Wat is anonimiseren en waarom is het nodig?
De druk op te overheid om overheidsinformatie te ontsluiten neemt toe ( denk oa aan de Wet Open Overheid) met als gevolg dat je (vaker) documenten moet delen of publiceren. Wanneer deze documenten persoonsgegevens bevatten van andere personen dan de aanvrager, dan kan het (volgens de AVG) nodig zijn deze eerst te anonimiseren. Anonimiseren betekent verwisseling van persoonsgegevens in gegevens die niet langer gebruikt kunnen worden om een natuurlijk persoon te identificeren. Het anonimiseren is onomkeerbaar.
Het anonimiseren van documenten vanuit Djuma gebeurt met behulp van een externe applicatie, hierna “Anonimiseer programma” genoemd. Djuma kan koppelen met dit programma. Deze oplossing maakt het mogelijk documenten op een geautomatiseerde manier vanuit Djuma te anonimiseren. De werking van het anonimiseer programma zelf wordt hier niet beschreven, wel beschrijven we hoe je het anonimiseren vanuit Djuma start en afhandelt.
Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken moet jouw organisatie een anonimiseer programma en een koppeling met Djuma afnemen. Ook moet de Djuma beheerder jou de rechten hebben toegekend om deze functie te mogen gebruiken op bepaalde of alle zaaktypen.
Hoe werkt het?
Om te Voordat je begint met anonimiseren maak je als eerste eerst een zaak aan in Djuma (bijvoorbeeld een WOB-verzoek of gemeentelijke publicatie), je verzamelt de juiste documenten en koppelt deze aan de zaak.
Dit kunnen documenten zijn die zich al in Djuma bevinden, deze kun je dan aan meerdere zaken koppelen of je voegt nieuwe documenten toe aan de zaak.
| Urgent |
|---|
Controleer eerst of er geen documenten meer in bewerking zijn |
Selecteer de te anonimiseren documenten.
Druk op de knop “Anonimiseer document” Anonimiseer document.
Djuma controleert nu of er van het document PDF versie beschikbaar is. Is dit niet het geval volgt een melding dat “Anonimiseren Anonimiseren niet mogelijk is” is.
Als het wel goed is dan maakt Djuma maakt van de geselecteerde documenten een documentset aangemaakt. Zodat je ziet . Zo is achteraf ook zichtbaar wie, wanneer welke versies van de documenten heeft aangeboden voor anonimiseren.
Op deze pagina
| Inhoudsopgave |
|---|
Gerelateerde pagina’s
| Filteren per label (inhoud per label) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Richtlijnen voor het maken van een nieuwe pagina
| Urgent |
|---|
Deze richtlijnen zijn niet vrijblijvend! |
Start met een korte inleiding. zet hierin: of het een te autoriseren of aan te kopen functie betreft. Wat het uitgangspunt voor je instructie is.
Houd de instructie stappen klein, simpel en concreet. Gebruik niet te veel stappen per paragraaf.
Gebruik nummers bij volgordelijke stappen, gebruik bullets bij opties of opsommingen
Gebruik directe taal in de je en jij-vorm.
Letterlijke tekst uit de applicatie geven we schuin weer (geen aanhalingstekens gebruiken!)
Maak gebruik van headers (startend met header 2) om de verschillende deeltaken te onderscheiden.
Ken de juiste labels toe aan een artikel, door rechts onderaan de pagina op de labels te klikken. Dit kan alleen na publicaties van het artikel. Het gebruik van labels is belangrijk voor de vindbaarheid!!
Pas het Contentbylabel element aan de rechterzijde aan door op het pennetje te drukken en vul de labels in waarvan de gerelateerde pagina’s weergegeven moeten worden.
Pas de uitlijning van de header (en het kruimelpad) van de pagina aan zodat deze op de volledige paginabreedte wordt weergegeven. Dit doe je door op het knopje met de pijltjes te klikken rechts van de header.
Gooi tenslotte dit element met instructies volledig weg, door op de prullenbak onderaan dit element te drukken
Bij vragen of opmerkingen: bel of mail Merel 😃
Deze gekleurde boxen kun je invoegen:Klik bovenaan de pagina op invoegen (meest rechtse knopje in de knoppenbalk bovenaan de pagina) en kies uit infopaneel, notitiepaneel, waarschuwingspaneel of succespaneel.
Na het invoegen kun je eenvoudig de kleur van het paneel wijzigen door te klikken op het paneel. Er komt dan een zwevende knoppenbalk waarin je de functie en dus de kleur van het paneel kunt kiezen.
| Informatie |
|---|
Tip: Een tip of advies geven we op deze manier weer. |
Extra toelichting of uitleg geven we op deze manier weer.
| Urgent |
|---|
“Let op” opmerkingen geven we op deze manier weer. |
Djuma geeft aan het anonimiseer programma aan welk documenten het betreft, het anonimiseer programma haalt de documenten op. Is het ophalen goed gegaan dan toont Djuma de knop Ga naar anonimiseren.
Druk op de knop Ga naar Anonimiseren.
Hiermee open je het anonimiseer programma waarin je de aangeboden documenten kunt anonimiseren.
Het programma geeft hints ( in het geel), deze kun je accepteren, of je kunt zelf handmatig selecteren welke gegevens moeten worden vervangen.
Geef tenslotte in het anonimiseer programma aan dat je klaar bent.
Djuma ontvangt nu op de achtergrond de geanonimiseerde documenten, dit kan enkele minuten duren. Ververs na enkele minuten je scherm in Djuma ( of ga in de tussentijd iets anders doen en kom later terug in de zaak).
Als alle documenten zijn ontvangen, dan zie je deze staan in de zaak als nieuwe documenten. Deze documenten hebben het documenttype Geanonimiseerd en ook aan de titel is de tekst (Geanonimiseerd) toegevoegd.
Ook op de aangeboden documentset zie je nu dat de knop Anonimiseer document niet meer aanwezig is.
| Tip |
|---|
Nu kun je de geanonimiseerde documenten delen of publiceren. Het is in Djuma ook zichtbaar wanneer en door wie de documenten geanonimiseerd zijn. |
Op deze pagina
| Inhoudsopgave |
|---|
Gerelateerde pagina’s
| Filteren per label (inhoud per label) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|