Vertrouwelijkheidsniveaus
In Djuma zijn de volgende vertrouwelijkheidsniveaus opgenomen:
Vertrouwelijkheid | Betekenis |
Openbaar | Iedereen mag de zaak inzien |
Intern | Alle interne medewerkers, extern direct betrokkenen en medewerkers van een betrokken externe organisatorische eenheid mogen de zaak inzien |
Zaakvertrouwelijk | Alleen medewerkers van gekoppelde (zowel in- als externe) afdelingen die vertrouwelijke zaken mogen inzien en de interne én externe direct betrokkenen bij de zaak |
Vertrouwelijk | Alleen medewerkers van gekoppelde interne afdelingen die vertrouwelijke zaken mogen inzien en de interne direct betrokkenen bij de zaak |
Persoonsvertrouwelijk | Alleen de direct betrokken interne medewerkers mogen de zaak zien. |
Let op: Gebruikt jouw organisatie een klantportaal (PIP / Mijn Overheid)?
Dan kunnen burgers en bedrijven openbare, interne en zaakvertrouwelijke zaken zien en de status van hun zaak volgen.
Vertrouwelijke en persoonsvertrouwelijke zaken kunnen ze niet zien.
De documenten van deze zaken kunnen alleen worden ingezien in het Portaal als er bij het document ook Tonen in Portaal is aangevinkt.
Voor organisaties die niet in Djuma samenwerken met andere organisaties of niet communiceren via een Persoonlijke Internet Pagina / MijnOverheid, dan zijn de niveaus zaakvertrouwelijk en vertrouwelijk in de praktijk gelijk aan elkaar.
Zaakvertrouwelijkheid wijzigen
Per zaaktype wordt ingericht wat het juiste vertrouwelijkheidsniveau is. Bij het aanmaken van een zaak wordt dit overgenomen naar de zaak.
De vertrouwelijkheid van een zaak kan worden getoond in de omschrijving van de zaak in de overzichten. Dit is afhankelijk van de inrichting op het zaaktype.
De vertrouwelijkheid van een zaak kun je als volgt controleren en aanpassen;
Open de betreffende zaak;
Druk op de knop Bepaal vertrouwelijkheid.
Djuma toont het scherm Bepaal vertrouwelijkheid. In dit scherm zie je de vertrouwelijkheid die nu van toepassing is op de zaak.
Vul in de velden Intern en Extern in wie de zaak mogen zien.
Djuma vertaalt dit naar het juiste vertrouwelijkheidsniveau. De documenten krijgen dezelfde vertrouwelijkheid als de zaak.
Tip: Wanneer je de zaak minder vertrouwelijk hebt gemaakt, adviseren we jou om even te controleren of er geen documenten in de zaak zitten die niet door een grotere groep mensen gezien mag worden. Indien dat het geval is, kun je de vertrouwelijkheid van betreffende documenten aanpassen afwijkend van de zaakvertrouwelijkheid.
Documentvertrouwelijkheid wijzigen
Standaard krijgt een document hetzelfde vertrouwelijkheidsniveau als de zaak.
Het is mogelijk om de vertrouwelijkheid op documentniveau te laten afwijken van de zaak. De vertrouwelijkheid kan dan alleen worden aangescherpt.
Wanneer een document aan meerdere zaken is gekoppeld dan krijgt het dezelfde rechten als de meest vertrouwelijke zaak.
De vertrouwelijkheid van een bestaand document kun je als volgt controleren en aanpassen;
Ga in de zaak naar tabblad documenten en open de documentgegevens;
In het veld vertrouwelijkheid staat welke vertrouwelijkheid er nu van toepassing is op het document.
Klik op het lijstje onder de weergegeven vertrouwelijkheid om een ander vertrouwelijkheidsniveau te kiezen voor dit document;
Om jou te helpen bij het kiezen van het juiste vertrouwelijkheidsniveau, toont Djuma een korte omschrijving van het vertrouwelijkheidsniveau in plaats van de naam van de vertrouwelijkheid. Kies de juiste vertrouwelijkheid en druk op Opslaan.
Deze korte omschrijving is als volgt:
Vertrouwelijkheid | Korte omschrijving |
|---|---|
Openbaar | Intern iedereen. Extern iedereen |
Intern | Intern iedereen. Extern betrokkenen. |
Zaak vertrouwelijk | Intern geautoriseerden. Extern betrokkenen. |
Vertrouwelijk | Intern geautoriseerden. |
Persoonsvertrouwelijk | Alleen direct betrokken medewerkers. |