Documenten anonimiseren

Wat en waarom ?

Anonimiseren betekent: Het verwisselen van persoonsgegevens in gegevens die niet langer gebruikt kunnen worden om een natuurlijk persoon te identificeren. Het anonimiseren moet onomkeerbaar zijn.
De druk om overheidsinformatie te publiceren, delen of anderszins te ontsluiten neemt toe ( denk oa aan de Wet Open Overheid (WOO)) met als gevolg dat je (vaker) documenten moet delen of publiceren. Wanneer deze documenten persoonsgegevens bevatten van andere personen dan de aanvrager, dan kan het (conform de AVG) nodig zijn deze eerst te anonimiseren.
Het anonimiseren van documenten vanuit Djuma gebeurt met behulp van een externe applicatie (oa Datamask), hierna “Anonimiseer programma” genoemd. Djuma kan koppelen met dit programma. Deze oplossing maakt het mogelijk documenten op een geautomatiseerde manier vanuit Djuma te anonimiseren. De werking van het anonimiseer programma zelf wordt hier niet beschreven, wel beschrijven we hoe je het anonimiseren vanuit Djuma start en afhandelt.

Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken moet jouw organisatie een anonimiseer programma en een koppeling met Djuma hebben.
Ook moet de Djuma beheerder jou de rechten hebben toegekend om deze functie te mogen gebruiken op bepaalde, of alle zaaktypen.

Hoe werkt het?

Het beginpunt kan verschillen, afhankelijk van het soort document en de reden waarom je moet anonimiseren.
Soms wil je binnen een zaak een of meerdere documenten (die persoonsgegevens bevatten) delen met derden. In dat geval wil je deze documenten anonimiseren.
Soms moet je documenten delen naar aanleiding van een WOB verzoek. In dat geval heb je een zaak WOB verzoek waarbij je de documenten eerst moet verzamelen. Dit kunnen documenten zijn die zich al in Djuma bevinden, deze kun je dan aan meerdere zaken koppelen of je voegt nieuwe documenten toe aan de zaak.
Soms betreft het documenten die je als gemeente moet publiceren. In dat geval maak je in Djuma waarschijnlijk een nieuwe zaak (gemeentelijke publicatie), waar je de juiste documenten bij maakt en / of verzamelt.
Hoe dan ook; De te anonimiseren documenten staat bij elkaar in een zaak, voordat je begint met anonimiseren.

1. Selecteer de te anonimiseren documenten.

2. Druk op de knop Anonimiseer document.

   

   Djuma controleert nu of er van het document PDF versie beschikbaar is. Is dit niet het geval, dan volgt een melding dat Anonimiseren niet mogelijk is.
   Als het wel goed is, dan maakt Djuma van de geselecteerde documenten een documentset.

   

   Djuma geeft aan het anonimiseer programma aan welk documenten het betreft. Het anonimiseer programma haalt de documenten op.
   Is het ophalen goed gegaan, dan toont Djuma de knop Ga naar anonimiseren.  

3. Druk op de knop Ga naar Anonimiseren.
   Hiermee open je het anonimiseer programma waarin je de aangeboden documenten kunt anonimiseren.
   Het programma kan jou hints geven (hier in het geel), en / of je kunt zelf handmatig selecteren welke gegevens moeten worden vervangen.

4. 

   Geef tenslotte in het anonimiseer programma aan dat je klaar bent.
   Djuma ontvangt nu op de achtergrond de geanonimiseerde documenten, dit kan enkele minuten duren.
   Ververs na enkele minuten je scherm in Djuma ( of ga in de tussentijd iets anders doen en kom later terug in de zaak).
   Als alle documenten zijn ontvangen, dan zie je deze staan in de zaak als nieuwe documenten. Deze documenten hebben het documenttype Geanonimiseerd en ook aan de titel is de tekst (Geanonimiseerd) toegevoegd.