Het registreren en vastleggen van veelvoorkomende vragen doet Djuma bijna automatisch voor je.
Het enige veld dat verplicht gevuld moet worden is de vraag.
Welke andere gegevens nog vastgelegd moeten worden is afhankelijk van werkafspraken in jouw organisatie.
In veel gemeentes is het gebruikelijk om bij het beantwoorden van een snelle vraag geen persoonsgegevens vast te leggen. Daarom komt dit in deze instructie dan ook niet aan bod. Wil je weten hoe je wel persoonsgegevens kunt vastleggen kijk dan naar de instructie Klantcontact vastleggen
Tip: Kies vóór het starten van het contactmoment meteen het juiste kanaal (Telefoon of Balie).
Djuma onthoudt het laatste kanaal dat gebruikt is. Zo hoef je niet telkens opnieuw het kanaal te vullen wanneer je achtereenvolgens telefonische contacten afhandelt.
Je kunt het kanaal ook altijd nog wijzigen na het starten van het klantcontact.
Een snelle vraag leg je als volgt vast:
Klik in het menu aan de linkerzijde op Klantcontacten;
Druk op de knop Start nieuw klantcontact;
Kies het kanaal;
Vul het onderwerp in, in het veld snelle vraag. Als het onderwerp bekend is als snelle vraag, dan toont Djuma meteen de bekende bekende snelle vragen;
Klik op de snelle vraag om deze vast te leggen. Djuma vult nu meteen de velden hoofdonderwerp, subonderwerp, vraag en antwoord in.
Ook toont Djuma het bijbehorende kennisbankitem, zodat je eventuele links en detail informatie snel kunt voorlezen;Druk na beantwoording op Sla op en sluit contact om het klantcontact meteen te beëindigen en af te ronden.
Tip: Vink de optie Open nieuw contact na afronden aan. Zo kun je direct verder met het vastleggen van het volgende gesprek.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s