Vertrouwelijkheidsniveaus
In Djuma zijn de volgende vertrouwelijkheidsniveaus op de zaak opgenomen:
Vertrouwelijkheid | Betekenis |
Openbaar | Iedereen mag de zaak inzien |
Intern | Alle interne medewerkers van de betreffende organisatie mogen de zaak zien. |
Zaakvertrouwelijk | Alleen medewerkers van gekoppelde (zowel in- als externe) afdelingen die vertrouwelijke zaken mogen inzien en de interne én externe direct betrokkenen bij de zaak |
Vertrouwelijk | Alleen medewerkers van gekoppelde interne afdelingen die vertrouwelijke zaken mogen inzien en de interne direct betrokkenen bij de zaak |
Persoonsvertrouwelijk | Alleen de direct betrokken interne medewerkers mogen de zaak zien en medewerkers van gekoppelde afdeling die het privilege hebben om persoonsvertrouwelijke zaken te mogen inzien. |
Let op: Gebruikt jouw organisatie een klantportaal (PIP / Mijn Overheid)?
Dan kunnen burgers en bedrijven openbare, interne en zaakvertrouwelijke zaken zien waar ze zelf direct betrokkene in zijn en de status van hun zaak volgen.
Vertrouwelijke en persoonsvertrouwelijke zaken kunnen ze niet zien.
De documenten van deze zaken kunnen alleen worden ingezien in het Portaal als er bij het document ook Tonen in Portaal is aangevinkt.
De notities van deze zaken zijn niet zichtbaar voor de klant.
Voor organisaties die niet in Djuma samenwerken met andere organisaties en niet communiceren via een Persoonlijke Internet Pagina / MijnOverheid, zijn de niveaus zaakvertrouwelijk en vertrouwelijk in de praktijk gelijk aan elkaar.
Zaakvertrouwelijkheid wijzigen
Per zaaktype wordt ingericht wat het juiste vertrouwelijkheidsniveau is. Bij het aanmaken van een zaak wordt dit overgenomen naar de zaak.
De vertrouwelijkheid van een zaak kan worden getoond in de omschrijving van de zaak in de overzichten. Dit is afhankelijk van de inrichting op het zaaktype.
De vertrouwelijkheid van een zaak kun je als volgt controleren en aanpassen;
Open de betreffende zaak;
Druk op de knop Bepaal vertrouwelijkheid.
Djuma toont het scherm Bepaal vertrouwelijkheid. In dit scherm zie je de vertrouwelijkheid die nu van toepassing is op de zaak.
Vul in de velden Intern en Extern in wie de zaak mogen zien.
Djuma vertaalt dit naar het juiste vertrouwelijkheidsniveau. De documenten krijgen dezelfde vertrouwelijkheid als de zaak.
Tip: Wanneer je de zaak minder vertrouwelijk hebt gemaakt, adviseren we jou om even te controleren of er geen documenten in de zaak zitten die niet door een grotere groep mensen gezien mag worden. Indien dat het geval is, kun je de vertrouwelijkheid van betreffende documenten aanpassen, afwijkend van de zaakvertrouwelijkheid.
Documentvertrouwelijkheid wijzigen
Standaard krijgt een document hetzelfde vertrouwelijkheidsniveau als de zaak.
Het is mogelijk om de vertrouwelijkheid op documentniveau te laten afwijken van de zaak. De vertrouwelijkheid kan dan alleen worden aangescherpt.
Wanneer een document aan meerdere zaken is gekoppeld dan krijgt het dezelfde rechten als de meest vertrouwelijke zaak.
De vertrouwelijkheid van een bestaand document kun je als volgt controleren en aanpassen;
Ga in de zaak naar tabblad documenten en open de documentgegevens;
In het veld vertrouwelijkheid staat welke vertrouwelijkheid er nu van toepassing is op het document.
Klik op het lijstje onder de weergegeven vertrouwelijkheid om een ander vertrouwelijkheidsniveau te kiezen voor dit document;
Om jou te helpen bij het kiezen van het juiste vertrouwelijkheidsniveau, toont Djuma een korte omschrijving van het vertrouwelijkheidsniveau in plaats van de naam van de vertrouwelijkheid. Deze korte omschrijving is als volgt:
Vertrouwelijkheid | Korte omschrijving |
|---|---|
Openbaar | Intern iedereen. Extern iedereen |
Intern | Intern iedereen. Extern betrokkenen. |
Zaak vertrouwelijk | Intern geautoriseerden. Extern betrokkenen. |
Vertrouwelijk | Intern geautoriseerden. |
Persoonsvertrouwelijk | Alleen direct betrokken medewerkers. |
3. Kies de juiste vertrouwelijkheid en druk op Opslaan.
Omgaan met persoonsgegevens van betrokkenen
In de eerste plaats kan de Djuma beheerder in de autorisatie structuur instellen of de betrokkenen van een zaak überhaupt getoond mogen worden bij Zoeken over alles. In de meeste gevallen krijgen behandelaren deze rechten. Het resultaat daarvan is dat wanneer je de zaak mag zien, je in de meeste gevallen dus ook kunt zoeken op de betrokkenen van de zaak.
Als het gaat om natuurlijke personen ( burgers) die bij de zaak betrokken zijn dan toont Djuma daarvan de volgende gegevens aan de mensen die het recht hebben om de zaak te bekijken:
Djuma toont van de natuurlijke personen initieel alleen de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats).
De contactgegevens ( telefoon en e-mail) kunnen ook bij de persoon worden vastgelegd in Djuma en zijn in dat geval ook zichtbaar bij de zaak en het klantcontact.
De initiator van de zaak kan zelf zijn of haar contactgegevens vastleggen, inzien, wijzigen en verwijderen in het klantportaal, of een (kcc-) medewerker kan dit vastleggen bij de persoon nadat de betreffende persoon hier akkoord mee is gegaan.De geboortedatum van natuurlijke personen staat in Djuma, maar is meestal niet zichtbaar.
Als uitzondering op deze regel kan de geboortedatum van de initiator van de zaak toch getoond worden alsDe beheerder (Djuma beheerder) in jouw organisatie bij dat specifieke zaaktype heeft ingesteld dat de geboortedatum getoond moet worden.
En jij ook een specifiek recht hebt gekregen van de Djuma beheerder in jouw organisatie om de geboortedatum te mogen zien.
Dit zorgt ervoor dat de geboortedatum alleen zichtbaar is bij die zaken waarvoor dit noodzakelijk is voor de correcte zaakbehandeling en dan ook nog alleen voor die medewerkers die dit nodig hebben.
Het bsn-nummer van een persoon toont Djuma sowieso nooit.
Echter in de dagelijkse praktijk zien wij soms dat persoonsgegevens ook (moeten?) worden vastgelegd in andere velden op de zaak of in documenten. Wanneer dit nodig is voor een correcte zaakafhandeling dan moet de zaak (of het zaaktype) minimaal het vertrouwelijkheidsniveau Vertrouwelijk krijgen. Ga hier zeer bewust mee om en bespreek dit eventueel met de Djuma beheerder in jouw organisatie.