Objecten in Djuma

Het is mogelijk om in Djuma objecten vast te leggen. Maar wat is een object nu eigenlijk? En wat heb ik er aan?
In veel gevallen gaat het om concrete tastbare objecten zoals speeltoestellen, bruggen of bepaalde locaties zoals parken of gebouwen.
Maar bijvoorbeeld ook abstracte dingen zoals een (personeels-)dossier, een vacature, een contract, of een verzekering kunnen worden vastgelegd als een object.
Eigenlijk zijn er allerhande dingen (die geen zaken zijn!!) die je als organisatie wilt kunnen vastleggen, bijvoorbeeld omdat je wilt bijhouden hoeveel je ervan hebt, of waar het ligt, of omdat er een bepaalde datum bewaakt moet worden. En natuurlijk ook omdat je zaken makkelijk wilt kunnen terugvinden die gaan over dat object.

De beheerder van Djuma kan diverse objecttypen in Djuma inrichten. Per objecttype bepaald de beheerder welke eigenschappen dat object heeft en welke betrokkenen er zijn. Daarbij wordt ook vastgelegd bij welke zaaktypen deze objecttypen gebruikt (mogen of moeten) worden.
In hoofdzaak zijn er twee soorten objecten:

• Objecten die afkomstig zijn uit een koppelvlak (dan gaat het vaak om ruimtelijke objecten).

• Objecten die door de Djuma beheerder zelf worden gemaakt in Djuma.
  

Wat kan wel of niet met objecten

• Een register maken en bijhouden van objecten.

• Een “kapstok” creëren om zaken aan te relateren om zo te zien wat er allemaal speelt rond een bepaald iets

• Als je veel zaken moet starten over iets en je wilt daarbij bepaalde kenmerken overnemen.

• Op basis van deze kapstok meerdere zaken tegelijk in bulk starten.

• Een signaaldatum of einddatum bewaken en bij het bereiken van die datum automatisch een nieuwe zaak starten.

De oplossing is dus inzetbaar voor heel veel verschillende toepassingen. En hoewel er veel toepassingen zijn te bedenken op basis van een objectregistratie zijn de mogelijkheden ook niet eindeloos. De volgende dingen zijn niet mogelijk met objecten:

• Het is niet mogelijk om documenten te koppelen aan objecten. Wanneer er documenten ontvangen of verzonden worden, dan is er volgens de principes van het zaakgericht werken meestal sprake van een zaak. De documenten moeten daarom in de zaak vastgelegd worden. Uiteraard kun je de zaak wel aan een object relateren.

• Het is niet mogelijk om objecten aan elkaar te koppelen.

• Objecten worden aangemaakt door een objectbeheerder. Daarmee is geborgd dat er geen wildgroei ontstaat in deze objecten. 
  Wanneer het gaat om een register van fysieke objecten dan is dit meestal wenselijk.
  Maar wanneer het gaat om een proces waarbij er geregeld nieuwe objecten bijkomen, bijvoorbeeld wanneer contracten als object worden geregistreerd, dan kan dit soms onhandig zijn. Als work-around kan de objectbeheerder in dat geval blanco objecten aanmaken, die de medewerker vervolgens kan invullen voor het vastleggen van een nieuw contract.

• Betrokkenen die reeds bekend zijn in Djuma kunnen worden toegevoegd aan een object. Het is echter niet mogelijk om vanuit een object een nieuwe betrokkene aan te maken. Nieuwe betrokkenen of contactpersonen opvoeren kan alleen in het kader van een zaak.

Bij het inrichten en inzetten van een toepassing op basis van objecten is het van belang om rekening hiermee te houden.