Djuma Relatiebeheer

Standaard kun je in Djuma geen contactpersonen beheren bij bedrijven. Bij een zaak of klantcontact voeg je het bedrijf of de instelling toe als betrokkene en dat is het.
Maar voor sommige dingen heb je nu eenmaal altijd die specifieke specialist van het bedrijf / instelling nodig, terwijl je de volgende keer met een andere vraag een ander contactpersoon nodig hebt.

De module Djuma relatiebeheer is een optioneel af te nemen module die het mogelijk maakt om contactpersonen op te voeren en te beheren bij een bedrijf/instelling in Djuma.
Koppel je een bedrijf/instelling aan een zaak of klantcontact, dan kun je direct een contactpersoon toevoegen of een bestaande contactpersoon selecteren. Vervolgens kun je deze informatie direct uit de zaak halen. In 1 oogopslag weet je precies wie jij moet hebben binnen dat bedrijf / instelling.

Het koppelen van contactpersonen aan een bedrijf/instelling is zowel mogelijk voor bedrijven/instellingen die via de NHR-koppeling zijn opgehaald, als voor bedrijven/instellingen die in het Djuma beheerportaal zijn aangemaakt. Als jouw organisatie deze module heeft afgenomen dan mag iedereen die een bedrijf/instelling kan selecteren, een contactpersoon toevoegen, wijzigen of een bestaande contactpersonen selecteren.

Tonen van zaken en klantcontacten van een contactpersoon

Om een overzicht van zaken van een contactpersoon te krijgen, zoek je via “zoeken over alles” als eerste de betrokkene (Bedrijf/Instelling) op.

1. Geef de naam van het bedrijf of de instelling in het zoekveld.

2. Filter op Betrokkene.

3. Klik op de organisatie om deze te openen.
   Djuma toont het bedrijf met de gegevens en contactpersonen met daarnaast alle zaken die gekoppeld zijn aan dit bedrijf.

4. Selecteer een van de contactpersonen om alleen de zaken van deze contactpersoon weer te geven.

Contactpersonen gebruiken in een zaak

Een bestaande contactpersoon toevoegen aan een nieuwe of bestaande zaak

Tijdens de registratie van een nieuwe zaak kun je in een keer meteen een nieuwe of bestaande contactpersoon aan de zaak koppelen in de stap Betrokkenen.
Bij een bestaande zaak kun je dit alsnog toevoegen door de Betrokkenen alsnog toe te voegen of te wijzigen.

1. Bij het toevoegen of wijzigen van een Betrokkene, zoek en selecteer je eerst het bedrijf of de instelling.

   

2. Zodra je het bedrijf of instelling gekoppeld hebt, toont Djuma onderstaand scherm. Selecteer hierin de bestaande contactpersoon.

   

3. Druk op Opslaan

Toevoegen van een nieuwe contactpersoon bij een zaak

Tijdens de registratie van een nieuwe zaak, kun je in één keer meteen een nieuwe of bestaande contactpersoon aan de zaak koppelen in de stap Betrokkenen.
Bij een bestaande zaak kun je dit alsnog toevoegen door de Betrokkenen alsnog toe te voegen of te wijzigen.

1. Zoek en selecteer eerst het bedrijf of de instelling als betrokkene van de zaak.
   In onderstaande voorbeeld is het bedrijf “Flupke van de betuwe” al als initiator van de zaak geselecteerd. Voor dit bedrijf zijn in dit voorbeeld nog geen contactpersonen bekend.

   

2. Druk op de knop Voeg contactpersoon toe;

3. Djuma opent een nieuw scherm. Vul in het onderste deel van het scherm, de gegevens van de nieuw aan te maken contactpersoon in;

   

4. Druk op Opslaan.

Verzenden e-mail naar een contactpersoon vanuit een zaak

Zodra je een e-mail verstuurt vanuit Djuma en als Initiator van de zaak is een contactpersoon van een bedrijf / instelling geselecteerd, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van de betreffende contactpersoon.
Wanneer er geen contactpersoon is geselecteerd bij de zaak, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het gekoppelde bedrijf / instelling.
Wanneer er wel een contactpersoon is geselecteerd, maar bij de betreffende contactpersoon is geen e-mail adres ingevuld, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het bedrijf / instelling.

Contactpersonen gebruiken bij Djuma documentcreatie

Wanneer je een document maakt met behulp van een Djuma sjabloon en de de betrokkene is een contactpersoon van een bedrijf, dan neemt Djuma deze automatisch in de “adressering” op.
Djuma voegt dan een extra T.a.v. regel toe aan het adresblok.

Contactpersonen gebruiken in een klantcontact

Toevoegen van een bestaande contactpersoon aan een klantcontact

1. Zoek altijd eerst naar het bedrijf of de instelling bij registratie van het klantcontact;

2. Selecteer het bedrijf / de instelling. Djuma toont nu alle zaken en klantcontacten en alle contactpersonen van dit bedrijf;

3. Selecteer de bestaande contactpersoon.

Toevoegen van een nieuwe contactpersoon aan een klantcontact

1. Zoek en selecteer altijd eerst het bedrijf of de instelling bij registratie van het klantcontact. Djuma toont nu alle zaken en klantcontacten en alle contactpersonen van dit bedrijf;

2. Na de selectie van het bedrijf, druk je op de knop Voeg contactpersoon toe om een nieuwe contactpersoon toe te voegen;

3. Vul de gegevens van de betreffende contactpersoon zo volledig mogelijk in. Druk tenslotte op Opslaan.

   

Overzicht van klantcontacten en zaken van een contactpersoon

1. Zoek en selecteer een bedrijf. Zodra je een bedrijf selecteert, toont Djuma de klantcontacten en zaken van het bedrijf. Djuma toont ook de al bekende contactpersonen van dat bedrijf;

   

2. Selecteer een van de contactpersonen.
   

   

Verzenden e-mail naar een bedrijf/instelling of contactpersoon

Zodra je een e-mail verstuurt vanuit het klantcontact waaraan een contactpersoon van een bedrijf / instelling is gekoppeld, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van de betreffende contactpersoon.
Wanneer er geen contactpersoon is geselecteerd bij het klantcontact, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het gekoppelde bedrijf / instelling.
Wanneer er wel een contactpersoon is geselecteerd, maar bij de betreffende contactpersoon is geen e-mail adres ingevuld, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het bedrijf / instelling.

Beheren van contactpersonen

Het wijzigen van de gegevens van een contactpersoon kan voor medewerkers die klantcontacten mogen aanmaken op allebei de beschreven manieren.
Medewerkers die enkel zaken behandelen kunnen contactpersonen wijzigen via Zoeken.

Wijzigen van een contactpersoon tijdens aanmaken klantcontact

1. Zoek en selecteer het bedrijf of de instelling bij het klantcontact. Djuma toont nu de contactpersonen die bij dit bedrijf of de instelling zijn vastgelegd;

2. Druk op het potloodje achter de contactpersoon om de gegevens van een eerder vastgelegde contactpersoon te wijzigen;

   

3. Wijzig de gegevens van de betreffende contactpersoon;

4. Druk op Opslaan
   

Wijzig contactpersoon via zoeken

1. Zoek in Zoeken over alles op de naam van het bedrijf of de instelling;

2. Druk op het potloodje achter de naam van de contactpersoon om de gegevens van de contactpersoon te wijzigen.

   

3. Druk op Opslaan

Historisch maken van een contactpersoon

Het is niet mogelijk een contactpersoon te verwijderen, wel kun je een contactpersoon historisch maken.
Via het wijzigen van een contactpersoon kun je “historisch” op Ja zetten.

Zoeken van historische contactpersonen

Bij Zoeken over alles toont Djuma de historische contactpersonen - in eerste instantie - niet meer.
Door Toon ook historische contactpersonen aan te vinken, toont Djuma deze weer in de zoekresultaten.

Historische contactpersonen bekijken vanuit een klantcontact

Na het selecteren van het bedrijf toont Djuma historische contactpersoon - in eerste instantie - niet.
Vink Toon ook historische contactpersonen aan om deze te tonen. Op deze manier kun je ook de zaken en klantcontacten van historische contactpersonen bekijken.

Verzend je een e-mail vanuit een klantcontact met een historische contactpersoon, dan gebruikt Djuma het e-mailadres van het bedrijf.

Historische contactpersonen vanuit een zaak bekijken

1. Opende zaak;

2. Ga naar tabblad Betrokkenen;

3. Zweef met je muis over de naam van de betrokkene. Djuma toont nu een zwevend kader met informatie bij de muiswijzer.
   Wanneer er een historische contactpersoon aan de zaak gekoppeld is, dan is dit ook te zien in dit kader. Djuma plaatst dan de opmerking historisch achter de naam van de contactpersoon.
   

Je kunt deze historische contactpersoon niet meer selecteren als je het bedrijf opnieuw aan een bestaande of aan een nieuwe zaak koppelt.

Als je een e-mail wilt sturen vanuit een zaak die een “historisch” contactpersoon hebben, gebruikt Djuma automatisch het e-mailadres van het bedrijf.

Ook bij documentcreatie gebruikt Djuma niet meer de historische contactpersoon door middel van een “T.a.v.” in de adressering. Hier gebruikt Djuma enkel nog het bedrijf zelf in de adressering.