een contactpersoon te selecteren, toont Djuma alleen de klantcontacten en zaken van die contactpersoon.
Djuma toont ook de al bekende contactpersonen van dat bedrijf;
Selecteer een van de contactpersonen.
| Tip |
|---|
Resultaat: Djuma toont nu alleen de zaken en klantcontacten van deze contactpersoon. |
Verzenden e-mail naar een bedrijf/instelling of contactpersoon
Zodra je vanuit een klantcontact een e-mail verstuurt naar vanuit het klantcontact waaraan een contactpersoon van een bedrijf / instelling waaraan een contactpersoon is gekoppeld is, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van de betreffende contactpersoon. Is
Wanneer er geen contactpersoon is geselecteerd bij het klantcontact, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het gekoppelde bedrijf / instelling.
Wanneer er wel een contactpersoon is geselecteerd, maar bij de contactpersoon bekendbetreffende contactpersoon is geen e-mail adres ingevuld, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het bedrijf / instelling.
| Informatie |
|---|
Tip: Klik op het Aan veld binnen het bericht om te bekijken welk mailadres er gebruikt wordt. |
Wijzigen gegevens Beheren van contactpersonen
Het wijzigen van de gegevens van een contactpersoon kan voor medewerkers die klantcontacten mogen aanmaken op twee manieren:
Tijdens het aanmaken van een klantcontact
Via “zoeken over alles”
Zoek en selecteer bedrijf / instelling. Vervolgens kan je via “het potloodje” de gegevens wijzigen.
allebei de beschreven manieren.
Medewerkers die enkel zaken behandelen kunnen contactpersonen wijzigen via Zoeken.
Wijzigen van een contactpersoon tijdens aanmaken klantcontact
Zoek en selecteer het bedrijf of de instelling bij het klantcontact. Djuma toont nu de contactpersonen die bij dit bedrijf of de instelling zijn vastgelegd;
Druk op het potloodje achter de contactpersoonom de gegevens van een eerder vastgelegde contactpersoon te wijzigen;
Wijzig de gegevens van de betreffende contactpersoon;
Druk op Opslaan
Wijzig contactpersoon via zoeken
Zoek in Zoeken over alles op de naam van het bedrijf of de instelling;
Druk op het potloodje achter de naam van de contactpersoon om de gegevens van de contactpersoon te wijzigen.
Druk op Opslaan
Historisch maken van een contactpersoon
Het is niet mogelijk een contactpersoon te verwijderen, wel kan kun je een contactpersoon historisch maken.
Via het wijzigen van een contactpersoon kan kun je “historisch” op Ja zetten.
Na het selecteren van het bedrijf Zoeken van historische contactpersonen
Bij Zoeken over alles toont Djuma de historische contactpersoon contactpersonen - in eerste instantie - niet meer.
Door “Toon Toon ook historische contactpersonen” contactpersonen aan te vinken, toont Djuma deze wel en kan je deze weer selecteren. Op deze manier kan weer in de zoekresultaten.
Historische contactpersonen bekijken vanuit een klantcontact
Na het selecteren van het bedrijf toont Djuma historische contactpersoon - in eerste instantie - niet.
Vink Toon ook historische contactpersonen aan om deze te tonen. Op deze manier kun je ook de zaken en klantcontacten van historische contactpersonen bekijken.
| Urgent |
|---|
Let op! Het is op deze manier zelfs mogelijk om een historisch contactpersoon aan een nieuw klantcontact te koppelen. |
, druk op de knop Wis selectie om de historische contactpersoon weer te |
verbergen en een andere (actuele) contactpersoon te selecteren bij het klantcontact. |
Verzend je een e-mail vanuit een klantcontact met een historische contactpersoon, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het bedrijf.
Op deze pagina
| Inhoudsopgave |
|---|
Gerelateerde pagina’s
| Filteren per label (inhoud per label) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Richtlijnen voor het maken van een nieuwe pagina
| Urgent |
|---|
Deze richtlijnen zijn niet vrijblijvend! |
Beschrijf altijd eerst wat het uitgangspunt is van je instructie
Houd de instructie stappen klein, simpel en concreet. Gebruik niet te veel stappen per deeltaak.
Gebruik directe taal in de je en jij-vorm
Gebruik nummers bij volgordelijke stappen, gebruik bullets bij opties of opsommingen
Letterlijke tekst uit de applicatie geven we schuin weer (geen aanhalingstekens gebruiken)
Maak gebruik van headers (startend met header 2) om de verschillende deeltaken te onderscheiden.
Ken de juiste labels toe aan dit artikel, door rechts onderaan de pagina op de labels te klikken. Dit kan alleen na publicaties van het artikel. Het gebruik van labels is belangrijk voor de vindbaarheid!!
Pas het Contentbylabel element aan de rechterzijde aan door op het pennetje te drukken en vul de labels in waarvan de gerelateerde pagina’s weergegeven moeten worden.
Pas de uitlijning van de header (en het kruimelpad) van de pagina aan zodat deze op de volledige paginabreedte wordt weergegeven. Dit doe je door op het knopje met de pijltjes te klikken rechts van de header.
Gooi tenslotte dit element met instructies volledig weg, door op de prullenbak onderaan dit element te drukken
Bij vragen of opmerkingen: bel of mail Merel😃
| Informatie |
|---|
Tip: Een tip of advies geven we op deze manier weer. Kies voor invoegen, infopaneel om dit element in te voegen |
| Urgent |
|---|
“Let op” opmerkingen geven we op deze manier weer. Kies voor invoegen, infopaneel om dit element in te voegen |
Historische contactpersonen vanuit een zaak bekijken
Opende zaak;
Ga naar tabblad Betrokkenen;
Zweef met je muis over de naam van de betrokkene. Djuma toont nu een zwevend kader met informatie bij de muiswijzer.
Wanneer er een historische contactpersoon aan de zaak gekoppeld is, dan is dit ook te zien in dit kader. Djuma plaatst dan de opmerking historisch achter de naam van de contactpersoon.
Je kunt deze historische contactpersoon niet meer selecteren als je het bedrijf opnieuw aan een bestaande of aan een nieuwe zaak koppelt.
Als je een e-mail wilt sturen vanuit een zaak die een “historisch” contactpersoon hebben, gebruikt Djuma automatisch het e-mailadres van het bedrijf.
Ook bij documentcreatie gebruikt Djuma niet meer de historische contactpersoon door middel van een “T.a.v.” in de adressering. Hier gebruikt Djuma enkel nog het bedrijf zelf in de adressering.
Op deze pagina
| Inhoudsopgave |
|---|
Gerelateerde pagina’s
| Filteren per label (inhoud per label) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|