Zoeken naar personen in Djuma

Owned by Merel Paulssen, created
Last updated: 03 mei 2024
6 min read

Afhankelijk van jouw rol en informatiebehoefte kan het handig zijn om te zoeken naar een bepaalde persoon, om vervolgens alle zaken en documenten van deze persoon te kunnen bekijken.
Een veelgebruikte manier om te zoeken naar personen is uiteraard aan de hand van de naam, maar ook aan de hand van postcode en huisnummer kun je makkelijk en snel zoeken.

  1. Zoek in het zoekvenster linksboven op basis van postcode en huisnummer.

  2. Selecteer de filter betrokkene.

  3. Klik op de juiste persoon.

  4. Djuma toont nu klantcontacten en zaken die betreffende persoon heeft lopen bij de gemeente.
    ​​​​​​​Ook hier wordt uiteraard rekening gehouden met autorisatie en vertrouwelijkheden. Jij krijgt hier dus alleen die informatie te zien die je mag zien.

     

Tip: Afgehandelde zaken kun je ook zichtbaar maken door de optie Toon ook afgehandelde zaken aan te vinken.
Uiteraard zie je, ook als je op deze manier zoekt, alleen de zaken en informatie die jij mag zien vanuit jouw rol en functie.

.

Als je in Djuma zoekt in het “zoeken over alles veld, linksboven in het scherm dan vind je alle betrokkenen die aanwezig zijn in Djuma waar een zaak aan gekoppeld is (ongeacht of dit een lopende of gesloten zaak betreft). Hier kun je alle mogelijke typen betrokkenen verwachten: vanuit de koppeling, handmatig opgevoerd binnen het beheerportaal en wellicht (als eformulieren gebruikt worden) handmatig opgevoerde gegevens vanuit een e-formulier, etc...

Wanneer je zoekt naar betrokkenen vanuit een zaak, dus met de bedoeling om de betrokkene aan de zaak te koppelen dan past Djuma wel een filtering toe.
Je ziet in dit geval alleen betrokkenen waarbij nog een lopende zaak aanwezig is (al dan niet vanuit een koppelvlak in Djuma geplaatst), aangevuld met eventuele bedrijven die handmatig in het beheerportaal zijn opgevoerd.

Het aantal resultaten kan dus verschillen afhankelijk van de plaats waar je zoekt.

Zoeken van een natuurlijk persoon in BRP/GBA-V

Bij het registreren van een zaak of klantcontact kan het voorkomen dat de betreffende klant nog niet bekend is in Djuma.
In dat geval kun je de betreffende natuurlijke persoon opzoeken in BRP/GBA-V (Op voorwaarde dat jouw organisatie hier een koppelvlak voor heeft).

Voor het zoeken van een natuurlijke persoon ondersteunt Djuma de volgende zoekmogelijkheden:

  • BSN

  • Geboortedatum en geslachtsnaam

  • Postcode en huisnummer

  • Geslachtsnaam, straatnaam en huisnummer

Het aantal getoonde resultaten is beperkt tot een maximum van 10. Wanneer jouw zoekvraag te breed is, dan krijg je geen resultaten terug. In dat geval moet je aanvullende of specifiekere zoekcriteria opgeven.

Het kan ook zo zijn dat er in het koppelvlak in jouw organisatie is ingesteld dat GBA-V bevraging niet (of niet bij dit zaaktype) is toegestaan. In dat geval krijgt Djuma ook geen resultaat terug en moet je zelf rechtstreeks in het BRP systeem van de gemeente zoeken ( als je daar rechten voor hebt).

Djuma bevraagt nooit rechtstreeks de GBA-V. Wanneer jouw organisatie een koppelvlak heeft, dan is dit een koppelvlak tussen Djuma en het BRP systeem dat in jouw organisatie gebruikt wordt. Afhankelijk van het gebruikte BRP systeem en de inrichting daarvan, is het mogelijk om aan te geven of GBA-V bevraging is toegestaan. Dit kan afhankelijk van het gebruikte BRP systeem zelfs per zaaktype worden ingesteld.

Zoeken van een niet natuurlijke personen in Djuma

Het zoeken van niet natuurlijke personen werkt hetzelfde al van natuurlijke personen.

Met niet natuurlijke personen (NNP) bedoelen wij betrokkenen, anders dan de personen die uit de BRP / GBA-V afkomstig zijn. Dit zijn dus bijvoorbeeld bedrijven, stichtingen, verenigingen of contactpersonen daarvan. Een bedrijf met meerdere vestigingen heeft doorgaans ook meerdere registraties, waarbij er onderscheid gemaakt kan worden tussen de rechtspersoon en de vestiging(en).
Door te zoeken op postcode en huisnummer vindt je zowel de rechtspersoon als de vestiging(en) op dat adres.
Bij een bedrijf met meerdere adressen kun je zoeken op KvK nummer, of op naam, om alle vestigingen te vinden.


Wanneer jouw organisatie een koppeling heeft tussen Djuma en het Kamer van Koophandel register dan worden de adresgegevens van deze niet natuurlijke personen automatisch bijgewerkt door het koppelvlak zolang er een lopende zaak is bij die betreffende niet natuurlijke persoon.
Wanneer de laatste lopende zaak van die Niet natuurlijke persoon gesloten is, wordt de volgindicatie opgeheven. Dat betekend dat de adres gegevens niet meer automatisch bijgewerkt worden vanuit de koppeling. Dit is zichtbaar doordat de toevoeging 'MOGELIJK NIET MEER ACTUEEL' erbij staat.
Zodra een nieuwe zaak gestart wordt met dit bedrijf en de koppeling wordt geraadpleegd, wordt die tekst weer weggehaald en de adresgegevens weer bijgewerkt.

Het kan gebeuren dat een bedrijf ( bijvoorbeeld als gevolg van een naamswijziging) opnieuw wordt opgevoerd in het KvK. Dat kan zelfs met hetzelfde KvK nummer, of met een ander KvK nummer, maar op hetzelfde adres. Als gevolg daarvan kunnen er meerdere registraties van dat bedrijf voorkomen in Djuma.

Wanneer er door de beheerder van jouw organisatie ( handmatig) niet natuurlijke personen zijn opgevoerd in het beheerportaal, dan worden deze uiteraard niet automatisch bijgewerkt bij een (adres of naam-)wijziging. De kans is dan groter dat er op den duur meerdere registraties van een en dezelfde niet natuurlijke persoon in Djuma staan. Registraties die via het beheerportaal zijn aangemaakt, zijn ook altijd op die plek terug te vinden en bij te werken.

 

 

Op deze pagina

 

Gerelateerde pagina’s

 

 

Vragen of opmerkingen? Mis je iets op de Djuma Online Help?
Laat het ons weten via djuma.online.help.circle@visma.com