Zoeken in Djuma

Zoeken over alles

Djuma toont altijd het zoekvenster op dezelfde plek links bovenin het scherm. Hiermee kun je vanaf elk punt over alle informatie binnen Djuma zoeken.

Je kunt onder andere zoeken op zaken, documenten, vergaderingen, objecten, personen en andere betrokkenen. Uiteraard houdt Djuma rekening met autorisaties en vertrouwelijkheid. Hierdoor krijg je alleen die resultaten te zien die je mag zien. Alle zoekresultaten worden op relevantie gesorteerd.

1. Geef simpelweg (een combinatie van) zoekwoord(en) in het zoekvenster en druk op Enter, (of op het vergrootglas knopje).
   ​​​​In dit voorbeeld is gezocht op de woorden Romein en Vergunning. Djuma toont hier 257 resultaten waarin een van beide woorden voorkomt.

   

2. Filter de resultaten door aan te klikken waar het om gaat. Druk daarna op Pas filter toe.
   De beschikbare filters zijn afhankelijk van de gevonden zoekresultaten. Wanneer je één of meerdere filters toepast, worden de andere beschikbare filters automatisch bijgewerkt. Documenten zijn bijvoorbeeld niet te filteren op zaaktype of status, maar wel op auteur.
   Het is daarom handig om telkens één filter te selecteren en op Pas filter Toe te drukken en dan pas een tweede filter toe te voegen.

3. Klik in de tijdslijn om te filteren op tijd.
Djuma past dan ook meteen de tijdslijn aan, zodat je ook gemakkelijk kunt inzoomen in de tijd.
In dit voorbeeld levert het klikken op jaartal 2020, 54 resultaten op. Deze resultaten zijn verdeeld over de maanden januari tot en met juni.

Zoeken met bijzondere tekens - Booleaans zoeken

Naast de gebruikersvriendelijke en herkenbare filtermogelijkheden, ondersteunt Djuma ook zogenaamde booleaanse operatoren (oftewel booleaans zoeken):

• Door woorden tussen aanhalingstekens (“ ”) te plaatsen, wordt gezocht op een exacte woordencombinatie;

• Door een – teken voor een woord te plaatsen, worden resultaten waarin dit woord voorkomt, uitgesloten;

• Door een + teken voor een woord te plaatsen, worden alleen resultaten getoond waarin dit woord voorkomt;

• Door een ~ achter een woord te plaatsen, worden ook resultaten getoond waarin woorden voorkomen die lijken op het zoekwoord. Dit is erg handig als je zoekt op namen of onderwerpen omdat je zo eventuele spelfouten meeneemt in je zoekresultaat

De booleaanse operatoren kun je gebruiken bij geavanceerd zoeken en in het zoekvenster linksboven in het scherm.

Geavanceerd zoeken

Je kunt in Djuma ook geavanceerd zoeken:

1. Voer een zoekopdracht uit in het zoek veld linksboven;

2. Klik na rechtsboven in het zoekscherm op Geavanceerd zoeken;

   

3. Djuma toont een zoekscherm waarin je kunt zoeken op de onderstaande manieren:

• Een of meer van de woorden;

• Al deze woorden;

• Woorden die lijken op; dit gebruik je bijvoorbeeld om spelfouten uit te sluiten;

• Exacte woorden of exacte woorden combinaties;

• Geen van deze woorden : op resultaten met bepaalde woorden uit te sluiten;

• Woorden die beginnen met;

• Woorden die eindigen op;

• Zaken die in de laatste X dagen gestart zijn.

De instructies voor het gebruik van de zoekvelden staan achter ieder genoemd zoekveld. Onderaan het geavanceerd zoeken scherm toont Djuma de samengestelde zoekopdracht.

Zoeken met behulp van keuzelijsten

Djuma toont op diverse plekken keuzelijsten. Om jou te helpen met zoeken zijn de meeste keuzelijsten voorzien van een ingebouwde filter en zoekfunctionaliteit.

Zie onderstaande voorbeeld. Tijdens het registreren van een zaak kun je zoeken naar het zaaktype. Hier krijg je door het intypen van het woord melding meteen een lijstje krijgt te zien van alle zaaktypen waar dit woord in voorkomt.

Opslaan of bewaren van zoekvragen

Het is mogelijk om jouw zoekvraag op te slaan en later opnieuw te gebruiken;

1. Voor een zoekvraag uit en gebruik de gewenste filters en eventueel ook geavanceerd zoeken;

2. Druk op Zoekvraag opslaan;

   

   Djuma toont een het scherm Bewaar voor snel inzicht. Geef hier een voor jou logische naam voor de zoekvraag in.

3. Je kunt er nu voor kiezen om jouw eigen naam en afdeling te laten staan. Je slaat in dat geval de zoekvraag op voor jezelf.
   Je kunt er ook voor kiezen om de naam van een andere afdeling of medewerker in te vullen om de zoekvraag met hen te delen;

4. Druk op Opslaan. De zoekvraag is nu bewaard voor later gebruik.

   

Delen van een bewaarde zoekvraag

Nadat je een zoekvraag hebt opgeslagen voor jezelf kun je er alsnog voor kiezen om deze te delen met een andere collega of afdeling.

1. Klik Zoekvraag openen;

2. Djuma toont een lijstje van de eerder door jou bewaarde zoekvragen.
   Druk op de delen knop naast de zoekvraag om de zoekvraag te delen;

   

3. Djuma toont het scherm voor het delen van de zoekvraag. Vul de naam van betreffende afdeling of medewerker in en druk op Opslaan.

   

Openen van een bewaarde zoekvraag

Bij deze instructie gaan we er van uit dat je eerder een zoekvraag hebt bewaard. In dat geval is deze beschikbaar om opnieuw te gebruiken.

1. Druk op de knop Openen rechtsboven in het zoekscherm;

   

2. Djuma toont een lijstje van de eerder door jou bewaarde zoekvragen. Kies hier de zoekvraag die je opnieuw wilt uitvoeren;

   

3. Djuma voert de bewaarde zoekvraag uit. Je ziet de resultaten die op dit moment voldoen aan de zoekcriteria.

Verwijderen van een bewaarde zoekvraag

1. Druk op de knop Openen rechtsboven in het zoekscherm;

   

2. Djuma toont een lijstje van de eerder door jou bewaarde zoekvragen.
   Druk op de prullenbak knop naast de zoekvraag om de zoekvraag die je niet meer nodig hebt te verwijderen.

   

Zoeken binnen overzichten

Naast het Zoeken over alles, zijn alle overzichten binnen Djuma voorzien van een zoekbalk die altijd op dezelfde plek rechtsboven het overzicht te vinden is.
Wanneer je in dit zoekveld aan de rechter zijkant zoekt, zoek je dus binnen het getoonde overzicht en niet over alles. Het zoekvenster links is ook nog steeds beschikbaar, hiermee zoek je wel altijd over alles.

Het zoeken binnen de eigen werkvoorraad is een voorbeeld van het zoeken binnen een overzicht.

1. Ga eerst naar Mijn Zaken;

2. Geef het trefwoord in in het zoekveld dat rechtsboven het overzicht van Mijn zaken staat.

In dit voorbeeld geeft zoeken op romein, 1 resultaat binnen Mijn zaken.

Filteren binnen de werkvoorraad

Binnen Mijn zaken kun je ook filteren op rol.
Deze filter is alleen beschikbaar wanneer je daadwerkelijk in verschillende rollen betrokken bent, bij lopende zaken.

Zoeken binnen documenten van een zaak

Binnen een zaak kun je zoeken naar bepaalde documenten binnen de zaak.

1. Ga naar tabblad Documenten;

2. Geef je zoekterm in het zoekveld dat rechtsboven tabblad Documenten staat en druk op Enter.

   

Zoeken naar personen in Djuma

Afhankelijk van jouw rol en informatiebehoefte kan het handig zijn om te zoeken naar een bepaalde persoon, om vervolgens alle zaken en documenten van deze persoon te kunnen bekijken.
Een veelgebruikte manier om te zoeken naar personen is uiteraard aan de hand van de naam, maar ook aan de hand van postcode en huisnummer kan makkelijk en snel gezocht worden.

1. Zoek in het zoekvenster linksboven op basis van postcode en huisnummer;

2. Selecteer de filter betrokkene;

3. Klik op de juiste persoon;

4. Djuma toont nu klantcontacten en zaken die betreffende persoon heeft lopen bij de gemeente.
   ​​​​​​​Ook hier wordt uiteraard rekening gehouden met autorisatie en vertrouwelijkheden. Jij krijgt hier dus alleen die informatie te zien die je mag zien.

   

Zoeken van een natuurlijk persoon in BRP/GBA-V

Bij het registreren van een zaak of klantcontact kan het voorkomen dat de betreffende klant nog niet bekend is in Djuma.
In dat geval kun je de betreffende natuurlijke persoon opzoeken in BRP/GBA-V (Op voorwaarde dat jouw organisatie hier een koppelvlak voor heeft).

Voor het zoeken van een natuurlijke persoon ondersteunt Djuma de volgende zoekmogelijkheden:

• BSN

• Geboortedatum en geslachtsnaam

• Postcode en huisnummer

• Geslachtsnaam, straatnaam en huisnummer

De zoekvraag wordt doorgezet naar het BRP/GBA-V en Djuma toont de ontvangen resultaten. Hierin is Djuma dus ook afhankelijk van de mogelijkheden van de externe systemen. 

Het aantal getoonde resultaten is (ook vanuit het BRP) beperkt tot een maximum van 10. Wanneer jouw zoekvraag te breed is,
dan geeft het GBA-V 0 resultaten terug. In dat geval moet je aanvullende / gerichtere zoekcriteria opgeven.

Veelgestelde vragen rondom zoeken

1. Wat als ik op zaak- of documenttype die niet in de top 10 staat wil filteren?

• Zoek via Zoek over alles op een zaak van dit zaaktype, bijvoorbeeld via het zaaknummer

• Vink het aan, leeg het zoekveld en klik op “pas filter toe” en niet op enter

Je ziet nu alle zaken van dat betreffende zaaktype en kunt hier dus makkelijk op filteren.

Dit principe kun je toepassen op alle filters.

2. Kan ik ook zoeken naar zaken van een specifieke behandelaar die niet in de top 10 staat?

Ook voor het filter “Behandelaar“ kun je bovenstaande zoals beschreven bij vraag 1 toepassen.

• Type de achternaam van de persoon in bij Zoek over alles

• Vink de behandelaar vervolgens aan bij het filter behandelaar

• Leeg het zoekveld

• Klik daarna pas op “pas filter toe“ en niet op enter

Vervolgens kun je andere filters toepassen, zoals het filter status, om alle afgehandelde zaken op te halen van de betreffende behandelaar.