Pagina-vergelijking

Zoeken over alles

Djuma toont altijd het zoekvenster op dezelfde plek links bovenin het scherm. Hiermee kun je vanaf elk punt over alle informatie binnen Djuma zoeken.

Je kunt onder andere zoeken op zaken, documenten, vergaderingen, objecten, personen en andere betrokkenen. Uiteraard houdt Djuma rekening met autorisaties en vertrouwelijkheid. Hierdoor krijg je alleen die resultaten te zien die je mag zien. Alle zoekresultaten worden op relevantie gesorteerd.

Geef simpelweg (een combinatie van) zoekwoord(en) in het zoekvenster en druk op Enter, (of op het vergrootglas knopje).
​​​​In dit voorbeeld is gezocht op de woorden Romein en Vergunning. Djuma toont hier 257 resultaten waarin een van beide woorden voorkomt.

Image Removed

De zoekfunctie in Djuma stelt je in staat om snel en efficiënt te vinden wat je nodig hebt. Of je nu op zoek bent naar zaken, bestanden, objecten of personen, de zoekfunctie biedt een krachtige manier om relevante informatie binnen Djuma te lokaliseren. Uiteraard houden we rekening met de vertrouwelijkheid van zaken en documenten.

Zoeken over alles

1. Basiszoekopdracht

• Om te zoeken naar een specifieke term, typ je de zoekterm in het zoekvak en druk je op Enter. Djuma geeft items die overeenkomen met de zoekterm.

• Wanneer je iets specifieks zoekt, maar je vindt het niet; dan kan geavanceerd zoeken een uitkomst bieden. Meer uitleg vindt je op Geavanceerd zoeken - Zoeken met bijzondere tekens.

  • Probeer in dat geval eens te zoeken op woorden die lijken op door gebruik van ~ om spelfouten uit te sluiten.

  • Als je wilt zoeken naar een exacte zin, plaats je de letterlijke zin tussen aanhalingstekens, bijvoorbeeld: "projectverslag kwartaal 3" of op meerdere termen tegelijk, gebruik hiervoor de operator + , bijvoorbeeld: marketing + campagne.

• Of zoek heel gericht in een bepaald veld ( eigenschap) van de zaak

2. Verfijnen van zoekresultaten

Om je zoekresultaten verder te verfijnen, kun je gebruikmaken van filters en geavanceerde zoekopties.

• Gebruik de tijdlijn om resultaten te beperken tot een bepaalde periode, zoals vandaag, deze week of afgelopen maand.

• Filter op specifieke categorieën.
  De beschikbare filters zijn afhankelijk van de gevonden zoekresultaten. Wanneer je één of meerdere filters toepast, worden de andere beschikbare filters automatisch bijgewerkt.

• Bij het zoeken over alles toont Djuma bij de filters altijd de eerste 10 meest voorkomende resultaten

Image Removed

• .

Image Removed

Zoeken met bijzondere tekens - Booleaans zoeken

Naast de gebruikersvriendelijke en herkenbare filtermogelijkheden, ondersteunt Djuma ook zogenaamde booleaanse operatoren (oftewel booleaans zoeken):

• Door woorden tussen aanhalingstekens (“ ”) te plaatsen, wordt gezocht op een exacte woordencombinatie;

• Door een – teken voor een woord te plaatsen, worden resultaten waarin dit woord voorkomt, uitgesloten;

• Door een + teken voor een woord te plaatsen, worden alleen resultaten getoond waarin dit woord voorkomt;

• Door een ~ achter een woord te plaatsen, worden ook resultaten getoond waarin woorden voorkomen die lijken op het zoekwoord. Dit is erg handig als je zoekt op namen of onderwerpen omdat je zo eventuele spelfouten meeneemt in je zoekresultaat

De booleaanse operatoren kun je gebruiken bij geavanceerd zoeken en in het zoekvenster linksboven in het scherm.

Geavanceerd zoeken

Je kunt in Djuma ook geavanceerd zoeken:

1. Voer een zoekopdracht uit in het zoek veld linksboven;

2. Klik na rechtsboven in het zoekscherm op Geavanceerd zoeken;

   Image Removed

3. Djuma toont een zoekscherm waarin je kunt zoeken op de onderstaande manieren:

• Een of meer van de woorden;

• Al deze woorden;

• Woorden die lijken op; dit gebruik je bijvoorbeeld om spelfouten uit te sluiten;

• Exacte woorden of exacte woorden combinaties;

• Geen van deze woorden : op resultaten met bepaalde woorden uit te sluiten;

• Woorden die beginnen met;

• Woorden die eindigen op;

• Zaken die in de laatste X dagen gestart zijn.

De instructies voor het gebruik van de zoekvelden staan achter ieder genoemd zoekveld. Onderaan het geavanceerd zoeken scherm toont Djuma de samengestelde zoekopdracht.

Image Removed

Zoeken met behulp van keuzelijsten

Djuma toont op diverse plekken keuzelijsten. Om jou te helpen met zoeken zijn de meeste keuzelijsten voorzien van een ingebouwde filter en zoekfunctionaliteit.

Zie onderstaande voorbeeld. Tijdens het registreren van een zaak kun je zoeken naar het zaaktype. Hier krijg je door het intypen van het woord melding meteen een lijstje krijgt te zien van alle zaaktypen waar dit woord in voorkomt.

Image Removed

Opslaan of bewaren van zoekvragen

Het is mogelijk om jouw zoekvraag op te slaan en later opnieuw te gebruiken;

1. Voor een zoekvraag uit en gebruik de gewenste filters en eventueel ook geavanceerd zoeken;

2. Druk op Zoekvraag opslaan;

   Image Removed

   Djuma toont een het scherm Bewaar voor snel inzicht. Geef hier een voor jou logische naam voor de zoekvraag in.

3. Je kunt er nu voor kiezen om jouw eigen naam en afdeling te laten staan. Je slaat in dat geval de zoekvraag op voor jezelf.
   Je kunt er ook voor kiezen om de naam van een andere afdeling of medewerker in te vullen om de zoekvraag met hen te delen;

4. Druk op Opslaan. De zoekvraag is nu bewaard voor later gebruik.

   Image Removed

Delen van een bewaarde zoekvraag

Nadat je een zoekvraag hebt opgeslagen voor jezelf kun je er alsnog voor kiezen om deze te delen met een andere collega of afdeling.

1. Klik Zoekvraag openen;

2. Djuma toont een lijstje van de eerder door jou bewaarde zoekvragen.
   Druk op de delen knop naast de zoekvraag om de zoekvraag te delen;

   Image Removed

3. Djuma toont het scherm voor het delen van de zoekvraag. Vul de naam van betreffende afdeling of medewerker in en druk op Opslaan.

   Image Removed

Image Removed

Openen van een bewaarde zoekvraag

Bij deze instructie gaan we er van uit dat je eerder een zoekvraag hebt bewaard. In dat geval is deze beschikbaar om opnieuw te gebruiken.

1. Druk op de knop Openen rechtsboven in het zoekscherm;

   Image Removed

2. Djuma toont een lijstje van de eerder door jou bewaarde zoekvragen. Kies hier de zoekvraag die je opnieuw wilt uitvoeren;

   Image Removed

3. Djuma voert de bewaarde zoekvraag uit. Je ziet de resultaten die op dit moment voldoen aan de zoekcriteria.

Verwijderen van een bewaarde zoekvraag

1. Druk op de knop Openen rechtsboven in het zoekscherm;

   Image Removed

2. Djuma toont een lijstje van de eerder door jou bewaarde zoekvragen.
   Druk op de prullenbak knop naast de zoekvraag om de zoekvraag die je niet meer nodig hebt te verwijderen.

   Image Removed

3. Zoekresultaten bekijken en sorteren:

• Djuma geeft zoekresultaten weer op basis van relevantie, je stelt zelf in hoeveel resultaten je wenst te zien per keer. Je kunt de zoekresultaten sorteren op verschillende criteria, zoals relevantie, datum of prioriteit.

• Exporteer zaakgegevens

Sla je zoekopdracht op voor snel hergebruik in de toekomst.

Zoeken in bepaalde velden van de zaak

Wanneer je te veel zoekresultaten krijgt, dan kan specifiek zoeken op een bepaalde eigenschap (een bepaald veld) van de zaak een uitkomst bieden.
Geef dan als zoekopdracht de naam van de eigenschap in, gevolgd door een dubbele punt, spatie en dan het zoekwoord. Hiermee krijg je alléén die resultaten waarbij het zoekwoord in dat specifieke veld voorkomt. Alle andere resultaten waarbij het zoekwoord ergens anders in de zaak of het document voorkomt, worden hiermee genegeerd.

• Bijvoorbeeld: Om te zoeken naar het woord subsidie dat voorkomt in het veld omschrijving van de zaak gebruik je deze zoekopdracht:
  omschrijving: subsidie
  Djuma geeft alléén die resultaten waarbij het zoekwoord in het veld omschrijving voorkomt.
  Alle resultaten waarbij het woord subsidie ergens anders in de zaak of het document voorkomt worden hiermee uitgesloten.

Wanneer je wilt zoeken op een exacte woordencombinatie in dat specifieke veld dan plaats je deze woorden tussen aanhalingstekens.

• Bijvoorbeeld: Gebruik je bijvoorbeeld de zoekopdracht:
  omschrijving: "kunst subsidie"
  Djuma geeft nu alléén die resultaten waarbij deze exacte woordencombinatie in het veld omschrijving staat. Alle resultaten waarbij het woord subsidie of kunst ergens anders in de zaak of het document voorkomt worden hiermee uitgesloten.
  
  Een overzicht van alle velden waarin je kunt zoeken vindt je hier.
  Andere voorbeelden van zoeken in specifieke velden van de zaak vind je in de andere onderliggende pagina’s.

Zoeken op datum en datumrange

Uiteraard kun je in Djuma filteren op de tijdlijn om resultaten uit een bepaalde periode te vinden. In deze tijdlijn kun je filteren op startdatum of op einddatum van de zaak. In sommige gevallen wil je echter resultaten uit een bepaald tijdvak zien. In dat geval kun je ook in Zoeken over alles een tijdvak opgeven.
Bijvoorbeeld:

• Als je zoekt op vandaag levert dat alles op wat er die dag is geregistreerd in Djuma.

• “Vandaag-14” levert alles op dat er de afgelopen 14 dagen is geregistreerd.

• Registratiedatum: 07-01-2021 geeft de zaken geregistreerd op 7 januari.

• Registratiedatum: 07-01-2021+10 geeft de zaken geregistreerd in de 10 dagen vanaf 7 januari.

Zoeken binnen overzichten / werkvoorraad

Naast het Zoeken over alles, zijn alle overzichten binnen Djuma voorzien van een zoekbalk die altijd op dezelfde plek rechtsboven het overzicht te vinden is.
Wanneer je in dit zoekveld aan de rechter zijkant zoekt, zoek je dus binnen het getoonde overzicht en niet over alles. Het zoekvenster links is ook nog steeds beschikbaar, hiermee zoek je wel altijd over alles. Het zoeken binnen de eigen werkvoorraad is een voorbeeld van het zoeken binnen een overzicht.

1. Ga eerst naar Mijn Zaken;

2. Geef het trefwoord in in het zoekveld dat rechtsboven het overzicht van Mijn zaken staat.

In dit voorbeeld geeft zoeken op romein, 1 resultaat binnen Mijn zaken.

Image Removed

Image Added

Werkvoorraad filteren op rol

Binnen Mijn zaken kun je ook filteren op rol.
Deze filter is alleen beschikbaar wanneer je daadwerkelijk in verschillende rollen betrokken bent , bij lopende zaken.

Zoeken binnen documenten van een zaak

Binnen een zaak kun je zoeken naar bepaalde documenten binnen de zaak.

1. Ga naar tabblad Documenten;

2. Geef je zoekterm in het zoekveld dat rechtsboven tabblad Documenten staat en druk op Enter.

   Image Modified

Zoeken naar personen in Djuma

Afhankelijk van jouw rol en informatiebehoefte kan het handig zijn om te zoeken naar een bepaalde persoon, om vervolgens alle zaken en documenten van deze persoon te kunnen bekijken.
Een veelgebruikte manier om te zoeken naar personen is uiteraard aan de hand van de naam, maar ook aan de hand van postcode en huisnummer kan makkelijk en snel gezocht worden.

1. Zoek in het zoekvenster linksboven op basis van postcode en huisnummer;

2. Selecteer de filter betrokkene;

3. Klik op de juiste persoon;

4. Djuma toont nu klantcontacten en zaken die betreffende persoon heeft lopen bij de gemeente.
   ​​​​​​​Ook hier wordt uiteraard rekening gehouden met autorisatie en vertrouwelijkheden. Jij krijgt hier dus alleen die informatie te zien die je mag zien.

   Image Removed

Zoeken van een natuurlijk persoon in BRP/GBA-V

Bij het registreren van een zaak of klantcontact kan het voorkomen dat de betreffende klant nog niet bekend is in Djuma.
In dat geval kun je de betreffende natuurlijke persoon opzoeken in BRP/GBA-V (Op voorwaarde dat jouw organisatie hier een koppelvlak voor heeft).

Voor het zoeken van een natuurlijke persoon ondersteunt Djuma de volgende zoekmogelijkheden:

• BSN

• Geboortedatum en geslachtsnaam

• Postcode en huisnummer

• Geslachtsnaam, straatnaam en huisnummer

De zoekvraag wordt doorgezet naar het BRP/GBA-V en Djuma toont de ontvangen resultaten. Hierin is Djuma dus ook afhankelijk van de mogelijkheden van de externe systemen. 

Het aantal getoonde resultaten is (ook vanuit het BRP) beperkt tot een maximum van 10. Wanneer jouw zoekvraag te breed is,
dan geeft het GBA-V 0 resultaten terug. In dat geval moet je aanvullende / gerichtere zoekcriteria opgeven.

Veelgestelde vragen rondom zoeken

1. Wat als ik op zaak- of documenttype die niet in de top 10 staat wil filteren?

• Zoek via Zoek over alles op een zaak van dit zaaktype, bijvoorbeeld via het zaaknummer

Image Removed

• Vink het aan, leeg het zoekveld en klik op “pas filter toe” en niet op enter

Image Removed

Je ziet nu alle zaken van dat betreffende zaaktype en kunt hier dus makkelijk op filteren.

Dit principe kun je toepassen op alle filters.

2. Kan ik ook zoeken naar zaken van een specifieke behandelaar die niet in de top 10 staat?

Ook voor het filter “Behandelaar“ kun je bovenstaande zoals beschreven bij vraag 1 toepassen.

• Type de achternaam van de persoon in bij Zoek over alles

• Vink de behandelaar vervolgens aan bij het filter behandelaar

• Leeg het zoekveld

• Klik daarna pas op “pas filter toe“ en niet op enter

Vervolgens kun je andere filters toepassen, zoals het filter status, om alle afgehandelde zaken op te halen van de betreffende behandelaar.

1. Het is ook mogelijk om documenten binnen een zaak te organiseren in mappen. Dit is een optionele functie, meer informatie vindt je op Documenten in mappen ordenen.

Image Added