Deze pagina beschrijft de stappen om te komen tot een gepubliceerd document op Djuma OpenInfo.
Wil je weten wat Djuma Open info is kijk dan hier voor meer informatie over Djuma OpenInfo als Openbaar zoekportaal.

Publicatie proces starten

Het startpunt voor het publicatieproces is een inhoudelijke zaak.

Technisch gezien is het mogelijk om rechtstreeks vanuit die inhoudelijke zaak documenten te publiceren naar Djuma OpenInfo, echter in de meeste situaties adviseren wij om eerst een vervolgzaak te starten waarin alle te publiceren documenten verzameld worden.

Als voorbeeld starten we het publicatieproces vanuit een aanvraag evenementenvergunning, vanuit deze inhoudelijke zaak starten wij een vervolgzaak.

1. Druk op tabblad Context op de knop Voeg nieuwe vervolgzaak toe.

2. Kies het juiste zaaktype voor het publiceren. Idealiter is dit een zaaktype dat specifiek is ingericht met de juiste stappen en controles voor het publiceren naar Djuma OpenInfo. De volgende stap is de registratie van de Publicatie zaak volgens de bekende wizard.
   Djuma neemt de omschrijving en betrokkene vanuit de inhoudelijke zaak over. De behandelaar is meestal bij de eerste status verplicht en moet dus bij registratie al bepaald worden. Documenten gaan we pas later koppelen, het tabblad kan bij de registratie dus leeg blijven. Bij het tabblad context is de inhoudelijke zaak reeds gekoppeld. Druk tenslotte op ‘Registreer’.

Documenten koppelen aan het publicatieproces

Na registratie van de publicatiezaak komen we automatisch terug in de inhoudelijke zaak. Ga nu naar het tabblad Documenten.
Controleer of de benodigde documenten niet meer In behandeling staan!

1. Selecteer nu de documenten die ook in het publicatieproces opgenomen moeten worden

2. Kies voor ‘Verplaats of koppel’.

3. Zoek en kies de (zojuist aangemaakte) publicatie zaak.
   

   

4. Kies voor Koppel document(en) ook aan zaak xxxx.

5. Zet het vinkje bij de eventuele waarschuwing en kies voor Opslaan.

Aan de icoontjes is te zien dat de documenten aan meerdere zaken zijn gekoppeld.

Behandelen publicatieproces

Het uitvoeren van het publicatie proces is niet altijd in handen van dezelfde persoon als degene die de inhoudelijke zaak behandeld. Als jijzelf beide zaken doet dan kun je nu direct de publicatiezaak openen vanuit het context tabblad van de inhoudelijke zaak of vanuit Mijn zaken.

Wanneer iemand anders de publicatiezaak heeft geiniteerd, dan ontvang jij deze zaak in jouw werkvoorraad, je ontvangt hier dan ook een notificatie van.

1. Open de zaak de zaak vanuit Mijn zaken.

2. Start en behandel de fase Vaststellen documenten door de benodigde controles uit te voeren, eventueel meer documenten toe te voegen aan de zaak en eventuele checks en vragen te beantwoorden.

Fase: Vaststellen documenten

De documenten zijn overgenomen vanuit de inhoudelijke zaak ( of zaken). In deze fase kun je ook nog aanvullende documenten toevoegen aan het publicatieproces.

Let er bij deze fase op of er sprake is van een derde belanghebbende die bezwaar zou kunnen hebben tegen het openbaar maken van deze documenten.

In de door ons geadviseerde zaaktype inrichting is dit een check in deze fase van behandeling.
Is er naast de gemeente en verzoeker voor het openbaren van de documenten nog een derde belanghebbende die bezwaar kan hebben tegen het openbaar maken van deze documenten?

Fase: Voorbereiden voor publicatie

In de door ons geadviseerde zaaktype inrichting zijn er drie controle punten ingericht in het zaaktype. Controleer de documenten op de volgende aandachtspunten en bevestig de drie controles.

1. Alle vertrouwelijke informatie is weggelakt.

Controleer de documenten.
Indien nodig kunnen documenten in deze fase (aslnog) worden geanonimiseerd. Selecteer de documenten en kies voor de functie ‘Anonimiseer’. Meer uitleg over het anonimiseren van documenten met behulp van Djuma vind je hier.

Vervolgens zijn de aangeboden documenten te zien onder het documentenoverzicht. Kies hier voor Toon meer en vervolgens de knop ‘Ga naar anonimiseren’.

Binnen de betreffende anonimiseer-applicatie kunnen de documenten worden aangepast. Na het afronden worden de geanonimiseerde documenten toegevoegd aan het publicatieproces als nieuwe registraties.

• De documenten zijn digitoegankelijk

Controleer de documenten op digitoegankelijkheid.

• De documenten zijn voorzien van een elektronisch waarmerk

Selecteer nu het document en kies voor de functie ‘Onderteken’ en bevestig dit middels de knop ‘Onderteken’. Het document is nu voorzien van een elektronisch waarmerk.

Sluit deze fase middels het bevestigen van de drie acties en de knop ‘Markeer als Gereed voor publicatie’ op de tijdlijn.

Fase: Publiceren

Ga nu naar het tabblad documenten en selecteer documenten die openbaar gemaakt moeten worden op Djuma OpenInfo, kies hier voor de functie Publiceer - Djuma OpenInfo.

Let op het overzicht en bijbehorende vertrouwelijkheid en kies voor de knop ‘Publiceer’.

Let altijd op de status die wordt aangegeven om te controleren of alle geselecteerd documenten ook werkelijk zijn gepubliceerd naar Djuma OpenInfo.

Middels het betreffende icoon is altijd te zien welke documenten zijn gepubliceerd op het klantportaal, en/of op Djuma Openinfo

Depubliceer

Middels het selecteren van het betreffende document en de functie Depubliceer - Uit Djuma OpenInfo zijn documenten ook weer van Djuma OpenInfo af te halen, mocht er een fout zijn gemaakt.

Voordat het publicatieproces afgehandeld kan worden dient eerst het resultaat 'Afgehandeld' te worden gekozen. Dit kan middels de functie Bepaal resultaat. 

Sluit deze fase en het gehele publicatieproces middels het bevestigen van de actie en de knop ‘Markeer als Afgehandeld’ op de tijdlijn.

Let op, na deze actie kan de zaak niet meer gewijzigd worden!