Deze pagina beschrijft de stappen om te komen tot een gepubliceerd document op Djuma OpenInfo.
Wil je weten wat Djuma Open info is kijk dan hier voor meer informatie over Djuma OpenInfo als Openbaar zoekportaal.

Publicatie proces starten

Het startpunt voor het publicatieproces is een inhoudelijke zaak.

Technisch gezien is het mogelijk om rechtstreeks vanuit die inhoudelijke zaak documenten te publiceren naar Djuma OpenInfo, maar wij adviseren om eerst een vervolgzaak te starten waarin alle (geanonimiseerde) te publiceren documenten verzameld worden.
In deze instructie gaan wij ervan uit dat er een zaaktype aanwezig en ingericht is, specifiek voor het publiceren naar Djuma OpenInfo. In dit zaaktype zijn de benodigde fasen, controles en checks ingericht.

Als voorbeeld starten we het publicatieproces vanuit een inhoudelijke zaak van het zaaktype aanvraag evenementenvergunning, vanuit deze inhoudelijke zaak starten wij een vervolgzaak van het zaaktype Publicatie.

1. Druk op tabblad Context op de knop Voeg nieuwe vervolgzaak toe.

2. Kies het juiste zaaktype voor het publiceren. Idealiter is dit een zaaktype dat specifiek is ingericht met de juiste stappen en controles voor het publiceren naar Djuma OpenInfo. Registreer de Publicatie zaak volgens de bekende wizard.

   1. Djuma neemt de omschrijving en betrokkene vanuit de inhoudelijke zaak over, pas deze eventueel aan zodat deze geschikt zijn voor openbare publicatie.

   2. De behandelaar is meestal bij de eerste status verplicht en moet dus bij registratie al bepaald worden.

   3. Documenten gaan we pas later koppelen, dit tabblad kan bij de registratie dus leeg blijven.

   4. Bij het tabblad context is de inhoudelijke zaak reeds gekoppeld.

   5. Druk tenslotte op ‘Registreer’.

Documenten koppelen aan het publicatieproces

Na registratie van de publicatiezaak komen we automatisch terug in de inhoudelijke zaak.

1. Ga nu naar het tabblad Documenten. 💡 Controleer of de benodigde documenten niet meer In bewerking staan.

2. Selecteer nu de documenten die ook in het publicatieproces opgenomen moeten worden.

3. Druk op de knop Koppel.

4. Zoek en kies de (zojuist aangemaakte) publicatie zaak.

   

5. Zet het vinkje bij de eventuele waarschuwing en druk op de knop Opslaan.
   N.B. afhankelijk van jouw rechten krijg jij hier wel of niet de mogelijkheid om documenten ook te verplaatsen. Let op dat je de document Koppelt en niet verplaatst.

Aan de icoontjes is te zien dat de documenten aan meerdere zaken zijn gekoppeld.

Uitvoeren publicatieproces

Het uitvoeren van het publicatie proces is niet altijd in handen van dezelfde persoon als degene die de inhoudelijke zaak behandeld. Als jijzelf beide zaken doet, dan kun je nu direct de publicatiezaak openen vanuit het context tabblad van de inhoudelijke zaak of vanuit Mijn zaken.
Wanneer iemand anders de publicatiezaak heeft gestart, dan ontvang jij deze zaak in jouw werkvoorraad, je ontvangt hier dan ook een notificatie van.

Fase: Vaststellen documenten

1. Open de zaak de zaak vanuit Mijn zaken.

2. Start en behandel de fase Vaststellen documenten

   1. 💡 Let er bij deze fase op of er sprake is van een derde belanghebbende die bezwaar zou kunnen hebben tegen het openbaar maken van deze documenten.

   2. Controleer of alle benodigde documenten aanwezig zijn , voeg eventueel documenten toe.

De documenten zijn overgenomen vanuit de inhoudelijke zaak ( of zaken).
In de door ons geadviseerde zaaktype inrichting is dit een check in deze fase van behandeling:
Is er naast de gemeente en verzoeker voor het openbaren van de documenten nog een derde belanghebbende die bezwaar kan hebben tegen het openbaar maken van deze documenten?

3. Rond tenslotte deze fase af.

Fase: Voorbereiden voor publicatie

1. Start en behandel de fase Voorbereiden voor publicatie op de tijdlijn van de zaak.

2. Sluit deze fase middels het bevestigen van de drie acties en de knop ‘Markeer als Gereed voor publicatie’ op de tijdlijn.

Fase: Publiceren

1. Ga nu naar het tabblad documenten.

2. Selecteer documenten die openbaar gemaakt moeten worden op Djuma OpenInfo.

3. Kies voor de functie Publiceer - Djuma OpenInfo.

4. Controleer nogmaals of de juiste documenten geselecteerd zijn en de bijbehorende vertrouwelijkheid en druk op de knop Publiceer.

5. Djuma toont de status. Controleer of alle geselecteerde documenten ook werkelijk zijn gepubliceerd naar Djuma OpenInfo.

.

Achteraf is ook nog altijd zichtbaar in de zaak welke documenten zijn gepubliceerd op het klantportaal, en/of op Djuma Openinfo.

Depubliceer

Ondanks alle controles kan het soms toch nodig zijn een document te verwijderen van Djuma OpenInfo.
Dit wil niet zeggen dat je daarom minder zorgvuldig hoeft te controleren voorafgaand aan de publicatie. Een documenten dat eenmaal openbaar toegankelijk is geweest, kan tenslotte al door diverse partijen gezien ( of gekopieerd) zijn.

Middels het selecteren van het betreffende document en de functie Depubliceer - Uit Djuma OpenInfo zijn documenten ook weer van Djuma OpenInfo te verwijderen.

Afronden van het publicatieproces

1. Voor het sluiten van de zaak moet je ( net als bij alle andere zaken) het resultaat invullen.

2. Druk op functie Bepaal resultaat, vul het juiste resuktaat in en sla op.

3. Sluit deze fase met de knop ‘Markeer als Afgehandeld’ op de tijdlijn.