Deze pagina is bedoeld voor de specialisten onder ons die meer gecompliceerde zoekopdrachten nodig hebben. Het merendeel van de Djuma gebruikers heeft genoeg aan het gebruikelijke Zoeken over alles in Djuma.
Maar soms heb je een hele specifieke zoekvraag die verder gaat. In dat geval kun je in Djuma gebruik maken van specifieke expressies (zoekvragen).
Op deze pagina staan de meest voorkomende zoekvragen met voorbeelden voor je uitgewerkt.
Mocht je er met deze voorbeelden toch niet uitkomen, vraag dan aan jouw Djuma beheerder om jou te helpen.
Hij of zij kan die zoekvraag wellicht voor jou maken en opslaan, zodat jij deze de volgende keer heel eenvoudig kunt hergebruiken. Mis je een relevante zoekvraag op deze pagina? Laat het ons dan weten!
Zoeken in datum velden
Zoeken op registratiedatum en datumrange van de zaak
Als je zoekt op vandaag levert dat alles op wat er die dag is geregistreerd in Djuma.
Vandaag-14 levert alles op dat in de afgelopen 14 dagen is geregistreerd.
Registratiedatum: 07-01-2021 geeft de zaken geregistreerd op 7 januari.
Registratiedatum: 07-01-2021+10 geeft de zaken geregistreerd in de 10 dagen vanaf 7 januari.
Ook op andere datum velden kun je zoeken, maar daarbij moet de datum op een andere wijze genoteerd worden.
Startdatum van de zaak
In veel gevallen is de startdatum van een zaak gelijk aan de registratiedatum. In bepaalde situaties is dit niet perse het geval en is het wenselijk om expliciet op de startdatum van de zaak te kunnen zoeken.
Om te zoeken op de startdatum 21 januari 2021 geef je in het zoekveld in:
startdatum: 2021-09-30
Let op: Dit is hoofdlettergevoelig
Einddatum van de zaak
De einddatum van een zaak is pas gevuld als de zaak beëindigd is.
Om te zoeken op de einddatum 30 september 2021 geef je in het zoekveld in:
einddatum: 2021-09-30
Let op: Dit is hoofdlettergevoelig
Uiterlijke einddatum van de zaak
De uiterlijke einddatum van een zaak wordt bepaald door de behandeltermijn, zoals opgegeven in het zaaktype. De uiterlijke einddatum kan doorschuiven wanneer de behandeling van de zaak opgeschort of verlengd is.
Om te zoeken op de uiterlijke einddatum van een zaak op 14 september 2021 geef je in het zoekveld in: uiterlijkeEinddatumAfdoening: 2021-09-14
Let op: Dit is hoofdlettergevoelig
Geplande einddatum van de zaak
De geplande einddatum van de zaak wordt bepaald door de geplande doorlooptijd van de fasen zoals opgegeven in het zaaktype.
Om te zoeken op de geplande einddatum van een zaak op 23 september 2021 geef je in het zoekveld in:
einddatumGepland: 2020-09-23
Let op: Dit is hoofdlettergevoelig
Creatiedatum van een document
Djuma vult de creatiedatum automatisch met de datum waarop een document gecreëerd is (ingeval van documenten die je creëert in Djuma) of met de datum waarop het document in Djuma geplaatst is (in geval van documenten die buiten Djuma gemaakt zijn).
Vaak is dit dezelfde datum als de registratiedatum, maar het kan voorkomen dat een document pas later geregistreerd is.
Om te zoeken naar documenten die gecreëerd zijn op 18-12-2019 geef in het zoekveld dit in:
documentcreatiedatum: 2019-12-18
Let op: Dit is hoofdlettergevoelig
Ontvangstdatum van een document
De ontvangstdatum van een document is een niet verplicht veld dat meestal handmatig gevuld door een medewerker op het moment van registratie. Afhankelijk van de geldende werkafspraken in een organisatie wordt deze altijd gevuld, of alleen in bepaalde gevallen, of nooit.
Om te zoeken op de ontvangstdatum van een document gebruik je deze zoekopdracht:
documentontvangstdatum: 2020-10-18
Let op: Dit is hoofdlettergevoelig
Opgeschorte zaken zoeken
Je kunt alle zaken vinden die op dit moment opgeschort zijn met deze zoekopdracht:
+isOpgeschort: true
Let op: Dit is hoofdlettergevoelig
Afgehandelde of openstaande zaken zoeken
Gedurende de behandeling van een zaak doorloopt de zaak de fasen zoals ingericht in het zaaktype. Dat kan als gevolg hebben dat een zaak die helemaal klaar is op het einde de zaakstatus Besloten, of Geleverd, of Afgehandeld, of Buiten behandeling gesteld etc kan hebben. Het is heel eenvoudig om te filteren op deze specifieke statussen, maar soms wil je al die zaken die klaar zijn, snel en in één overzicht vinden.
Je kunt alle afgehandelde zaken vinden met deze zoekopdracht
+isAfgehandeld: true
Uiteraard kun je op deze manier ook alle zaken vinden die nog niet afgehandeld zijn
+isAfgehandeld: false
Let op: Dit is hoofdlettergevoelig
Zaken met een bepaald resultaat zoeken
Je kunt ook zoeken naar alle zaken met een bepaald resultaat; zoals vergunningen die toegekend zijn, of subsidies die afgewezen of afgebroken zijn.
In het zoekveld plaats je dan het woord resultaat, dubbele punt, spatie gevolgd door het betreffende resultaat, letterlijk zoals dit is benoemd in het zaaktype.
Bijvoorbeeld voor alle afgebroken zaken:
resultaat: Afgebroken
Let op: De naam van de eigenschap (het veld) is hoofdlettergevoelig.
Zaken met een bepaalde status zoeken
De makkelijkste manier is uiteraard door te filteren op status na het zoeken. Vink eenvoudig de juiste status aan in de gevonden zoekresultaten en druk op Pas filter toe
Een tweede optie is om de tekst die in de eigenschap status staat, te doorzoeken.
Bijvoorbeeld:
Zoeken op de waarde Advies in de eigenschap status doe je met deze zoek opdracht:
status: “Advies”
Let op:
De naam van de eigenschap (het veld) is hoofdlettergevoelig.
De omschrijving van de status is niet hoofdlettergevoelig, je kunt ook op delen van de status omschrijving zoeken (zoals in bovenstaand voorbeeld). Het is hierbij van belang om de aanhalingstekens op de juiste manier te plaatsen.
Als resultaat krijg je alle zaken waarbij het woord Advies voorkomt in de eigenschap status.
Welke dit zijn is afhankelijk van de inrichting van zaaktypen in jouw organisatie. In dit voorbeeld gaat het om de statussen Advies gevraagd, Advies verleend en Intern advies opgevraagd en verwerkt. Met behulp van de filters kun je uiteraard nog verder specificeren welke zaken je wenst te zien.
Zaken van een bepaald zaaktype zoeken
Bij het zoeken naar zaken kun je heel eenvoudig filteren op het zaaktype. Bij deze filter worden de 10 meest voorkomende zaaktypen weergegeven. Maar soms zoek je naar zaken van een zaaktype dat niet voorkomt in dit lijstje.
Bijvoorbeeld:
Er zijn meerdere zaaktypen aanwezig voor de Tozo regeling (Tozo staat voor Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers deze regeling wordt uitgevoerd door gemeenten) en je wenst niet specifiek op één van deze zaaktypen te zoeken, maar een overzicht van al deze zaken te verkrijgen.
Gebruik dan deze zoekopdracht: zaaktype gevolgd door een dubbele punt en een spatie en het betreffende zoekwoord.
In dit voorbeeld is dat;
zaaktype: Tozo
Uiteraard kun je ook gewoon filteren op het zaaktype in plaats van, of in combinatie met bovenstaande werkwijze.
Let op:
De naam van de eigenschap (het veld) is hoofdlettergevoelig.
De omschrijving van de zaaktitel is niet hoofdlettergevoelig, je kunt ook op delen van de zaaktype omschrijving zoeken.
Documenten van een bepaald documenttype zoeken
Op deze zelfde manier kun je ook zoeken naar documenten van een bepaald documenttype.
Bijvoorbeeld om alle documenten van het type Offerte te vinden;
Let op:
De naam van de eigenschap (het veld) is hoofdlettergevoelig.
De omschrijving van het documenttype is ook hoofdlettergevoelig en moet volledig en correct geschreven worden.
Zaken van een bepaalde afdeling of behandelaar zoeken
Bij de filters in Djuma kun je zaken filteren per afdeling en of behandelaar.
Zoals bij iedere filter zie je de top 10, in dit voorbeeld de behandelaren met de meeste zaken.
Indien je wilt zoeken naar zaken van een specifieke behandelaar die niet in de top 10 staat, ga je als volgt te werk:
Type de achternaam van de persoon in bij Zoek over alles.
Vink de behandelaar vervolgens aan bij het filter behandelaar.
Let op, je hebt nu nog steeds niet alle zaken!Leeg vervolgens het zoekveld.
Klik daarna op “pas filter toe“ en niet op enter
Dit principe kun je toepassen op alle filters wanneer de gewenste waarde niet in de top 10 filters getoond wordt.
Zoeken in een bepaalde eigenschap
Wanneer je Zoeken over alles gebruikt, dan zoekt Djuma over vele eigenschappen. In sommige situaties is dit niet wenselijk en wil je heel gericht alleen in één enkel tekst veld zoeken.
Geef als zoekopdracht de naam van de eigenschap in, gevolgd door een dubbele punt, spatie en dan het zoekwoord.
Hiermee krijg je alléén die resultaten waarbij het zoekwoord in dat specifieke veld voorkomt. Alle andere resultaten waarbij het zoekwoord ergens anders in de zaak of het document voorkomt, worden hiermee genegeerd.
Deze manier van zoeken kun je gebruiken in de volgende algemene eigenschappen van een zaak:
omschrijving
toelichting
En in de volgende velden van een document:
documentbeschrijving
documenttitel
Let op: De naam van de eigenschap (het veld) is hoofdlettergevoelig.
Wanneer het zoekwoord bijzondere tekens bevat
Wanneer de waarde waar je naar zoekt bijzondere tekens bevat, geeft Djuma in sommige gevallen een melding fout in zoekexpressie. Om toch te kunnen zoeken naar een waarde die bijzondere tekens bevat, dan dien je aanhalingstekens te zetten rond de te zoeken waarde.
Bijvoorbeeld om te zoeken naar de waarde csg/12345 in het veld omschrijving, gebruik je de zoekopdracht:
omschrijving: "csg/12345"
Zoeken binnen zaaktype specifieke eigenschappen
Naast de bovengenoemde mogelijkheden is het ook mogelijk om te zoeken binnen de eigenschappen die specifiek zijn voor een bepaald zaaktype.
Zet hiervoor de hele zoekstring tussen aanhalingstekens en zet de naam van de eigenschap als eerste, gevolgd door de waarde.
Zoeken over alles op “[Naam van de eigenschap] [Waarde]”.
Dus bijvoorbeeld om te zoeken naar de waarde Buurtfeest in het veld Soort evenement gebruik je deze zoekopdracht:
"Soort evenement: Buurtfeest"
Let op: De aanhalingstekens staan hier op een andere plaats, omdat het hier gaat om zaaktype specifieke velden.
Dit is niet hoofdlettergevoelig.
Zoeken binnen Objecten
Zoeken naar objecten van een bepaalde soort
Wanneer je werkt met objecten binnen een zaak zorgt Djuma er voor dat je alleen die objecten ziet van het juiste objecttype.
Voor het beheer van objecten is ook mogelijk om alle objecten van een type te bekijken en doorzoeken op tabblad objecten. En binnen Zoeken over alles kun je ook heel eenvoudig filteren op objecttype.
Maar als je vaak op hetzelfde objecttype zoekt dan kan het handig zijn om dit als vaste zoekvraag te gebruiken en op te slaan.
Om bijvoorbeeld te zoeken op het objecttype Dossier gebruik je deze zoekvraag:
objecttypeOmschrijving: dossier
Let op: De naam van de eigenschap (het veld) is hoofdlettergevoelig.
De omschrijving van het object type is niet hoofdlettergevoelig, je kunt ook op delen van de omschrijving zoeken.
Op bovenstaande zoekvraag zouden dan meerdere soorten dossiers naar voren kunnen komen. Uiteraard kun je de zoekresultaten vervolgens verfijnen door te filteren op objecttype.
Zoeken naar een object met een specifieke naam
Wanneer je wilt zoeken naar een object met een bepaalde naam, bijvoorbeeld stadspark, gebruik je deze zoekvraag:
algemeneOmschrijving: Stadspark
Let op: De naam van de eigenschap (het veld) is hoofdlettergevoelig.
Zoeken naar objecten die wel of niet geldig zijn
Alleen relevant voor beheerders van objecten.
Objecten waarvan de datum geldigheid verstreken is, kunnen dan niet meer gebruikt worden om zaken aan te koppelen. Om objecten te vinden die niet (meer) geldig zijn gebruik je deze zoekvraag:
isBeschikbaarOmTeKoppelen: false
Let op: De naam van de eigenschap (het veld) is hoofdlettergevoelig.
Zoeken naar een specifieke eigenschap van een object
Ook binnen objecten kun je zoeken naar specifieke eigenschappen. Dit zijn dus eigenschappen die zijn aangemaakt door de Djuma beheerder bij aanmaak van de objecttypen.
In dit geval geef je de naam van de eigenschap in, gevolgd door een spatie en vervolgens de waarde waar je op wilt zoeken.
Bijvoorbeeld wanneer er in jouw organisatie een objecttype Dossier bestaat, waarin een eigenschap met de naam Uitleenstatus is aangemaakt. In dit voorbeeld kun je zoeken op uitgeleende dossiers met de zoekopdracht:
Uitleenstatus Uitgeleend
De benaming en de aanwezigheid van eigenschappen is afhankelijk van de inrichting van de objecttypen. Het kan dus dat deze eigenschap in jouw organisatie niet bestaat, of anders heet.
Zoeken naar een specifieke datumeigenschap van een object
Voor zoeken op een specifieke datum in een eigenschap geldt: “[Naam van de eigenschap] [Waarde]”, waarbij de waarde in het formaat jjjjmmdd is.
Bijvoorbeeld: “Uitleendatum 20190709”, zoekt in de eigenschap Uitleendatum naar de waarde 9 juli 2019.
Combineren van zoekvragen
Uiteraard is het mogelijk om bovengenoemde voorbeelden met elkaar te combineren en of deze te gebruiken in combinatie met filters. Onderstaande enkele voorbeelden uit de praktijk;
Zoeken naar bepaalde dossiers
Zoeken over alles op “Archiefvormend orgaan de gemeente” levert alle dossiers op waar in de eigenschap Archiefvormend orgaan de waarde de gemeente staat. Uiteraard is dit te combineren met andere zoektermen.
Bijvoorbeeld:
”Blok 95-99” +”Archiefvormend orgaan de gemeente” +begroting
Geeft alle dossiers waarbij:
Eigenschap ‘Blok’=’95-99’ en
Eigenschap ‘Archiefvormend orgaan’ = ‘de gemeente’ en
ergens komt nog de term ‘begroting’ voor.
De eigenschap Blok is een eigenschap die is aangemaakt bij dit objecttype.
Uiteraard werkt dit voorbeeld alleen op dezelfde manier als de betreffende eigenschap in jouw organisatie ook bestaat.
Zoeken naar bepaalde contracten
Zoeken naar contracten die op een bepaalde datum zijn ingegaan.
De eigenschap Ingangsdatum is een eigenschap die is aangemaakt bij dit objecttype.
Uiteraard werkt dit voorbeeld alleen op dezelfde manier als de eigenschap Ingangsdatum ook in jouw organisatie bestaat..
Op deze pagina
Gerelateerde pagina’s