In Djuma zijn er verschillende manieren beschikbaar om je document te bewerken.
In de eerste plaatse kun je documenten bewerken in de meegeleverde Word-online omgeving ( zie pagina Documenten bewerken in Djuma met Office Online , in de tweede plaats bestaat ook de mogelijkheid om te bewerken met de M365 Office omgeving van jouw eigen organisatie ( zie pagina Document vanuit Djuma bewerken met desktop applicatie.
Als dit niet voldoende bewerkingsvrijheid biedt dan kun je het document altijd nog downloaden om lokaal te bewerken in een applicatie van jouw eigen keuze.
Op die manier kun je alle bewerkingsmogelijkheden gebruiken, waaraan je bent gewend op jouw eigen werkplek.
Downloaden voor bewerking
Ga binnen de zaak naar tabblad Documenten en klik op het document.
Djuma toont een nieuw scherm. Klik in dit scherm op Download.
Het document staat nu op de standaard Download locatie op jouw computer of werkplek.
Vanaf deze plek kun je het document openen en bewerken met MS Word of met een andere tekstverwerker naar jouw voorkeur.
Let op: Je werkt nu buiten Djuma. Denk er aan om na het bewerken en opslaan van het document zelf de nieuwe versie op te slaan in de zaak!
Bij het bewerken van documenten in Djuma maakt Djuma automatisch telkens een nieuwe versie bij wijziging van het document, of de metadata van het document.
Ook bij elke wijziging van de documentgegevens ( zoals de status, verzenddatum of andere metagegevens) wordt er een nieuwe versie gemaakt. Zo is er ook in de metagegevens te reconstrueren welke wijzigingen er hebben plaatsgevonden.
Ook wanneer er documenten worden doorgegeven of gewijzigd bij koppelingen werkt dit op dezelfde wijze.
Nadat je een document hebt bewerkt buiten Djuma, kun je dit op 2 manieren toevoegen in Djuma als nieuwe versie.
Nieuwe versie uploaden via de Dropzone
Wanneer je een document hebt gemaakt in Djuma en vervolgens hebt gedownload voor bewerking buiten Djuma dan kun je dit document gewoon slepen naar de Dropzone van Djuma (linksonderin het beeldscherm).
Djuma herkent het document op basis van de titel en plaatst dit als nieuwe versie over het reeds geregistreerde document. De datum Laatst gewijzigd is ook aangepast.
Let op: dit werkt niet als
De documenttitel is aangepast na het downloaden van het document!
Wanneer de document titel gelijk is gebleven, dan herkent Djuma het document en zet het over de oudere versie heen.
Wanneer de documenttitel wel gewijzigd is, dan maakt Djuma hier een nieuw document van in Mijn documenten en moet je het handmatig registreren of verwijderen.Als de status van het document op Niet meer te wijzigen staat. Documenten kunnen handmatig op deze status gezet worden om te voorkomen dat er een nieuwe versie van het document kan worden aangemaakt gedurende de verdere zaakbehandeling.
Als het een zaak betreft die afkomstig is uit een koppelvlak met een backoffice applicatie (RGBZ Zaken). In dat geval is de backoffice applicatie namelijk leidend in de zaakbehandeling en dossier opbouw. Documenten toevoegen en bewerken moet je dan ook doen in de betreffende backoffice applicatie.
Nieuwe versie uploaden bij een specifiek document
Wanneer je een document wilt vervangen door een nieuwe versie en de documenttitel is anders dan die van de oude versie, dan kun je de nieuwe versie het beste op onderstaande manier toevoegen aan Djuma.
Ga binnen de zaak naar tabblad Documenten en klik op de knop Document versies;
Klik op Upload;
Selecteer het juiste bestand op jouw computer;
Djuma neemt de bestandsnaam over als titel en vult de status als Definitief. Jij kunt dit eventueel nog aanpassen naar de status In bewerking of de status Niet meer te wijzigen.
Druk tenslotte op Opslaan.
Het document is nu opgeslagen als nieuwe versie over de vorige versie heen. Bijv. 2.0 over versie 1.0 heen. De datum Laatst gewijzigd is ook aangepast.
Let op: dit werkt niet als;
De status van het document op Niet meer te wijzigen staat. Documenten kunnen handmatig op deze status gezet worden om te voorkomen dat er een nieuwe versie van het document kan worden aangemaakt gedurende de verdere zaakbehandeling.
Het een zaak betreft die afkomstig is uit een koppelvlak met een backoffice applicatie (RGBZ Zaken). In dat geval is de backoffice namelijk leidend in de zaakbehandeling en dossier opbouw. Documenten toevoegen en bewerken moet je dan ook doen in de betreffende backoffice applicatie.
d