Het registreren van contactmomenten en het vastleggen van het resultaat van het contactmoment doet Djuma bijna automatisch voor je. Het enige veld dat verplicht gevuld moet worden is de vraag.
Zo kun jij snel de volgende klant verder helpen.
Een contactmoment leg je als volgt vast:
Klik in het menu aan de linkerzijde op Klantcontacten;
Druk op de knop Start nieuw klantcontact;
Kies het kanaal;
Tip: Kies voor het starten van het contactmoment meteen het juiste kanaal (Telefoon of Balie).
Djuma onthoudt het laatste kanaal dat gebruikt is. Zo hoef je niet telkens opnieuw het kanaal te vullen wanneer je achtereenvolgend telefonische contacten afhandelt.
Je kunt het kanaal ook alsnog wijzigen na het starten van het klantcontact.
4. Selecteer een reeds bekende contactpersoon;
5. Zoek in de bestaande contacten;
Tip: bij zoeken op naam: Zoek op de meisjesnaam
Tip: bij zoeken op postcode/huisnummer : Eventuele huisnummertoevoegingen laat je weg. Bijvoorbeeld bij huisnummer 9a; zoek je op alleen 9.
6 . Selecteer het juiste contact. Djuma voegt deze nu toe aan het contactmoment.
Wanneer de contactpersoon nog niet bekend is in Djuma, kun je een nieuwe contactpersoon toevoegen;
7. Voeg eventueel een belanghebbende toe aan het klantcontact. De werking van de belanghebbende is gelijk aan die van het contact.
Het toevoegen van belanghebbenden aan een klantcontact is mogelijk;
- nadat deze optie is aangezet voor jouw organisatie (neem contact op met jouw beheerder om dit aan te laten zetten)
- nadat je eerst een contactpersoon hebt opgevoerd. Je kunt geen belanghebbende opvoeren zonder eerst de contactpersoon op te voeren.
7. Als het klantcontact gaat over een bepaalde zaak van de contactpersoon (of belanghebbende), dan kun je op dit moment ook de zaak selecteren waarover het klantcontact gaat.
Tip: Je kunt de zaak inzien door op het mapje achter de zaak te klikken en vervolgens weer terug gaan naar het klantcontact met de Vorige knop in je browser
Wanneer je een zaak selecteert bij het klantcontact dan is het klantcontact later ook als notitie in te zien vanuit de tijdlijn van de zaak.
8. Vul het onderwerp in.
Het onderwerp is verplicht, het antwoord is alleen verplicht wanneer je zelf het contact wilt afhandelen;
9. Kies de gewenste vervolgactie.
De mogelijke acties die uit een contactmoment leiden kun je aanroepen met de actieknoppen op het contactmoment. De volgende vervolgacties zijn mogelijk.
Annuleer
In dit geval wordt het scherm gesloten en wordt er niets opgeslagenSla op en sluit contact
Djuma slaat de ingevulde gegevens op en sluit het scherm.
Wanneer het antwoord ingevuld is, gaat Djuma er vanuit dat het klantcontact direct afgehandeld is en wordt het klantcontact dus ook afgerond.
Wanneer het antwoord niet ingevuld is, geeft Djuma hiervan een melding en kun je alsnog een antwoord invullen of een andere behandelactie kiezen.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s