Documenten bewerken in Djuma met Office Online

Owned by Merel Paulssen
Last updated: 27 feb. 2023
5 min read

Nadat je een Word document hebt toegevoegd (al of niet met behulp van documentgeneratie), kun je het document bekijken en bewerken.
Djuma gebruikt hiervoor standaard Word Online. Hierdoor kun je onafhankelijk van je werkplek of het apparaat (computer, laptop, tablet) dat je gebruikt, altijd eenvoudige document bewerkingen doen.

Het kan nog makkelijker als jouw organisatie de optionele functionaliteit afneemt om documenten rechtstreeks vanuit Djuma te bewerken in de M365 Office omgeving van jouw eigen organisatie. In deze M365 Office omgeving heb je meer functies ter beschikking dan in Office Online én heb je de mogelijkheid om het document te bewerken in de Office desktop applicatie zonder eerste te moeten downloaden.
Als jouw organisatie deze functionaliteit gebruikt lees dan verder op Document vanuit Djuma bewerken in de eigen M365 Office omgeving.

  1. Klik op het document in de zaak. Het document wordt nu getoond in de browser;

  2. Klik op Bewerken in Browser;

  3. Nu wordt het document getoond in Word Online. Hier kun je direct eenvoudige aanpassingen doen. Aanpassingen worden meteen opgeslagen. Wanneer je klaar bent met je wijzigingen kun je het tabblad in je browser eenvoudig sluiten en kom je weer terug in Djuma;

  4. Maak het document definitief, door in de documentenlijst het veld Definitief aan te vinken.



Door het definitief maken van je document wordt dit opgeslagen in een (nieuwe ) versie.
Op dit moment wordt ook de datum Laatst gewijzigd gevuld, met de datum en tijd waarop je het document definitief maakt.
Het document is dan inzichtelijk voor collega’s en kan worden aangeboden voor advies, parafering of op een vergadering. Je kunt deze versie later ook nog aanpassen.

Een andere manier om het document definitief te maken is door in de document eigenschappen de status op Definitief te zetten.
Let op: Het is ook mogelijk om de status van het document te zetten op Niet meer te wijzigen. Dit gebruik je om een document te bevriezen, bijvoorbeeld nadat een besluit is genomen. Ook wanneer een document ondertekend is, dan is het Niet meer te wijzigen.
Wanneer het document Niet meer te wijzigen is, dan kun je geen nieuwe versie van het document meer maken. Ook kun je er dan geen nieuwe versie meer overheen zetten door middel van slepen.


Tips bij het bewerken van documenten met Word Online

In Word Online zit een help functie ingebouwd. Voor uitgebreidere instructies over Word Online kun je daar terecht.
Onderstaande alvast enkele tips en veel gestelde vragen rondom het werken met Word Online.

  • De kop- en voettekst van een document wordt in Word Online niet standaard getoond.
    Deze weergave kun je zelf aanzetten. Druk in menu Beeld op de knop Koptekst&voettekst.

     

  • De functie Wijzigingen bijhouden is niet beschikbaar in Word-online. Wel kun je gebruik maken van de functie Opmerkingen invoegen. Bij gemaakte opmerkingen toont Office online de naam van de ingelogde gebruiker.

  • Soms verspringt de uitlijning van tekst of afbeeldingen.
    Je kunt controleren hoe de tekst daadwerkelijk op het papier komt, door het Afdrukvoorbeeld te bekijken. Druk op Bestand, Afdrukken;

  • Je kunt niet met twee personen tegelijk een document bewerken.

 

Document kan niet 'Definitief' gemaakt worden.

In sommige gevallen toont Djuma de melding:

Dit betekent dat Microsoft Word online nog bezig is met het opslaan en verwerking van de wijzigingen, voor Djuma is het document dan nog in bewerking.
In de meeste gevallen betekent dit dat je het document (per ongeluk) nog hebt openstaan in een tabblad in de browser. Kijk hier altijd even naar en sluit het document in je browser indien dit het geval is.
Dit kan ook (ten onrechte) voorkomen doordat Djuma het signaal niet van Office Online heeft gekregen dat jij klaar bent met bewerking, dan wordt bovenstaande melding ook getoond.
Wacht in dat geval 5 minuten. Djuma haalt na 5 minuten sowieso de laatst opgeslagen versie op. Daarna kun je het document alsnog handmatig ‘vrijgeven’, druk daarvoor op de knop Maak definitief.

Op deze pagina

 

Gerelateerde pagina’s

 

 

Vragen of opmerkingen? Mis je iets op de Djuma Online Help?
Laat het ons weten via djuma.online.help.circle@visma.com