Afhankelijk van jouw rol en informatiebehoefte kan het handig zijn om te zoeken naar een bepaalde persoon, om vervolgens alle zaken en documenten van deze persoon te kunnen bekijken.
Een veelgebruikte manier om te zoeken naar personen is uiteraard aan de hand van de naam, maar ook aan de hand van postcode en huisnummer kun je makkelijk en snel zoeken.
Zoek in het zoekvenster linksboven op basis van postcode en huisnummer.
Selecteer de filter betrokkene.
Klik op de juiste persoon.
Djuma toont nu klantcontacten en zaken die betreffende persoon heeft lopen bij de gemeente.
Ook hier wordt uiteraard rekening gehouden met autorisatie en vertrouwelijkheden. Jij krijgt hier dus alleen die informatie te zien die je mag zien.
Tip: Afgehandelde zaken kun je ook zichtbaar maken door de optie Toon ook afgehandelde zaken aan te vinken.
Uiteraard zie je, ook als je op deze manier zoekt, alleen de zaken en informatie die jij mag zien vanuit jouw rol en functie.
.
Als je in Djuma zoekt in het “zoeken over alles veld, linksboven in het scherm dan vind je alle betrokkenen die aanwezig zijn in Djuma waar een zaak aan gekoppeld is (ongeacht of dit een lopende of gesloten zaak betreft). Hier kun je alle mogelijke typen betrokkenen verwachten: vanuit de koppeling, handmatig opgevoerd binnen het beheerportaal en wellicht (als eformulieren gebruikt worden) handmatig opgevoerde gegevens vanuit een e-formulier, etc...
Wanneer je zoekt naar betrokkenen vanuit een zaak, dus met de bedoeling om de betrokkene aan de zaak te koppelen dan past Djuma wel een filtering toe.
Je ziet in dit geval alleen betrokkenen waarbij nog een lopende zaak aanwezig is (al dan niet vanuit een koppelvlak in Djuma geplaatst), aangevuld met eventuele bedrijven die handmatig in het beheerportaal zijn opgevoerd.
Het aantal resultaten kan dus verschillen afhankelijk van de plaats waar je zoekt.
Zoeken van een natuurlijk persoon in BRP/GBA-V
Bij het registreren van een zaak of klantcontact kan het voorkomen dat de betreffende klant nog niet bekend is in Djuma.
In dat geval kun je de betreffende natuurlijke persoon opzoeken in BRP/GBA-V (Op voorwaarde dat jouw organisatie hier een koppelvlak voor heeft).
Voor het zoeken van een natuurlijke persoon ondersteunt Djuma de volgende zoekmogelijkheden:
BSN
Geboortedatum en geslachtsnaam
Postcode en huisnummer
Geslachtsnaam, straatnaam en huisnummer
Het aantal getoonde resultaten is beperkt tot een maximum van 10. Wanneer jouw zoekvraag te breed is, dan krijg je geen resultaten terug. In dat geval moet je aanvullende of specifiekere zoekcriteria opgeven.
Het kan ook zo zijn dat er in het koppelvlak in jouw organisatie is ingesteld dat GBA-V bevraging niet (of niet bij dit zaaktype) is toegestaan. In dat geval krijgt Djuma ook geen resultaat terug en moet je zelf rechtstreeks in het BRP systeem van de gemeente zoeken ( als je daar rechten voor hebt).
Djuma bevraagt nooit rechtstreeks de GBA-V. Wanneer jouw organisatie een koppelvlak heeft, dan is dit een koppelvlak tussen Djuma en het BRP systeem dat in jouw organisatie gebruikt wordt. Afhankelijk van het gebruikte BRP systeem en de inrichting daarvan, is het mogelijk om aan te geven of GBA-V bevraging is toegestaan. Dit kan afhankelijk van het gebruikte BRP systeem zelfs per zaaktype worden ingesteld.
Wat betekent 'Mogelijk niet meer actueel' bij personen die je zoekt in Djuma?
Djuma volgt deze persoon niet meer omdat er geen lopende zaak voor is in Djuma. Djuma weet dus niet of de gegevens van die persoon in Djuma nog actueel zijn.
De KCC medewerker kan aan de telefoon verifiëren of de gegevens nog kloppen. Zo niet, dan zal de persoon opnieuw opgezocht moeten worden in BRP / GBA-V om de juiste gegevens op te halen.
Hoe werkt de afnemersindicatie in Djuma?
De afnemersindicatie (alleen bij zaken!) blijft staan totdat de laatste lopende zaak van een persoon of bedrijf is afgehandeld. M.a.w. zodra er voor een persoon of bedrijf geen lopende zaken meer zijn, dan wordt de afnemersindicatie opgeheven.
Zolang als een afnemersindicatie is geplaatst, ontvangt Djuma updates. Indien een adreswijziging plaatsvindt terwijl er geen lopende zaken zijn op dat moment, zal het adres bij de afgehandelde zaken op het oude adres blijven staan. Vanaf het moment dat een nieuwe zaak gestart wordt voor die betreffende persoon, zal op dat moment het adres moeten worden geactualiseerd en ook bij de reeds eerder afgehandelde zaken zal vanaf dat moment het actuele adres zichtbaar zijn.
Let op, vaak wordt het adres ook in de samenvatting van een zaak opgenomen. Deze wordt niet automatisch geüpdatet bij een adreswijziging. Maar wanneer je zoekt op de betrokkene heb je alle (ook afgehandelde) zaken van die persoon in beeld, ook wanneer de persoon op dat moment op een ander adres woonde.
Zoek op niet natuurlijke personen in Djuma
Met niet natuurlijke personen (NNP) bedoelen wij betrokkenen, anders dan de personen die uit de BRP / GBA-V afkomstig zijn. Dit zijn dus bijvoorbeeld bedrijven, stichtingen, verenigingen of contactpersonen daarvan.
Een bedrijf met meerdere vestigingen heeft doorgaans ook meerdere registraties, waarbij er onderscheid gemaakt kan worden tussen de rechtspersoon en de vestiging(en).
Bij het Zoeken over alles en bij het zoeken in het klantcontact vind je alle deze typen betrokkenen waar een zaak aan gekoppeld is, ongeacht of dit een lopende of gesloten zaak is.
Door te zoeken op postcode en huisnummer vindt je zowel de rechtspersoon als de vestiging(en) op dat adres.
Bij een bedrijf met meerdere adressen kun je zoeken op KvK nummer, of op naam om alle vestigingen te vinden.
Registraties van niet natuurlijke personen kunnen op verschillende manieren in Djuma terecht komen; door een koppelvlak met het KvK register, door deze handmatig op te voeren door een beheerder (in het beheerportaal), of handmatig opgevoerd door de klant tijdens het invullen van een e-formulier ( als er in jullie organisatie e-formulieren in gebruik zijn waarbij dit wordt toegestaan). Tenslotte kunnen er ook adresgegevens tijdens een conversie uit een ander systeem in Djuma zijn gezet.
Wanneer jouw organisatie een koppeling heeft tussen Djuma en het Kamer van Koophandel register dan worden de adresgegevens van deze niet natuurlijke personen automatisch bijgewerkt door het koppelvlak zolang er een lopende zaak is bij die betreffende niet natuurlijke persoon.
Wanneer de laatste lopende zaak van die Niet natuurlijke persoon gesloten is, wordt de volgindicatie opgeheven. Dat betekend dat de adres gegevens niet meer automatisch bijgewerkt worden vanuit de koppeling. Dit is zichtbaar doordat de toevoeging 'MOGELIJK NIET MEER ACTUEEL' erbij staat.
Zodra een nieuwe zaak gestart wordt met dit bedrijf en de koppeling wordt geraadpleegd, wordt die tekst weer weggehaald en de adresgegevens weer bijgewerkt.
Het kan gebeuren dat een bedrijf ( bijvoorbeeld als gevolg van een naamswijziging) opnieuw wordt opgevoerd in het KvK. Dat kan zelfs met hetzelfde KvK nummer, of met een ander KvK nummer, maar op hetzelfde adres. Als gevolg daarvan kunnen er meerdere registraties van dat bedrijf voorkomen in Djuma.