In Djuma zijn de volgende vertrouwelijkheidsniveaus opgenomen:
Vertrouwelijkheid
Betekenis
Openbaar
Intern iedereen. Extern iedereen
Iedereen mag de zaak inzien
Intern
Intern iedereen. Extern betrokkenen.
Intern: Alle interne medewerkers. Extern: Direct betrokkenen en medewerkers van een betrokken externe organisatorische eenheid mogen de zaak inzien
Zaakvertrouwelijk
Intern geautoriseerden. Extern betrokkenen.
Alleen interne medewerkers van gekoppelde (zowel in- als externe) afdelingen die vertrouwelijke zaken mogen inzien. Extern alleen de direct betrokken medewerkers bij de zaak
Vertrouwelijk
Intern geautoriseerden.
Alleen de direct betrokken interne medewerkers en medewerkers van gekoppelde interne afdelingen die vertrouwelijke zaken mogen inzien.
Persoonsvertrouwelijk
Alleen direct betrokken medewerkers.
Alleen de direct betrokken interne medewerkers mogen de zaak zien.
Standaard krijgen documenten hetzelfde vertrouwelijkheidsniveau als de zaak. Het is ook mogelijk om de vertrouwelijkheid op documentniveau te laten afwijken van de zaak. De vertrouwelijkheid kan dan alleen worden aangescherpt.
Wanneer een document aan meerdere zaken is gekoppeld dan krijgt het dezelfde rechten als de meest vertrouwelijke zaak.
Gebruikt jouw organisatie een klantportaal (PIP / Mijn Overheid)?
Dan kunnen burgers en bedrijven openbare, interne en zaakvertrouwelijke zaken inzien en zo de status van hun zaak volgen. Vertrouwelijke en persoonsvertrouwelijke zaken kunnen ze niet inzien.
Voor organisaties die niet in Djuma samenwerken met andere organisaties of niet communiceren via een Persoonlijke Internet Pagina / MijnOverheid, dan zijn de niveaus zaakvertrouwelijk en vertrouwelijk in de praktijk gelijk aan elkaar.