Documenten anonimiseren

Owned by Merel Paulssen, created
Last updated: 21 mei 2024
4 min read

Wat en waarom ?

Anonimiseren betekent: Het verwisselen van persoonsgegevens in gegevens die niet langer gebruikt kunnen worden om een natuurlijk persoon te identificeren. Het anonimiseren moet onomkeerbaar zijn.
De druk om overheidsinformatie te publiceren, delen of anderszins te ontsluiten neemt toe ( denk oa aan de Wet Open Overheid (WOO)) met als gevolg dat je (vaker) documenten moet delen of publiceren. Wanneer deze documenten persoonsgegevens bevatten van andere personen dan de aanvrager, dan kan het (conform de AVG) nodig zijn deze eerst te anonimiseren.
Het anonimiseren van documenten vanuit Djuma gebeurt met behulp van een externe applicatie (Datamask of Octobox), hierna “Anonimiseer programma” genoemd. Djuma kan koppelen met dit programma. Deze oplossing maakt het mogelijk documenten op een geautomatiseerde manier vanuit Djuma te anonimiseren. De werking van het anonimiseer programma zelf wordt hier niet beschreven, wel beschrijven we hoe je het anonimiseren vanuit Djuma start en afhandelt. De stappen binnen Djuma zijn hetzelfde ongeacht welk anonimiseer programma je gebruikt.

Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken moet jouw organisatie een anonimiseer programma en een koppeling met Djuma hebben.
Ook moet de Djuma beheerder jou de rechten hebben toegekend om deze functie te mogen gebruiken op bepaalde, of alle zaaktypen.


Wil je het anonimiseren van documenten in actie zien? Kijk dan de webinar van 20 januari terug What's new (in Djuma) | Opname What’s New Webinar, afl. 10
Hier laten Gaëlle en Eva samen met Michael van Datamask het anonimiseren van documenten zien met het anonimiseer programma Datamask.

Hoe werkt het?

Het beginpunt kan verschillen, afhankelijk van het soort document en de reden waarom je moet anonimiseren.

  • Soms wil je binnen een zaak een of meerdere documenten (die persoonsgegevens bevatten) delen met derden. In dat geval wil je alleen deze documenten binnen de bestaande zaak anonimiseren.

  • Soms moet je documenten delen naar aanleiding van een WOB verzoek. In dat geval heb je een zaak van het type WOB verzoek waarin je de documenten eerst moet verzamelen. Dit kunnen documenten zijn die zich al in Djuma bevinden, deze kun je dan aan meerdere zaken koppelen of je voegt nieuwe documenten toe aan de zaak.

  • Soms betreft het documenten die je als gemeente moet publiceren naar Djuma OpenInfo of een andere openbare plaats.
    In dat geval maak je in Djuma waarschijnlijk een nieuwe zaak van het zaaktype gemeentelijke publicatie, waar je de juiste documenten bij maakt en / of verzamelt.

Als je documenten gaat anonimiseren wees je er dan van bewust van, dat bij het anonimiseren een nieuwe versie van het document wordt gemaakt.
Deze nieuwe versie ga je vervolgens publiceren.
Als er sprake is van meerdere zaken (bijvoorbeeld een inhoudelijke zaak en een publicatiezaak) maak dan een bewuste keuze voor het moment en de context waarin je een document gaat anonimiseren.
Als het wenselijk is dat ook in de inhoudelijke zaak zichtbaar is dat er een geanonimiseerde en gepubliceerde versie bestaat van het document, dan kun je dit wellicht beter vanuit de inhoudelijke zaak doen.
Wanneer dit voor de inhoudelijke zaak niet wenselijk is, dan kun je beter eerst een vervolgzaak (publicatiezaak of WOB Zaak) maken en dan pas vandaaruit starten met anonimiseren (en publiceren).

Hoe dan ook; De te anonimiseren documenten staan bij elkaar in een zaak, vóórdat je begint met anonimiseren.

  1. Selecteer de te anonimiseren documenten. Controleer of ze niet meer in bewerking staan.

  2. Druk op de knop Anonimiseer document.

    Djuma controleert nu of er van het document een PDF versie beschikbaar is en vervolgens maakt Djuma van de geselecteerde documenten een documentset.
    Djuma geeft aan het anonimiseer programma aan welk documenten het betreft en het anonimiseer programma haalt de documenten op.
    Zodra het anonimiseer programma de documenten heeft opgehaald, dan toont Djuma de knop Ga naar anonimiseren.  

  3. Druk op de knop Ga naar Anonimiseren.
    Hiermee open je het anonimiseer programma waarin je de aangeboden documenten kunt anonimiseren. Hoe dit precies uitziet en werkt is afhankelijk van welk programma jouw organisatie gebruikt.
    Onderstaande een voorbeeld van het anonimiseer programma Datamask. Het programma kan jou hints geven (hier in het geel), en / of je kunt zelf handmatig selecteren welke gegevens moeten worden vervangen.

  4. Geef tenslotte in het anonimiseer programma aan dat je klaar bent.
    Djuma ontvangt nu op de achtergrond de geanonimiseerde documenten, dit kan enkele minuten duren.
    Ververs na enkele minuten je scherm in Djuma ( of ga in de tussentijd verder met een andere zaak doen en kom later terug in deze zaak).
    Als alle documenten zijn ontvangen, dan zie je deze staan in de zaak als nieuwe documenten. Aan de titel van het nieuwe document is de tekst (Geanonimiseerd) toegevoegd.

Nu kun je de geanonimiseerde documenten delen of publiceren.
In de documentset op de zaak blijft het altijd zichtbaar wie, wanneer, welke versies van de documenten heeft aangeboden voor anonimiseren.
De originele documenten zijn ook nog steeds beschikbaar in Djuma.

 

 

Op deze pagina

 

Gerelateerde pagina’s

 

 

Vragen of opmerkingen? Mis je iets op de Djuma Online Help?
Laat het ons weten via djuma.online.help.circle@visma.com