Binnen Djuma kun je met Zoeken over alles heel eenvoudig zoeken in alle eigenschappen (of velden) en in de inhoud van zaken, documenten en objecten. Met behulp van filters kun je je zoekopties verder specificeren. Voor de meeste Djuma gebruikers is deze manier van zoeken heel eenvoudig en voldoende.
Maar soms heb je een hele specifieke zoekvraag die verder gaat dan de voor de hand liggende mogelijkheden. In dat geval kun je in Djuma gebruik maken van specifieke expressies (zoekvragen) die vooral geschikt zijn voor de ervaren Djuma gebruiker.
Op deze pagina staan de meest voorkomende zoekvragen met voorbeelden voor je uitgewerkt.
Mocht je er met deze voorbeelden toch niet uitkomen vraag dan aan jouw key-user of Djuma beheerder om jou te helpen.
Hij of zijn kan die zoekvraag wellicht voor jou maken en opslaan, zodat jij deze de volgende keer heel eenvoudig kunt hergebruiken.
Zoeken in datum velden
Zoeken op registratiedatum of datumrange van de zaak
Registratiedatum:
Als je zoekt op “vandaag” levert dat alles op wat er die dag is geregistreerd in Djuma.
“Vandaag-14” levert alles op dat er de afgelopen 14 dagen is geregistreerd.
Registratiedatum: 07-01-2021 geeft de zaken geregistreerd op 7 januari.
Registratiedatum: 07-01-2021+10 geeft de zaken geregistreerd in de 10 dagen vanaf 7 januari.
Ook op andere datum velden kun je specifiek zoeken, maar daarbij kun je enkel op de exacte datum zoeken. De datum moet bovendien ook op een andere wijze genoteerd worden.
Flexibele velden die door de beheerder zijn aangemaakt voor dat zaaktype kun je (nog) niet op deze wijze doorzoeken.
Zoeken op startdatum van de zaak
In veel gevallen is de startdatum van een zaak gelijk aan de registratiedatum. I bepaalde situaties is dit niet perse het geval en is het wenselijk om expliciet op de startdatum van de zaak te kunnen zoeken.
Om te zoeken op de startdatum 21 januari 2021 geef je in het zoekveld in: startdatum: 2021-09-30
Let op dit is hoofdlettergevoelig
Zoeken op einddatum van de zaak
De einddatum van een zaak is pas gevuld als de zaak beëindigd is.
Om te zoeken op de einddatum 30 september 2021 geef je in het zoekveld in: einddatum: 2021-09-30
Let op dit is hoofdlettergevoelig
Zoeken op uiterlijke einddatum van de zaak
De uiterlijke einddatum van een zaak wordt bepaald door de behandeltermijn zoals opgegeven in het zaaktype. De uiterlijke einddatum kan doorschuiven wanneer de behandeling van de zaak opgeschort of verlengd is.
Om te zoeken op de uiterlijke einddatum van een zaak op 30 september 2021 geef je in het zoekveld in: uiterlijkeEinddatumAfdoening: 2021-09-23
Let op dit is hoofdlettergevoelig
Zoeken op geplande einddatum van de zaak
Om te zoeken op de geplande einddatum van een zaak op 30 september 2021 geef je in het zoekveld in:
einddatumGepland: 2020-09-23
Let op dit is hoofdlettergevoelig
Zoeken op creatiedatum van een document
Djuma vult de creatiedatum automatisch met de datum waarop een document gecreëerd is (ingeval van documenten die je creëert in Djuma) of met de datum waarop het document in Djuma geplaatst is (in geval van documenten die buiten Djuma gemaakt zijn en vervolgens toegevoegd). Vaak is dit dezelfde datum als de registratiedatum, maar het kan voorkomen dat een document pas later daadwerkelijk geregistreerd is en dan komen deze twee data niet overeen.
Om te zoeken naar documenten die gecreëerd zijn op 18-12-2019 geef in het zoekveld dit in:
documentcreatiedatum: 2019-12-18
Let op dit is hoofdlettergevoelig
Zoeken op ontvangstdatum van een document
De ontvangstdatum van een document is een niet verplicht veld dat meestal handmatig gevuld door een medewerker op het moment van registratie. Afhankelijk van de geldende werkafspraken in een organisatie wordt deze altijd gevuld, of alleen in bepaalde gevallen, of nooit.
Om te zoeken op de ontvangstdatum van een document geef in het zoekveld dit in:
documentontvangstdatum: 2020-10-18
Let op dit is hoofdlettergevoelig
Zoeken in ja/nee velden (booleans)
Afgehandelde of openstaande zaken zoeken
Gedurende de behandeling van een zaak doorloopt de zaak de fasen zoals ingericht in het zaaktype. Dat kan als gevolg hebben dat een zaak die helemaal klaar is op het einde de zaakstatus Besloten, of Geleverd, of Afgehandeld, of Buiten behandeling gesteld etc kan hebben. Het is heel eenvoudig om te filteren op deze specifieke statussen, maar soms wil je al die zaken die klaar zijn, snel en in één overzicht vinden.
Je kunt alle afgehandelde zaken vinden met deze zoekopdracht
+isAfgehandeld: true
Uiteraard kun je op deze manier ook alle zaken vinden die nog niet afgehandeld zijn
+isAfgehandeld: false
Let op dit is hoofdlettergevoelig
Opgeschorte zaken zoeken
Je kunt alle zaken vinden die op dit moment opgeschort zijn met deze zoekopdracht:
+isOpgeschort: true
Let op dit is hoofdlettergevoelig
Zoeken in tekst velden
Om te zoeken naar een woord (bijvoorbeeld het woord subsidie) dat voorkomt in het veld omschrijving van de zaak gebruik je deze zoekopdracht:
omschrijving: subsidie
Hiermee krijg je alléén die resultaten waarbij het zoekwoord in het veld omschrijving voorkomt. Alle andere resultaten waarbij het woord subsidie ergens anders in de zaak of het document voorkomt worden hiermee uitgesloten.
Deze manier van zoeken kun je gebruiken in de volgende velden van een zaak:
omschrijving
Samenvatting
toelichting
En in de volgende velden van een document:
Documentbeschrijving
Documenttitel
Let op dit is hoofdlettergevoelig
Wanneer het zoekwoord bijzondere tekens bevat
Wanneer de waarde waar je naar zoekt bijzondere tekens bevat, geeft Djuma in sommige gevallen een melding fout in zoekexpressie. Bijvoorbeeld bij zoeken op de waarde csg/12345.
Wanneer je toch wilt zoeken naar de waarde csg/12345 in het veld omschrijving, dan dien je aanhalingstekens te zetten rond de te zoeken waarde.
Dus in dit voorbeeld gebruik je de zoekopdracht:
omschrijving: "csg/12345"
Zoeken naar zaken met een bepaald resultaat
Je kunt ook zoeken naar alle zaken met een bepaald resultaat; zoasl vergunningen die toegekend zijn of subsidies die afgewezen of afgebroken zijn. In het zoekveld plaats je dan het woord resultaat, dubbele punt, spatie gevolgd door het betreffende resultaat, letterlijk zoals dit is benoemd in het zaaktype.
Bijvoorbeeld voor alle afgebroken zaken:
resultaat: Afgebroken
Zoeken naar zaken van een bepaald zaaktype
Bij het zoeken naar zaken kun je heel eenvoudig filteren op het zaaktype. Bij deze filter worden de 10 meest voorkomende zaaktypen weergegeven. Maar soms zoek je naar zaken van een zaaktype dat niet voorkomt in dit lijstje.
Zoeken naar een of meerdere woorden in het veld zaaktype;
Bijvoorbeeld je wilt weten welke Tozo zaken er zijn. Er zijn meerdere zaaktypen aanwezig voor de verschillende Tozo regelingen en je wenst niet specifiek op één van deze zaaktypen te zoeken.
Gebruik dan deze zoekopdracht: zaaktype gevolgd door een dubbele punt en een spatie en het betreffende zoekwoord. In dit voorbeeld is dat;
zaaktype: Tozo
Uiteraard kun je ook gewoon filteren op het zaaktype in plaats van bovenstaande werkwijze of in combinatie met bovenstaande werkwijze.
Zoeken naar zaken per behandelaar
Bij de filters in Djuma kun je zaken filteren per behandelaar. Zoals bij iedere filter zie je de top 10, in dit geval de behandelaren met de meeste zaken.
Indien je wilt zoeken naar zaken van een specifieke behandelaar die niet in de top 10 staat, ga je als volgt te werk:
Type de achternaam van de persoon in bij Zoek over alles
Vink de behandelaar vervolgens aan bij het filter behandelaar
Let op, je hebt nu nog steeds niet alle zaken
Leeg vervolgens het zoekveld
Klik daarna op “pas filter toe“ en niet op enter
Dit principe kun je toepassen op alle filters wanneer de gewenste waarde niet in de top 10 filters getoond wordt
Vervolgens kun je nog meer filters toepassen. Zo kun je het filter status gebruiken om alle afgehandelde zaken op te halen van de betreffende behandelaar.
Zoeken naar zaken met een bepaalde status
Wanneer je zoekt naar zaken met een bepaalde status zijn er verschillende manieren van zoeken die ook verschillende resultaten opleveren. De makkelijkste manier is uiteraard door te filteren op status na het zoeken. Vink eenvoudig de juiste status aan uit de gevonden zoekresultaten.
Een tweede optie is om de tekst de eigenschap status staat, te doorzoeken.
Zoeken op de waarde Advies in de eigenschap status doe je met deze zoek opdracht: status: “Advies”
Als resultaat krijg je dan alle zaken waarbij het woord Advies voorkomt in de eigenschap status. Welke dit zijn is afhankelijk van de inrichting van zaaktypen in jouw organisatie. In dit voorbeeld gaat het om de zaakstatussen Advies gevraagd, Advies verleend en Intern advies opgevraagd en verwerkt. Met behulp van de filters kun je eventueel nog verder specificeren welke statussen je wenst te zien.
Wanneer je specifiek de status Advies gevraagd wilt zien, dan zoek je op status: “Advies gevraagd” of je vinkt gewoon de gewenste waarde aan in de filter.
Let op: Het is hierbij van belang om de aanhalingstekens op de juiste manier te plaatsen en de naam van de eigenschap (het veld) is hoofdlettergevoelig.
Zoeken binnen zaaktype specifieke eigenschappen
Naast de bovengenoemde mogelijkheden is het ook mogelijk om te zoeken binnen de eigenschappen die specifiek zijn voor een bepaald zaaktype.
Zet hiervoor de hele zoekstring tussen aanhalingstekens en zet de naam van de eigenschap als eerste, gevolgd door de waarde.
Zoeken over alles op “[Naam van de eigenschap] [Waarde]”.
Dus bijvoorbeeld om te zoeken naar de waarde Buurtfeest in het veld Soort evenement gebruik je deze zoekopdracht:
"Soort evenement: Buurtfeest"
Let op De aanhalingstekens staan hier op een andere plaats omdat het hier gaat om zaaktype specifieke velden.
Zoeken naar Objecten
Zoeken naar objecten van een bepaalde soort
objecttypeOmschrijving: Park
Zoeken naar een object met een specifieke naam
algemeneOmschrijving: sportpark
zoeken naar object die wel of niet geldig zijn
isBeschikbaarOmTeKoppelen: false
Zoeken naar een specifieke datumeigenschap van een object
Voor zoeken op een specifieke datum in een eigenschap geldt: “[Naam van de eigenschap] [Waarde]”, waarbij de waarde in het formaat jjjjmmdd is.
Bijvoorbeeld: “Uitleendatum 20190709”, zoekt in de eigenschap Uitleendatum naar de waarde 9 juli 2019.
Zoeken naar bepaalde dossiers
Zoeken over alles op “Archiefvormend orgaan de gemeente” levert alle dossiers op waar in de eigenschap Archiefvormend orgaan de waarde de gemeente staat. Uiteraard is dit te combineren met andere zoektermen.
Bijvoorbeeld:
”Blok 95-99” +”Archiefvormend orgaan de gemeente” +begroting
Geeft alle dossiers waarbij:
Eigenschap ‘blok’=’95-99’ en
Eigenschap ‘Archiefvormend orgaan’ = ‘de gemeente’ en
ergens komt nog de term ‘begroting’ voor.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s