Klantcontacten die nog niet zijn afgehandeld zijn, staan in de To Do lijst van de betreffende medewerker.
KCC medewerkers kunnen ook de openstaande klantcontacten per organisatieonderdeel of van de gehele organisatie zien.
Zaak gerelateerde klantcontacten die al afgehandeld zijn, zijn ook inzichtelijk bij de zaak waaraan ze gerelateerd zijn. De meest voor de hand liggende manier om historische klantcontacten in te zien, is per klant.
Contacten inzien per klant
Onderstaande werkwijze is voor iedereen dezelfde. Echter WELKE CONTACTEN je te zien krijgt is afhankelijk van jouw rechten.
Klantcontact centrum medewerkers kunnen hier alle klantcontacten inzien.
Niet klantcontactcentrum medewerkers krijgen hier meestal alleen de klantcontacten te zien van de eigen afdeling(en).
Je kunt (uitzonderlijk) ook de rechten krijgen om alle klantcontacten te zien van de betreffende persoon.
Zoek linksboven (op naam, of op adres) naar een specifieke klant. Filter eventueel op Betrokkene wanneer er veel resultaten zijn.
Open de juiste Betrokkene.
De klantcontacten en zaken van de Betrokkene zijn nu zichtbaar.
Selecteer nu een specifiek klantcontact, om de historie van dat klantcontact te bekijken
Klik tenslotte op de blauwe pijl rechtsboven de historie, om te zaken weer te bekijken.
Contacten inzien per zaak
Wanneer het klantcontact een zaak betreft, dan is het klantcontact waarschijnlijk door de KCC medewerker aan die zaak gerelateerd. In dat geval is het klantcontact ook in te zien vanuit de zaak (door de medewerkers die de betreffende zaak mogen zien).
Ga naar de tijdlijn van de zaak.
Vink Notities aan, zodat deze getoond worden in de tijdlijn. In de tijdlijn is het klantcontact dat aan de zaak gerelateerd is, nu zichtbaar als notitie.
Klik eventueel op Naar contactmoment om naar het contactmoment te gaan en meer details te bekijken.
Historische klantcontacten inzien tijdens het afhandelen van een actueel klantcontact
Wanneer een klant contact niet direct wordt afgehandeld, maar wordt doorgezet om door de afdeling te laten terugbellen of afhandelen, dan heb je tijdens de afhandeling van het actuele klantcontact inzage in de historische klantcontacten. Bij openen van het actuele klantcontact zie je de eerdere klantcontacten van de contactpersoon vanzelf staan.
Deze werkwijze is voor iedereen dezelfde. Echter WELKE CONTACTEN je te zien krijgt is afhankelijk van jouw rechten.
Klantcontact centrum medewerkers kunnen hier alle klantcontacten inzien.
Niet klantcontactcentrum medewerkers krijgen hier meestal alleen de klantcontacten te zien van de eigen afdeling(en).
Je kunt (uitzonderlijk) ook de rechten krijgen om alle klantcontacten te zien van de betreffende persoon.
Klantcontacten die niet aan een persoon of zaak gerelateerd zijn
Klantcontacten die niet aan een persoon of zaak gerelateerd zijn, zijn na afhandeling niet meer zichtbaar in Djuma.
Dit betekend niet dat ze onmiddellijk weg zijn. Ze staan wel in Djuma, maar ze mogen niet meer geraadpleegd worden.
Na een jaar worden deze klantcontacten in principe automatisch vernietigd. De Djuma beheerder in jouw organisatie kan dit automatische vernietigen aan of uitzetten indien gewenst.
Klantcontacten die wel aan een zaak gerelateerd zijn blijven net zo lang bewaard als de zaak zelf.
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s