Dit is een optioneel af te nemen functie. Na afname door jouw organisatie , kan jouw Djuma beheerder de rechten toekennen aan bepaalde mensen (of aan iedereen) in de organisatie om deze functie te gebruiken. Doorgaans wordt deze functie toegekend aan de behandelaar van de zaak.
Het kan wenselijk zijn om aangepaste sjablonen te maken om optimaal gebruik te maken van deze functie. Neem contact op met jouw Djuma beheerder voor overleg hierover.
Zoek naar de zaken waarvoor je de documenten in bulk wenst te genereren.
Let op : De zaken dienen een gezamenlijk documentsjabloon te hebben en Djuma kan voor maximaal 100 zaken tegelijk een document genereren. Zorg ervoor dat je zoekvraag specifiek genoeg is zodat je voldoet aan deze voorwaarden.
Tip: Maak bij het zoeken gebruik van de filters en indien mogelijk op zaaktype en op status van de zaak. Wanneer je een uitgebreide zoekvraag nodig hebt om het juiste resultaat te verkrijgen sla je zoekvraag dan op zodat je deze een volgende keer makkelijk kunt hergebruiken.
Filter op zaaktype, dan weet je in elk geval zeker dat de gevonden zaken een gemeenschappelijk documentsjabloon hebben.
2. Er verschijnt een knop Genereer document rechtsboven de resultaatlijst om een document te generen voor elke gevonden zaak (als de gevonden zaken een gezamenlijk documentsjabloon hebben). Druk op de knop Genereer document.
3. Kies het gewenste sjabloon en druk op Volgende.
4. Djuma toont een voorbeeld op basis van een zaak uit de selectie. Vul eventueel lege velden in het sjabloon in en maak waar nodig de juiste keuzes, zoals bijvoorbeeld de aanhef of de ondertekening.
Djuma plaatst dan de ingevulde tekst en keuze in elk van de aangemaakte documenten.
N.B. Je kunt geen wijzigingen of aanvullingen aanbrengen in velden waarin een expressie staat, omdat Djuma telkens per zaak de gegevens ophaalt.
5. Druk tenslotte op Genereer.
Djuma toont de voortgang van de documentgeneratie.
Het kan gebeuren dat het bij een of meerdere zaken niet is gelukt om een document te genereren. Djuma toont dit door in bovenstaand scherm een kruisje achter de zaak te plaatsen in de kolom status.
Hier kunnen verschillende oorzaken voor zijn; de meest voor de hand liggende oorzaken zijn dat je geen rechten hebt voor de betreffende zaak of dat de zaak reeds afgehandeld is.
Tip: Noteer het zaaknummer waar het niet goed is gegaan en zoek de betreffende zaken achteraf op. Vraag eventueel hulp van je Djuma beheerder wanneer het niet duidelijk is waarom de documentgeneratie niet is gelukt.
Wanneer Djuma achter elk zaaknummer een vinkje toont mag je het scherm sluiten.
Djuma heeft de documenten in de zaak geplaatst. De documenten staan meteen op Definitief.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s