Deze pagina beschrijft de stappen om te komen tot een publicatie op Djuma OpenInfo.

Publicatie proces starten

Het startpunt voor het publicatieproces is een inhoudelijke zaak. Vanuit deze inhoudelijke zaak start je een vervolgzaak.

Als voorbeeld starten we het publicatieproces vanuit een aanvraag evenementenvergunning.

1. Druk op tabblad Context op de knop Voeg nieuwe vervolgzaak toe.

2. De volgende stap is de registratie van de Publicatie zaak volgens de bekende wizard.
   Djuma neemt de omschrijving en betrokkene worden vanuit de inhoudelijke zaak over. De behandelaar is meestal bij de eerste status verplicht en moet dus bij registratie al bepaald worden. Documenten gaan we pas later koppelen, het tabblad kan bij de registratie dus leeg blijven. Bij het tabblad context is de inhoudelijke zaak reeds gekoppeld, er kan dan ook voor ‘Registreer’ worden gekozen.
   

Documenten koppelen aan het publicatieproces

Na registratie van het publicatieproces komen we automatisch terug in de inhoudelijke zaak. Ga nu naar het tabblad Documenten. Zorg ervoor dat de documenten niet meer In behandeling staan! Selecteer nu de documenten die ook in het publicatieproces opgenomen moeten worden en kies voor ‘Verplaats of koppel’. In het zoekscherm kan het publicatieproces worden opgezocht. Kies de betreffende zaak.

Let op! Kies hier voor “Koppel document(en) ook aan zaak xxxx”!

Zet het vinkje bij de eventuele waarschuwing en kies voor Opslaan.

Middels de icoontjes is binnen de zaak altijd te zien of/welke documenten aan meerdere zaken zijn gekoppeld.

Behandelen publicatieproces

Open nu het publicatieproces vanuit het context tabblad van de inhoudelijke zaak of vanuit Mijn zaken.

Fase: Vaststellen documenten

De documenten zijn overgenomen vanuit de inhoudelijke zaak, uiteraard kunnen ook nog altijd aanvullende documenten worden toegevoegd aan het publicatieproces.

Let er bij deze fase op of er sprake is van een derde belanghebbende.

Is er naast de gemeente en verzoeker voor het openbaren van de documenten nog een derde belanghebbende die bezwaar kan hebben tegen het openbaar maken van deze documenten?

Sluit deze fase middels het maken van de keuze en de knop ‘Markeer als Documenten vastgesteld ’op de tijdlijn.

Fase: Voorbereiden voor publicatie

Controleer de documenten op de volgende aandachtspunten en bevestig de drie controles.

• Alle vertrouwelijke informatie is weggelakt

Controleer de documenten en indien nodig kunnen documenten worden geanonimiseerd. Selecteer de documenten en kies voor de functie ‘Anonimiseer’.

Vervolgens zijn de aangeboden documenten te zien onder het documentenoverzicht. Kies hier voor Toon meer en vervolgens de knop ‘Ga naar anonimiseren’.

Binnen de betreffende anonimiseer-applicatie kunnen de documenten worden aangepast. Na het afronden worden de geanonimiseerde documenten toegevoegd aan het publicatieproces als nieuwe registraties.

• De documenten zijn digitoegankelijk

Controleer de documenten op digitoegankelijkheid.

• De documenten zijn voorzien van een elektronisch waarmerk

Selecteer nu het document en kies voor de functie ‘Onderteken’ en bevestig dit middels de knop ‘Onderteken’. Het document is nu voorzien van een elektronisch waarmerk.

Sluit deze fase middels het bevestigen van de drie acties en de knop ‘Markeer als Gereed voor publicatie’ op de tijdlijn.

Fase: Publiceren

Ga nu naar het tabblad documenten en selecteer documenten die openbaar gemaakt moeten worden op Djuma OpenInfo, kies hier voor de functie Publiceer - Djuma OpenInfo.

Let op het overzicht en bijbehorende vertrouwelijkheid en kies voor de knop ‘Publiceer’.

Let altijd op de status die wordt aangegeven om te controleren of alle geselecteerd documenten ook werkelijk zijn gepubliceerd naar Djuma OpenInfo.

Middels het betreffende icoon is altijd te zien welke documenten op Djuma OpenInfo zijn gepubliceerd.

Depubliceer

Middels het selecteren van het betreffende document en de functie Depubliceer - Uit Djuma OpenInfo zijn documenten ook weer van Djuma OpenInfo af te halen, mocht er een fout zijn gemaakt.

Voordat het publicatieproces afgehandeld kan worden dient eerst het resultaat 'Afgehandeld' te worden gekozen. Dit kan middels de functie Bepaal resultaat. 

Sluit deze fase en het gehele publicatieproces middels het bevestigen van de actie en de knop ‘Markeer als Afgehandeld’ op de tijdlijn.

Let op, na deze actie kan de zaak niet meer gewijzigd worden!