Versies vergeleken

Oude versie 1

changes.mady.by.user Merel Paulssen

Opgeslagen op

in vergelijking met

Nieuwe versie Huidige

changes.mady.by.user Merel Paulssen

Opgeslagen op

Sleutel

  • Deze regel is toegevoegd.
  • Deze regel is verwijderd.
  • Formattering is gewijzigd.

Deze pagina beschrijft de stappen om te komen tot een publicatie op Djuma OpenInfogepubliceerd document op Djuma OpenInfo.
Wil je weten wat Djuma Open info is kijk dan hier voor meer informatie over Djuma OpenInfo als Openbaar zoekportaal.

Publicatie proces starten

Het startpunt voor het publicatieproces is een inhoudelijke zaak. Vanuit deze inhoudelijke zaak start je een vervolgzaak.

Technisch gezien is het mogelijk om rechtstreeks vanuit die inhoudelijke zaak documenten te publiceren naar Djuma OpenInfo, maar wij adviseren om eerst een vervolgzaak te starten waarin alle (geanonimiseerde) te publiceren documenten verzameld worden.
In deze instructie gaan wij ervan uit dat er een zaaktype aanwezig en ingericht is, specifiek voor het publiceren naar Djuma OpenInfo. In dit zaaktype zijn de benodigde fasen, controles en checks ingericht.

Als voorbeeld starten we het publicatieproces vanuit een inhoudelijke zaak van het zaaktype aanvraag evenementenvergunning, vanuit deze inhoudelijke zaak starten wij een vervolgzaak van het zaaktype Publicatie.

  1. Druk op tabblad Context op de knop Voeg nieuwe vervolgzaak toe.

  2. De volgende stap is de registratie van Kies het juiste zaaktype voor het publiceren. Idealiter is dit een zaaktype dat specifiek is ingericht met de juiste stappen en controles voor het publiceren naar Djuma OpenInfo. Registreer de Publicatie zaak volgens de bekende wizard.

    1. Djuma neemt de omschrijving en betrokkene

    worden

    1. vanuit de inhoudelijke zaak over, pas deze eventueel aan zodat deze geschikt zijn voor openbare publicatie.

    2. De behandelaar is meestal bij de eerste status verplicht en moet dus bij registratie al bepaald worden.

    3. Documenten gaan we pas later koppelen,

    het

    1. dit tabblad kan bij de registratie dus leeg blijven.

    2. Bij het tabblad context is de inhoudelijke zaak reeds gekoppeld

    , er kan dan ook voor ‘Registreer’ worden gekozen

    1. .

    2. Druk tenslotte op ‘Registreer’.

De inrichting van dit zaaktype kan per organisatie verschillen. Mocht dit binnen jouw gemeente niet wenselijk zijn, dan kan bij de eerste status van het zaaktype de verplichting worden verwijderd. Ook kan het publicatieproces bij het zaaktype op een vaste OE worden geplaatst, zie hiervoor de instructie voor het importeren van het publicatieproces/zaaktypeHet zaaktype voor publicatie kan wel of niet op een vaste organisatorische eenheid en / of behandelaar worden toegewezen. Idealiter zitten in dit zaaktype ook de benodigde instructies en controles voor het openbaar publiceren verwerkt.

Documenten koppelen aan het publicatieproces

Na registratie van het publicatieproces de publicatiezaak komen we automatisch terug in de inhoudelijke zaak.

  1. Ga nu naar het tabblad Documenten.

Zorg ervoor dat de

  1. 💡 Controleer of de benodigde documenten niet meer In

behandeling

  1. bewerking staan

!

  1. .

  2. Selecteer nu de documenten die ook in het publicatieproces opgenomen moeten worden

en kies voor ‘Verplaats of koppel’. In het zoekscherm kan het publicatieproces worden opgezocht. Kies de betreffende zaak.Image Removed

Let op! Kies hier voor “Koppel document(en) ook aan zaak xxxx”!

  1. .

  2. Druk op de knop Koppel.

  3. Zoek en kies de (zojuist aangemaakte) publicatie zaak.

    image-20240521-120849.pngImage Added

  4. Zet het vinkje bij de eventuele waarschuwing en

kies voor Opslaan.Image RemovedMiddels de icoontjes is binnen de zaak altijd te zien of/welke

  1. druk op de knop Opslaan.
    N.B. afhankelijk van jouw rechten krijg jij hier wel of niet de mogelijkheid om documenten ook te verplaatsen. Let op dat je de document Koppelt en niet verplaatst.

Tip

Aan de icoontjes is te zien dat de documenten aan meerdere zaken zijn gekoppeld.

Image Removed

Image Added

Behandelen publicatieprocesOpen nu het publicatieproces

Uitvoeren publicatieproces

Het uitvoeren van het publicatie proces is niet altijd in handen van dezelfde persoon als degene die de inhoudelijke zaak behandeld. Als jijzelf beide zaken doet, dan kun je nu direct de publicatiezaak openen vanuit het context tabblad van de inhoudelijke zaak of vanuit Mijn zaken.
Wanneer iemand anders de publicatiezaak heeft gestart, dan ontvang jij deze zaak in jouw werkvoorraad, je ontvangt hier dan ook een notificatie van.

Urgent

Deze beschrijving is gebaseerd op de door ons geadviseerde zaaktype inrichting. De precieze stappen, namen en controles van het publicatieproces kunnen daarom in jouw organisatie afwijken.

Fase: Vaststellen documenten

De documenten zijn overgenomen vanuit de inhoudelijke zaak, uiteraard kunnen ook nog altijd aanvullende documenten worden toegevoegd aan het publicatieproces.

  1. Open de zaak de zaak vanuit Mijn zaken.

  2. Start en behandel de fase Vaststellen documenten

    1. 💡 Let er bij deze fase op of er sprake is van een derde belanghebbende die bezwaar zou kunnen hebben tegen het openbaar maken van deze documenten.

    2. Controleer of alle benodigde documenten aanwezig zijn , voeg eventueel documenten toe.

Paneel
bgColor#DEEBFF

De documenten zijn overgenomen vanuit de inhoudelijke zaak ( of zaken).
In de door ons geadviseerde zaaktype inrichting is dit een check in deze fase van behandeling:
Is er naast de gemeente en verzoeker voor het openbaren van de documenten nog een derde belanghebbende die bezwaar kan hebben tegen het openbaar maken van deze documenten?

Image Modified
Sluit

  1. Rond tenslotte deze fase

middels het maken van de keuze en de knop ‘Markeer als Documenten vastgesteld ’op de tijdlijn

  1. af.

Fase: Voorbereiden voor publicatie

  1. Start en behandel de fase Voorbereiden voor publicatie op de tijdlijn van de zaak.

Paneel
bgColor#DEEBFF

In de door ons geadviseerde zaaktype inrichting zijn er drie controle punten ingericht in het zaaktype.
Controleer de documenten op de volgende aandachtspunten en bevestig de drie

controles.

controlespunten:

  • Alle vertrouwelijke informatie is weggelakt.
    Controleer de documenten

en indien Image Removed

Vervolgens zijn de aangeboden documenten te zien onder het documentenoverzicht. Kies hier voor Toon meer en vervolgens de knop ‘Ga naar anonimiseren’.

Image Removed

Binnen de betreffende anonimiseer-applicatie kunnen de documenten worden aangepast. Na het afronden worden de geanonimiseerde documenten toegevoegd aan het publicatieproces als nieuwe registraties.

Image RemovedImage Removed

  • op aanwezigheid van persoonlijke informatie. Indien nodig kunnen documenten in deze fase (aslnog) worden geanonimiseerd.

Selecteer de documenten en kies voor de functie ‘Anonimiseer’.



  • Tip: Als je in deze fase documenten gaat anonimiseren wees je er dan van bewust dat bij het anonimiseren een nieuwe versie van het document wordt gemaakt.
    Deze nieuwe versie ga je vervolgens publiceren.
    Als het wenselijk is dat ook in de inhoudelijke zaak zichtbaar is dat er een geanonimiseerde en gepubliceerde versie bestaat van het document dan kun je dit wellicht beter vanuit de inhoudelijke zaak doen. Wanneer dit voor de inhoudelijke zaak niet relevant is dan kun je dit beter vanuit de publicatiezaak doen.

    Meer uitleg over het anonimiseren van documenten met behulp van Djuma vind je op de pagina Documenten anonimiseren.

  • De documenten zijn digitoegankelijk
    Controleer de documenten op digitoegankelijkheid.

  • De documenten zijn voorzien van een elektronisch waarmerk

Selecteer nu het document en kies voor de functie ‘Onderteken’ en bevestig dit middels de knop ‘Onderteken’. Het document is nu voorzien van een elektronisch waarmerk.

Image RemovedImage RemovedImage Removed

  • .
    Indien nodig kunnen documenten in deze fase (alsnog) digitaal worden ondertekend. Afhankelijk van doel en context moet het document waarschijnlijk eerst ondertekend en daarna geanonimiseerd worden. Meer uitleg over het digitaal ondertekeken van documenten met behulp van Djuma vind je op de pagina Elektronisch ondertekenen van een document.

  1. Sluit deze fase middels het bevestigen van de drie acties en de knop ‘Markeer als Gereed voor publicatie’ op de tijdlijn.

Fase: Publiceren

  1. Ga nu naar het tabblad documenten

en selecteer

  1. .

  2. Selecteer documenten die openbaar gemaakt moeten worden op Djuma OpenInfo

, kies hier

  1. .

  2. Kies voor de functie Publiceer - Djuma OpenInfo.

    Let op het overzicht en

    1. Controleer nogmaals of de juiste documenten geselecteerd zijn en de bijbehorende vertrouwelijkheid en

    kies voor

    1. druk op de knop

    ‘Publiceer’

    1. Publiceer.

      Let altijd op

      1. Djuma toont de status

      die wordt aangegeven om te controleren

      1. . Controleer of alle

      geselecteerd

      1. geselecteerde documenten ook werkelijk zijn gepubliceerd naar Djuma OpenInfo.

      Middels het betreffende icoon is altijd te zien welke documenten op Djuma OpenInfo zijn gepubliceerd.

      Informatie

      Achteraf is ook nog altijd zichtbaar in de zaak welke documenten zijn gepubliceerd op het klantportaal, en/of op Djuma Openinfo.

      Image Modified

      Depubliceer

      Ondanks alle controles kan het soms toch nodig zijn een document te verwijderen van Djuma OpenInfo.
      Dit wil niet zeggen dat je daarom minder zorgvuldig hoeft te controleren voorafgaand aan de publicatie. Een documenten dat eenmaal openbaar toegankelijk is geweest, kan tenslotte al door diverse partijen gezien ( of gekopieerd) zijn.

      Middels het selecteren van het betreffende document en de functie Depubliceer - Uit Djuma OpenInfo zijn documenten ook weer van Djuma OpenInfo af te halen, mocht er een fout zijn gemaaktte verwijderen.

      Image RemovedImage Removedimage-20240521-125514.pngImage Added

      Voordat het publicatieproces afgehandeld kan worden dient eerst het resultaat 'Afgehandeld' te worden gekozen. Dit kan middels de functie Bepaal resultaat. 

      Sluit deze fase en het gehele publicatieproces middels het bevestigen van de actie en de

      Afronden van het publicatieproces

      1. Voor het sluiten van de zaak moet je ( net als bij alle andere zaken) het resultaat invullen.

      2. Druk op functie Bepaal resultaat, vul het juiste resuktaat in en sla op.

      3. Sluit deze fase met de knop ‘Markeer als Afgehandeld’ op de tijdlijn.

      Urgent

      Let op, na deze actie kan de zaak niet meer gewijzigd worden!

Op deze pagina

Inhoudsopgave

Gerelateerde pagina’s

Filteren per label (inhoud per label)showLabelsfalseshowSpacefalsecqllabel = "kb-how-to-article"

Documenten anonimiseren

Elektronisch ondertekenen van een document

Context van de zaak

Document verplaatsen naar of koppelen aan een andere zaak