Djuma Formulieren

Webformulieren zijn nauw verweven met zaaktypen in Djuma. De Djuma beheerder kan het formulier heel eenvoudig configureren en beschikbaar stellen per zaaktype. Hiervoor hoeft de beheerder van de zaaktypecatalogus enkel aan te geven of en hoe zaakeigenschappen uitgevraagd moeten worden op het webformulier. 

Ook kan de Djuma beheerder nog enkele specifieke elementen invullen zoals;

• een welkomst tekst,

• eventueel een stoptekst

• of er betaald moet worden en zo ja, hoeveel (automatisch gekoppeld aan de betaalkassa)

• hoe gebruikers in kunnen loggen (DigiD, eHerkenning en/of Anoniem),

• Djuma biedt de mogelijkheid elk invoerveld te voorzien van een informatie-icoon. Wanneer de klant hier met zijn muis overheen beweegt, verschijnt er extra toelichting.

Door de zaakeigenschappen in de logische volgorde en indeling te plaatsen en waar nodig te voorzien van headers, toelichting en voorwaarden creëert u een overzichtelijk en logisch formulier dat klanten eerder geneigd zijn in te vullen.

Djuma genereert dan automatisch een webformulier dat de gemeente op haar website beschikbaar kan stellen.

Bijlagen bij Djuma Formulieren

De djuma beheerder kan per zaaktype ook bepalen of er bijlagen mogen worden bijgevoegd. De toegestane bestandstypes voor bijlagen zijn pdf, gif, jpg, png, jpeg, dsc, docx en xlsx.

Kaart binnen Djuma Formulieren

Djuma maakt gebruik van kaartintegratie op basis van Google Maps. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van alle mogelijkheden die Google Maps biedt, zoals het prikken van een locatie op de kaart en het gebruik van StreetView.

Betaling pas na aanmaken zaak

De betaling komt na het aanmaken van de zaak.
Dit was ooit andersom, maar dit is na verloop van tijd op verzoek van onze klanten gewijzigd. De reden daarvan is dat je pas een betaling mag vragen op het moment dat je een zaak hebt. Dit is dus een bewuste keuze en beredeneert vanuit de klant die zeker wil weten dat zijn zaak is aangemaakt en aangekomen. Want stel je hebt als burger een betaling gedaan, maar er gaat technisch iets niet goed (verbinding valt uit o.i.d.) en er wordt geen zaak aangemaakt. Dan krijgen jullie als organisatie niks door, maar heeft de burger wel betaald. De burger moet er dan zelf achteraan en dit is niet klantvriendelijk en wenselijk. Ook kan het zo zijn dat de betaling om een of andere reden online niet lukt en je als burger daardoor alle ingevulde gegevens kwijt bent, wat ook niet wenselijk is.

Dat betekent dus voor jou:

Er wordt altijd een zaak aangemaakt in Djuma, pas daarna wordt de betaling gestart. Als er gedurende de betaling iets mis gaat dan staat er een zaak in Djuma die niet betaald is. In Djuma kun je controleren of er betaald is. Dit zie je op het tabblad Eigenschappen in de zaak.
Inrichtingstips;
- De Djuma beheerder kan de betaling tonen in de samenvatting van de zaak bij de betreffende zaaktypen.
- Daarnaast kun je ook een checklist item toevoegen in het zaaktype, waardoor de behandelaar moet aanvinken of de betaling voldaan is.
- De Djuma beheerder kan een standaard mailsjabloon klaarzetten dat de behandelaar makkelijk kan sturen bij geen betaling of mislukte betaling.
Zo zijn er mogelijkheden om de behandelaar eraan te herinneren om de betaling te checken én de burger op een klantvriendelijke manier zijn betaling te laten doen.

Digitale toegankelijkheid van de Djuma Formulieren

Alle extern gepubliceerde onderdelen van Djuma voldoen aan de minimale eisen van de Europese standaard EN 301 549.
Visma Circle committeert zich eraan dat alle openbaar te publiceren onderdelen van onze oplossing blijvend kunnen voldoen aan de vereisten van de WCAG 2.1 richtlijnen op het niveau AA. Hiermee maken we het mogelijk dat onze klanten volledig conform de wettelijke verplichtingen vanuit de rijksoverheid kunnen opereren.
Daarnaast bieden wij een integratie met ReadSpeaker aan binnen de Djuma webformulieren; hiermee is het mogelijk om uw webformulieren voor te laten lezen.

Echter de vraag of de webformulieren van de gemeente voldoen aan deze eisen heeft niet alleen te maken met de functionaliteit van onze software, maar ook met de inrichting van deze formulieren door de gemeente en de formulering van de vragen in die formulieren. Hierbij kunnen wij jullie uiteraard adviseren.
Een andere belangrijk punt is dat de documenten die binnen Djuma middels de documentcreatie worden opgesteld ook toegankelijk zijn. Deze documenten kunnen immers ook digitaal beschikbaar worden gesteld aan burgers en bedrijven. Belangrijk is dan ook om bij de inrichting van de sjablonen hier rekening mee te houden. Denk hierbij aan het correct vullen van titel en auteur bij de documenteigenschappen in MS-Word, gebruik van standaard koppen, duidelijke tekst bij een afbeelding, e.a.

Beschikbaarheid Djuma Formulieren tijdens onderhoud

​Tijdens de rollout van Djuma (om de 3 weken, op maandagavond na 22.00 uur) zijn het burgerportaal en de Djuma Formulieren tijdelijk niet beschikbaar voor burgers/bedrijven. Tijdens deze rollout zullen zij via onderstaande tekst hiervan op de hoogte worden gebracht.

'Het eLoket is tijdelijk niet beschikbaar vanwege gepland onderhoud. Probeer het over een uur nogmaals'.

Inzicht in het gebruik van Djuma Formulieren

Het is mogelijk om het gebruik van webformulieren inzichtelijk te maken. Visma Circle heeft goede ervaringen met Google Analytics. De Djuma Formulieren kunnen hiervoor standaard voorzien worden van de benodigde unieke code op basis waarvan Google Analytics wordt gevoed, zodat u alle gewenste analyses in Google Analytics kunt uitvoeren op het gebruik van de Djuma Formulieren.

Klanttevredenheidsonderzoek na het invullen van een Djuma Formulier

Het is mogelijk om de tevredenheid van uw klanten te meten na het invullen van een Djuma Formulier.
Kijk naar de Opname What’s New Webinar, afl 16 voor alle ins en outs en een live demonstratie hiervan.

Trefwoorden: toegankelijksheidsverklaring, digitoegankelijkheid, tekst-naar-spraak, voorleesfunctie