Nadat je een Word document hebt toegevoegd (al of niet met behulp van documentgeneratie), kun je het document bekijken en bewerken.
Djuma gebruikt hiervoor Word Online. Hierdoor kun je onafhankelijk van je werkplek of het apparaat (computer, laptop, tablet) dat je gebruikt, altijd eenvoudige document bewerkingen doen.
Klik op het document in de zaak. Het document wordt nu getoond in de browser;
Klik op Bewerken in Browser;
Nu wordt het document getoond in Word Online. Hier kun je direct eenvoudige aanpassingen doen. Aanpassingen worden meteen opgeslagen. Wanneer je klaar bent met je wijzigingen kun je het tabblad in je browser eenvoudig sluiten en kom je weer terug in Djuma;
Maak het document definitief, door in de documentenlijst het veld Definitief aan te vinken.
Door het definitief maken van je document wordt dit opgeslagen in een (nieuwe ) versie.
Op dit moment wordt ook de datum Laatst gewijzigd gevuld, met de datum en tijd waarop je het document definitief maakt.
Het document is dan inzichtelijk voor collega’s en kan worden aangeboden voor advies, parafering of op een vergadering. Je kunt deze versie later ook nog aanpassen.
Een andere manier om het document definitief te maken is door in de document eigenschappen de status op Definitief te zetten.
Let op: Het is ook mogelijk om de status van het document te zetten op Niet meer te wijzigen. Dit gebruik je om een document te bevriezen, bijvoorbeeld nadat een besluit is genomen. Ook wanneer een document ondertekend is, dan is het Niet meer te wijzigen.
Wanneer het document Niet meer te wijzigen is, dan kun je geen nieuwe versie van het document meer maken. Ook kun je er dan geen nieuwe versie meer overheen zetten door middel van slepen.
Tips bij het bewerken van documenten met Word Online
In Word Online zit een help functie ingebouwd. Voor uitgebreidere instructies over Word Online kun je daar terecht.
Onderstaande alvast enkele tips en veel gestelde vragen rondom het werken met Word Online.
De kop- en voettekst van een document wordt in Word Online niet standaard getoond.
Deze weergave kun je zelf aanzetten. Druk in menu Beeld op de knop Koptekst&voettekst.
De functie Wijzigingen bijhouden is niet beschikbaar in Word-online. Wel kun je gebruik maken van de functie Opmerkingen invoegen. Bij gemaakte opmerkingen toont Office online de naam van de ingelogde gebruiker.
Let op: wanneer er ( in de volledige versie van Word) wijzigingen zijn aangebracht in een document met de functie Wijzigingen bijhouden, dan wordt dit in Word Online niet getoond.
Wanneer het document later naar pdf wordt omgezet dan zijn deze wijzigingen wel weer zichtbaar! Controleer daarom altijd eerst een document nadat het in PDF is omgezet en voordat je het verzend naar een klant.
Soms verspringt de uitlijning van tekst of afbeeldingen.
Je kunt controleren hoe de tekst daadwerkelijk op het papier komt, door het Afdrukvoorbeeld te bekijken. Druk op Bestand, Afdrukken;
Je kunt niet met twee personen tegelijk een document bewerken.
Bij het werken met Word Online zijn we gebonden aan de beperktere set aan functionaliteit die Microsoft biedt met Word Online.
Zo gaat Word Online bijvoorbeeld anders om met lettertypen en de plaatsing van bepaalde elementen in het document. Bij het inrichten van sjablonen moet hier rekening met gehouden worden. Neem contact op met je sjabloon beheerder als je ziet dat gegenereerde documenten niet goed worden weergegeven.
Document kan niet 'Definitief' gemaakt worden.
In sommige gevallen toont Djuma de melding:
Dit betekent dat Microsoft Word online nog bezig is met het opslaan en verwerking van de wijzigingen, voor Djuma is het document dan nog in bewerking.
In de meeste gevallen betekent dit dat je het document (per ongeluk) nog hebt openstaan in een tabblad in de browser. Kijk hier altijd even naar en sluit het document in je browser indien dit het geval is.
Dit kan ook (ten onrechte) voorkomen doordat Djuma het signaal niet van Office Online heeft gekregen dat jij klaar bent met bewerking, dan wordt bovenstaande melding ook getoond.
Wacht in dat geval 5 minuten. Djuma haalt na 5 minuten sowieso de laatst opgeslagen versie op. Daarna kun je het document alsnog handmatig ‘vrijgeven’, druk daarvoor op de knop Maak definitief.
Mocht je deze functie (onbedoeld) gebruiken terwijl je toch het document nog open had staan in je browser, dan maakt Djuma nog een nieuwe versie aan van het document nadat je het sluit in je browser.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s