In Djuma zijn de volgende vertrouwelijkheidsniveaus opgenomen:
Vertrouwelijkheid | Betekenis |
Openbaar | Iedereen mag de zaak inzien |
Intern | Alle interne medewerkers, extern direct betrokkenen en medewerkers van een betrokken externe organisatorische eenheid mogen de zaak inzien |
Zaakvertrouwelijk | Alleen medewerkers van gekoppelde (zowel in- als externe) afdelingen die vertrouwelijke zaken mogen inzien en de interne én externe direct betrokkenen bij de zaak |
Vertrouwelijk | Alleen medewerkers van gekoppelde interne afdelingen die vertrouwelijke zaken mogen inzien en de interne direct betrokkenen bij de zaak |
Persoonsvertrouwelijk | Alleen de direct betrokken interne medewerkers mogen de zaak zien. |
Standaard krijgen documenten hetzelfde vertrouwelijkheidsniveau als de zaak. Het is ook mogelijk om de vertrouwelijkheid op documentniveau te laten afwijken van de zaak. De vertrouwelijkheid kan dan alleen worden aangescherpt.
Wanneer een document aan meerdere zaken is gekoppeld dan krijgt het dezelfde rechten als de meest vertrouwelijke zaak.
De vertrouwelijkheid van een bestaand document kun je als volgt controleren en aanpassen;
Ga in de zaak naar tabblad documenten en open de documentgegevens;
In het veld vertrouwelijkheid staat welke vertrouwelijkheid er nu van toepassing is op het document. Klik op het uitklaplijstje onder de weergegeven vertrouwelijkheid om een ander vertrouwelijkheidsniveau te kiezen voor dit document;
Om jou te helpen bij het kiezen van het juiste vertrouwelijkheidsniveau, toont Djuma een korte omschrijving van het vertrouwelijkheidsniveau in plaats van de naam van de vertrouwelijkheid.
Deze korte omschrijving is als volgt:
Vertrouwelijkheid | Korte omschrijving |
|---|---|
Openbaar | Intern iedereen. Extern iedereen |
Intern | Intern iedereen. Extern betrokkenen. |
Zaak vertrouwelijk | Intern geautoriseerden. Extern betrokkenen. |
Vertrouwelijk | Intern geautoriseerden. |
Persoonsvertrouwelijk | Alleen direct betrokken medewerkers. |
Gebruikt jouw organisatie een klantportaal (PIP / Mijn Overheid)?
Dan kunnen burgers en bedrijven openbare, interne en zaakvertrouwelijke zaken zien en de status van hun zaak volgen.
Vertrouwelijke en persoonsvertrouwelijke zaken kunnen ze niet zien.
De documenten van deze zaken kunnen alleen worden ingezien als er bij het document ook Tonen in Portaal is aangevinkt.
Voor organisaties die niet in Djuma samenwerken met andere organisaties of niet communiceren via een Persoonlijke Internet Pagina / MijnOverheid, dan zijn de niveaus zaakvertrouwelijk en vertrouwelijk in de praktijk gelijk aan elkaar.