Deze pagina beschrijft de stappen om te komen tot een publicatie op Djuma OpenInfogepubliceerd document op Djuma OpenInfo.
Wil je weten wat Djuma Open info is kijk dan hier voor meer informatie over Djuma OpenInfo als Openbaar zoekportaal.
Publicatie proces starten
Het startpunt voor het publicatieproces is een inhoudelijke zaak. Vanuit deze inhoudelijke zaak start je een vervolgzaak
Technisch gezien is het mogelijk om rechtstreeks vanuit die inhoudelijke zaak documenten te publiceren naar Djuma OpenInfo, echter in de meeste situaties adviseren wij om eerst een vervolgzaak te starten waarin alle te publiceren documenten verzameld worden.
Als voorbeeld starten we het publicatieproces vanuit een aanvraag evenementenvergunning, vanuit deze inhoudelijke zaak starten wij een vervolgzaak.
Druk op tabblad Context op de knop Voeg nieuwe vervolgzaak toe.
Kies het juiste zaaktype voor het publiceren. Idealiter is dit een zaaktype dat specifiek is ingericht met de juiste stappen en controles voor het publiceren naar Djuma OpenInfo. De volgende stap is de registratie van de Publicatie zaak volgens de bekende wizard.
Djuma neemt de omschrijving en betrokkene worden vanuit de inhoudelijke zaak over. De behandelaar is meestal bij de eerste status verplicht en moet dus bij registratie al bepaald worden. Documenten gaan we pas later koppelen, het tabblad kan bij de registratie dus leeg blijven. Bij het tabblad context is de inhoudelijke zaak reeds gekoppeld, er kan dan ook voor ‘Registreer’ worden gekozen. Druk tenslotte op ‘Registreer’.
De inrichting van dit zaaktype kan per organisatie verschillen. Mocht dit binnen jouw gemeente niet wenselijk zijn, dan kan bij de eerste status van het zaaktype de verplichting worden verwijderd. Ook kan het publicatieproces bij het zaaktype op een vaste OE worden geplaatst, zie hiervoor de instructie voor het importeren van het publicatieproces/zaaktypeHet zaaktype voor publicatie kan wel of niet op een vaste organisatorische eenheid en / of behandelaar worden toegewezen. Idealiter zitten in dit zaaktype ook de benodigde instructies en controles voor het openbaar publiceren verwerkt.
Documenten koppelen aan het publicatieproces
Na registratie van het publicatieproces de publicatiezaak komen we automatisch terug in de inhoudelijke zaak. Ga nu naar het tabblad Documenten. Zorg ervoor dat de
Controleer of de benodigde documenten niet meer In behandeling staan!
Selecteer nu de documenten die ook in het publicatieproces opgenomen moeten worden
Kies voor ‘Verplaats of koppel’.
Zoek en kies de (zojuist aangemaakte) publicatie zaak.
Kies
voor
Koppel document(en) ook aan zaak
xxxx.
Zet het vinkje bij de eventuele waarschuwing en kies voor Opslaan.
Middels Aan de icoontjes is binnen de zaak altijd te zien of/welke dat de documenten aan meerdere zaken zijn gekoppeld.
Behandelen publicatieproces
Open nu het publicatieproces Het uitvoeren van het publicatie proces is niet altijd in handen van dezelfde persoon als degene die de inhoudelijke zaak behandeld. Als jijzelf beide zaken doet dan kun je nu direct de publicatiezaak openen vanuit het context tabblad van de inhoudelijke zaak of vanuit Mijn zaken.
Wanneer iemand anders de publicatiezaak heeft geiniteerd, dan ontvang jij deze zaak in jouw werkvoorraad, je ontvangt hier dan ook een notificatie van.
| Informatie |
|---|
De volgende beschrijving is gebaseerd op de door ons geadviseerde zaaktype inrichting. De stappen, fasen en benamingen daarvan kunnen daarom in jouw organisatie afwijken. |
Open de zaak de zaak vanuit Mijn zaken.
Start en behandel de fase Vaststellen documenten door de benodigde controles uit te voeren, eventueel meer documenten toe te voegen aan de zaak en eventuele checks en vragen te beantwoorden.
Fase: Vaststellen documenten
De documenten zijn overgenomen vanuit de inhoudelijke zaak , uiteraard kunnen ( of zaken). In deze fase kun je ook nog altijd aanvullende documenten worden toegevoegd toevoegen aan het publicatieproces.
Let er bij deze fase op of er sprake is van een derde belanghebbende die bezwaar zou kunnen hebben tegen het openbaar maken van deze documenten.
In de door ons geadviseerde zaaktype inrichting is dit een check in deze fase van behandeling.
Is er naast de gemeente en verzoeker voor het openbaren van de documenten nog een derde belanghebbende die bezwaar kan hebben tegen het openbaar maken van deze documenten?
Sluit deze fase middels het maken van de keuze en de knop ‘Markeer als Documenten vastgesteld ’op de tijdlijn.
Fase: Voorbereiden voor publicatie
In de door ons geadviseerde zaaktype inrichting zijn er drie controle punten ingericht in het zaaktype. Controleer de documenten op de volgende aandachtspunten en bevestig de drie controles.
Alle vertrouwelijke informatie is weggelakt.
Controleer de documenten en indien .
Indien nodig kunnen documenten in deze fase (aslnog) worden geanonimiseerd. Selecteer de documenten en kies voor de functie ‘Anonimiseer’. Meer uitleg over het anonimiseren van documenten met behulp van Djuma vind je hier.
Vervolgens zijn de aangeboden documenten te zien onder het documentenoverzicht. Kies hier voor Toon meer en vervolgens de knop ‘Ga naar anonimiseren’.
Binnen de betreffende anonimiseer-applicatie kunnen de documenten worden aangepast. Na het afronden worden de geanonimiseerde documenten toegevoegd aan het publicatieproces als nieuwe registraties.
De documenten zijn digitoegankelijk
Controleer de documenten op digitoegankelijkheid.
De documenten zijn voorzien van een elektronisch waarmerk
Selecteer nu het document en kies voor de functie ‘Onderteken’ en bevestig dit middels de knop ‘Onderteken’. Het document is nu voorzien van een elektronisch waarmerk.
Sluit deze fase middels het bevestigen van de drie acties en de knop ‘Markeer als Gereed voor publicatie’ op de tijdlijn.
Fase: Publiceren
Ga nu naar het tabblad documenten en selecteer documenten die openbaar gemaakt moeten worden op Djuma OpenInfo, kies hier voor de functie Publiceer - Djuma OpenInfo.
Let op het overzicht en bijbehorende vertrouwelijkheid en kies voor de knop ‘Publiceer’.
Let altijd op de status die wordt aangegeven om te controleren of alle geselecteerd documenten ook werkelijk zijn gepubliceerd naar Djuma OpenInfo.
Middels het betreffende icoon is altijd te zien welke documenten zijn gepubliceerd op Djuma OpenInfo zijn gepubliceerd.het klantportaal, en/of op Djuma Openinfo
Depubliceer
Middels het selecteren van het betreffende document en de functie Depubliceer - Uit Djuma OpenInfo zijn documenten ook weer van Djuma OpenInfo af te halen, mocht er een fout zijn gemaakt.
Voordat het publicatieproces afgehandeld kan worden dient eerst het resultaat 'Afgehandeld' te worden gekozen. Dit kan middels de functie Bepaal resultaat.
Sluit deze fase en het gehele publicatieproces middels het bevestigen van de actie en de knop ‘Markeer als Afgehandeld’ op de tijdlijn.
Let op, na deze actie kan de zaak niet meer gewijzigd worden!
Op deze pagina
| Inhoudsopgave |
|---|
Gerelateerde pagina’s
| Filteren per label (inhoud per label) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|