Binnen Djuma zijn er verschillende manieren waarop je een document digitaal of elektronisch kunt ondertekenen.
Zelf ondertekenen. Deze verschillen niet alleen technisch van elkaar, maar hebben ook een andere juridische waarde.
Of en wanneer een document ondertekend moet worden en welk niveau van ondertekening nodig is, is afhankelijk van het document.
Ankie geeft in de Live webinar van 17 juni 2021 meer uitleg over de verschillende niveaus van ondertekening.
Zie ook de Handreiking elektronische handtekening van de VNG over dit onderwerp.
Elektronisch ondertekenen in Djuma
In de eerste plaats kan dit kun je een document elektronisch ondertekenen met de eigen functionaliteit van Djuma.
Deze functionaliteit is optioneel af te nemen door jouw organisatie en kun je gebruiken wanneer de Djuma beheerder in jouw organisatie jou hier rechten voor heeft gegeven en de documentsjablonen daarop ingericht zijn.
Voordat een document ter ondertekening aangeboden kan worden, moet het document de status definitief hebben.
Selecteer het document;
Druk op de knop Onderteken document.
Wanneer je ook nog een andere methode ter beschikking hebt, dien je eerst te kiezen voor Zelf ondertekenen. Anders ga je vanzelf door naar de volgende stap.Djuma toont een pop-up scherm; druk op Onderteken.
| Tip |
|---|
Het document is nu ondertekend. In het document zelf staat een watermerk waaraan zichtbaar is dat het document is ondertekend en door wie en wanneer en eventueel met locatie, een reden en een logo van de gemeente. Standaard staat dit watermerk linksonderin links onderin het document, maar de beheerder kan dit ook anders inrichten in het documentsjabloon. |
De functionaliteit voor ondertekenen is vanaf 08-03-2021 uitgebreid.
Documenten die voor die datum ondertekend zijn, blijven ongewijzigd.
Deze documenten tonen in Djuma achter de status, de tekst [Digitaal ondertekend <naam ondertekenaar>], in plaats van het veertje dat voorheen getoond werd bij een ondertekend document.
Een nieuwe ondertekening herken je, naast de recente datum, doordat de ondertekening direct in het document zelf zichtbaar is.
Digitaal ondertekenen met behulp van ValidSign
Ondertekening met behulp van ValidSign is de tweede optie.De geavanceerde elektronische handtekening
De tweede optie is de geavanceerde elektronische handtekening.
Om deze optie te kunnen gebruiken moet jouw organisatie in de eerste plaats ValidSign aanschaffen.
In de tweede plaats moet het te ondertekenen document gemaakt zijn op basis van een sjabloon met de juiste inrichting voor ondertekening met ValidSign. Ondertekening met ValidSign de tool van ValidSign of Visma Addo afnemen. Daarnaast moet de Djuma beheerder in jouw organisatie een onderteken route inrichten en beschikbaar stellen.
Ondertekening met ValidSign of Visma Addo is ondertekenen met een hoger niveau van ondertekening. Doorgaans is dit alleen nodig voor bepaalde documenttypes.
Gekwalificeerd ondertekenen
Bij het ondertekenen met Valid sign is het ook mogelijk om gekwalificeerd te ondertekenen. Dit is nog een hoger niveau van ondertekening en is nodig voor specifieke documenten (veelal zijn dit documenten die voortkomen uit het bestuurlijk proces).Of iemand wel of niet gekwalificeerd is om een bepaald document te ondertekenen is afhankelijk van het document. Daarom moet jij zelf bij het vragen om de ondertekening in Djuma aangeven of dit wel of niet om een gekwalificeerde ondertekening gaat. Klik eenvoudig de optie gekwalificeerd aan om aan te geven dat dit document gekwalificeerd ondertekend moet worden.
Of en in welke gevallen je moet vragen om een gekwalificeerde ondertekening is afhankelijk van het document, het proces en de afspraken in jouw organisatie. Neem contact op met jouw key-user of Djuma beheerder voor meer informatie hieroverVraag om geavanceerde ondertekening
Het vragen om een geavanceerde handtekening gaat bijna hetzelfde als het vragen om ondertekening in Djuma zelf.
Selecteer het betreffende document.
Druk op de knop Onderteken document en kies voor Ondertekenen met ValidSign of Ondertekenen met VismaAddo (afhankelijk van welk tool jouw organisatie gebruikt).
3. Kies de gewenste ondertekenroute en geef eventueel een toelichting.
4. Druk op Opslaan.
Een document ondertekenen met ValidSign
Om een document elektronisch te ondertekenen met ValidSign hoef je niet in te loggen in Djuma.
Dit heeft als voordeel dat ook externen een document elektronisch kunnen ondertekenen en je de elektronische handtekening ook heel makkelijk kunt zetten op je smartphone of tablet.
Wanneer iemand anders om een ondertekening vraagt, dan krijg je hiervan een mailbericht.
Klik op de oranje knop Check your Documents. Hierop klikken leidt tot de inlog van ValidSign.
Onderteken het document.
Ondertekening is mogelijk op een laptop, maar ook op een smartfoon of tablet (met touchscreen!).
| Informatie |
|---|
Het is uiteraard ook mogelijk om zelf een brief te maken en die vervolgens zelf geavanceerd elektronisch te ondertekenen. |
Na ondertekening met Validsign
Nadat het ondertekenen is afgerond, ontvang je hiervan een notificatie in Djuma. Klik op de notificatie om naar de tijdlijn van de zaak te gaan en druk op gezienGezien. De
In de onderteken route op tabblad Documenten is ook zichtbaar op het documententabbladdoor wie en wanneer het document ondertekend is.
Na ondertekening is de status van het document Niet meer te wijzigen(Digitaal ondertekend).
Bij openen van het document wordt dit tevens geopend in de pdf viewer waar de handtekening zichtbaar is.
Daarnaast is er ook een bewijs van ondertekening zichtbaar in Djumawordt er bij ondertekening met ValidSign een tweede document in de zaak geplaatst met de auditlog van de ondertekening.
Een document ondertekenen met Visma Addo
Eva geeft in de live webinar van 17 juni 2021 een Live demonstratie van de ondertekening
met Visma Addo.
Om een document te ondertekenen met Visma Addo hoef je niet in te loggen in Djuma.
Dit heeft als voordeel dat ook externen een document elektronisch kunnen ondertekenen (denk bijvoorbeeld aan overeenkomsten) en je de elektronische handtekening ook heel makkelijk kunt zetten op je smartphone of tablet.
Wanneer iemand anders om een ondertekening vraagt, dan krijg je hiervan een mailbericht.
Dit ziet er als volgt uit;
Klik op de oranje knop check your Documents.
Hierop klikken leidt tot de inlog van validsign ( altijd handmatige inlog of single sing on??).
N.B. Wanneer je zelf jouw eigen brief ter ondertekening aanbiedt aan Validsign dan krijg je hiervan geen bericht, maar moet je op eigen initiatief inloggen in Validsign. Je komt dan in Validsign dashboard terecht.Het is afhankelijk van inrichting welke elementen
Op deze pagina
| Inhoudsopgave |
|---|
Gerelateerde pagina’s
| Filteren per label (inhoud per label) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Richtlijnen voor het maken van een nieuwe pagina
| Urgent |
|---|
Deze richtlijnen zijn niet vrijblijvend! |
Beschrijf altijd eerst wat het uitgangspunt is van je instructie
Houd de instructie stappen klein, simpel en concreet. Gebruik niet te veel stappen per deeltaak.
Gebruik directe taal in de je en jij-vorm
Gebruik nummers bij volgordelijke stappen, gebruik bullets bij opties of opsommingen
Letterlijke tekst uit de applicatie geven we schuin weer (geen aanhalingstekens gebruiken)
Maak gebruik van headers (startend met header 2) om de verschillende deeltaken te onderscheiden.
Ken de juiste labels toe aan dit artikel, door rechts onderaan de pagina op de labels te klikken. Dit kan alleen na publicaties van het artikel. Het gebruik van labels is belangrijk voor de vindbaarheid!!
Pas het Contentbylabel element aan de rechterzijde aan door op het pennetje te drukken en vul de labels in waarvan de gerelateerde pagina’s weergegeven moeten worden.
Pas de uitlijning van de header (en het kruimelpad) van de pagina aan zodat deze op de volledige paginabreedte wordt weergegeven. Dit doe je door op het knopje met de pijltjes te klikken rechts van de header.
Gooi tenslotte dit element met instructies volledig weg, door op de prullenbak onderaan dit element te drukken
Bij vragen of opmerkingen: bel of mail Merel😃
| Informatie |
|---|
Tip: Een tip of advies geven we op deze manier weer. Kies voor invoegen, infopaneel om dit element in te voegen |
| Urgent |
|---|
“Let op” opmerkingen geven we op deze manier weer. Kies voor invoegen, infopaneel om dit element in te voegen |
in het bericht op OPEN DOCUMENT;
Onderteken het document.
Je kunt om het document te ondertekenen een plaatje importeren of je kunt jouw handtekening live zetten in het onderteken vak.
Na ondertekening met Visma Addo
Nadat het document is ondertekend, ontvang je hiervan een notificatie in Djuma. Klik op de notificatie om naar de tijdlijn van de zaak te gaan en druk op Gezien.
Bij openen van het document wordt dit geopend in de pdf viewer waar de handtekening zichtbaar is.
Bij ondertekening in Visma Addo wordt er een extra pagina in het document zelf toegevoegd met de logboek van het document.
Daarnaast is er natuurlijk ook een bewijs van ondertekening zichtbaar in Djuma zelf. Na ondertekening is de status van het document Niet meer te wijzigen(Digitaal ondertekend) en in de route is zichtbaar wanneer en door wie is getekend.
Gekwalificeerd ondertekenen
Bij het geavanceerd ondertekenen is het ook mogelijk om gekwalificeerd te ondertekenen.
Dit is nog een hoger niveau van ondertekening en is nodig voor specifieke documenten (veelal zijn dit documenten die voortkomen uit het bestuurlijk proces, zoals bijvoorbeeld een Raadsbesluit).
Of iemand wel of niet gekwalificeerd is om een bepaald document te ondertekenen is afhankelijk van het document.
Daarom moet jij zelf bij het vragen om de ondertekening in Djuma aangeven of dit wel of niet om een gekwalificeerde ondertekening gaat.
Klik eenvoudig de optie gekwalificeerd aan om aan te geven dat dit document gekwalificeerd ondertekend moet worden.
Of en in welke gevallen je moet vragen om een gekwalificeerde ondertekening is afhankelijk van het document, het proces en de afspraken in jouw organisatie. Neem contact op met jouw key-user of Djuma beheerder voor meer informatie hierover.
Zie ook de Handreiking elektronische handtekening van de VNG over dit onderwerp.
De werkwijze voor het zetten van een gekwalificeerde elektronische handtekening is niet veel anders dan bij de geavanceerde handtekening. Het grote verschil tussen die twee is dat er een extra identificatie plaatsvind door degene die de handtekening moet zetten.
Op deze pagina
| Inhoudsopgave |
|---|
Gerelateerde pagina’s
| Filteren per label (inhoud per label) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|